Zeiterfassung für Selbstständige und Unternehmen

Was bringt Zeiterfassung überhaupt?

Die eigenen Zeiten oder die der Mitarbeiter zu erfassen, ist sowohl für Selbstständige als auch für Unternehmen von großer Bedeutung. Diese verfolgen mit der Zeiterfassung zumeist unterschiedliche Ziele.

Zeiterfassung für Selbstständige

Für Selbstständige kann es Sinn ergeben, die eigenen Arbeitszeiten zu erfassen, um der Kundschaft diese in Rechnung stellen zu können. Dabei sollten diese darauf achten, eine Lösung zu wählen, die möglichst nicht manipuliert werden kann, damit es nach der Beendigung eines Auftrags nicht zu Streitigkeiten kommt, was die berechneten Arbeitszeiten betrifft.

Doch auch zur Selbstkontrolle kann es sich für Selbstständige mitunter lohnen, die Arbeitszeiten zu erfassen, zum Beispiel um herauszufinden, wie lange man für eine Aufgabe benötigt.

Zeiterfassung für Unternehmen

Unternehmen, welche die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, verfolgen damit in der Regel gleich mehrere Ziele. Zum einen dient die Zeiterfassung in Unternehmen zur Berechnung der monatlichen Gehaltszahlungen, da auf diese Weise zum Beispiel auch Überstunden erfasst und somit vergütet werden können. Zudem können auf diese Weise Kapazitätsplanungen erstellt werden, wodurch interne Projekte deutlich einfacher geplant werden können, da das Unternehmen in diesem Fall genau weiß, wie viele Mitarbeiter wie lange arbeiten müssen, um ein Projekt erfolgreich zu beenden.

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Möglichkeiten zur Zeiterfassung

In der heutigen Zeit gibt es eine ganze Reihe unterschiedlicher Möglichkeiten, um die eigenen Arbeitszeiten oder die der Belegschaft zu erfassen. Bei einigen dieser Möglichkeiten handelt es sich um analoge Methoden, die bereits zu früherer Zeit genutzt wurden, während es sich bei anderen um digitale Tools zur Zeiterfassung handelt. Denn dank leistungsstarker Computer und Smartphones ist die Zeiterfassung heute selbst für Gründer so einfach wie nie zuvor.

Stechuhr / Stempeluhr

Eine Stechuhr oder Stempeluhr war früher in fast jedem Unternehmen im industriellen Umfeld zu finden. Bevor es mit der Arbeit losging, mussten die Mitarbeiter sich zuerst mit ihrer Stech- oder Stempelkarte anmelden und sich zum Ende der Arbeitszeit wieder an dieser abmelden. Eine Karte wird dabei in der Regel für einen Monat verwendet und anschließend durch eine Neue ersetzt. Auf diese Weise liegen dem jeweiligen Unternehmen am Ende des Monats die Nachweise über die Arbeitszeiten sämtlicher Mitarbeiter in Form von Stech- oder Stempelkarten vor, auf deren Grundlage die Lohn- oder Gehaltszahlungen berechnet werden können.

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Arbeitszeiten in einem Dienstplan eintragen

Die Zeiterfassung mithilfe eines Dienstplans ist zwar nicht optimal, dafür kann der Vorgang allerdings einfach durchgeführt werden. Denn in diesem Fall wird von den Mitarbeitern lediglich in einem Dienstplan vermerkt, wann diese täglich mit der Arbeit angefangen und aufgehört haben. Zwar fallen 5 Minuten Verspätung bei dieser Methode schon mal unter den Tisch, dennoch erhält man am Ende eine aussagekräftige Übersicht in Bezug auf die geleisteten Arbeitsstunden.

Arbeitszeiten mit einer Stoppuhr stoppen

Gründer und Selbstständige, die noch nicht über die Strukturen und die Erfahrung wie ein Unternehmen verfügen, können ihre Arbeitszeiten zu Beginn auch ganz einfach mit dem eigenen Handy tracken. Einfach zum Arbeitsbeginn die Stoppuhr starten und wieder anhalten, sobald man aufhört zu arbeiten. Anschließend noch die Zeiten in eine Tabelle eintragen und schon erhält man auf Dauer eine Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden.

Eine Zeiterfassungs-App nutzen

Wo viel am PC gearbeitet wird, bieten sich in der heutigen Zeit auch die verfügbaren digitalen Tools und Apps für die Zeiterfassung an. Denn heute müssen Dienstpläne nicht mehr manuell erstellt und gepflegt werden und auch die Arbeitszeit kann mithilfe solcher Programme ganz einfach erfasst werden. Ein solches Tool, welches auf sämtlichen Endgeräten funktioniert, findest du z.B. auf Papershift.com. Auf diese Weise kannst du in Zukunft fast überall und zu jeder Zeit Dienstpläne erstellen, Abwesenheiten eintragen oder Ihre Arbeitszeiten erfassen.