Rechnung ausstellen: Diese Pflichtangaben gelten

Um dir einen umfassenden Überblick zu bieten, verraten wir dir bereits vorab, welche Fragen zum Thema „Rechnung ausstellen“ in diesem Artikel beantwortet werden:

• Warum sind korrekte Rechnungen wichtig?
• Welche Angaben gehören auf meine Rechnungen?
• Gibt es auch Ausnahmen?
• Was ist die Rechnungsnummer?
• Muss ich die Umsatzsteuer ausweisen?
• Was passiert bei einem unberechtigten Steuerausweis?

Korrekte Rechnungen ausstellen: Darum ist es so wichtig

Es gibt bestimmte, rechtliche Vorschriften, die Unternehmern im Detail vorgeben, wie ihre Rechnungen auszusehen haben und welche Angaben die Dokumente enthalten müssen. Entdeckt das Finanzamt Lücken oder Fehler auf deinen ausgestellten Formularen, kann es dir unter Umständen den Vorsteuerabzug verweigern – das heißt, dem Rechnungsempfänger wird die enthaltene Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückerstattet. Stellst du einem Kunden also eine unvollständige oder fehlerhafte Rechnung aus, wird er dir diese höchstwahrscheinlich auch gar nicht erst bezahlen, was deinerseits zu Zahlungsverzögerungen führen kann. Wenn du Ärger mit Kunden und dem Finanzamt vermeiden willst, solltest du also von vornherein alle wesentlichen Pflichtangaben gesetzlich korrekt auf deinen Rechnungsformularen angeben. Du musst außerdem alle Rechnungen, die du selbst an Kunden ausgestellt oder von Lieferanten erhalten hast, über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren.

Rechnung ausstellen: Diese Angaben sind Pflicht

Damit eine Rechnung als rechtsgültig anerkannt wird, muss sie einige wichtige Pflichtangaben enthalten. Laut dem § 14 des Umsatzsteuergesetztes (UStG) gehören dazu folgende Punkte:

• Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art des ausgelieferten Produkts bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Dienstleistung
• Boni, Rabatte, Skonto (nach Vereinbarung)
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt mit (Netto-)Rechnungsbetrag
• Entfallene Steuerbeträge
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmerregelung)

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Wenn wichtige Angaben fehlen, kann dir das Finanzamt so lange den Vorsteuerabzug verweigern, bis du das Formular korrigiert hast. Beachte außerdem, dass du dazu verpflichtet bist, innerhalb von sechs Monaten nach einer ausgelieferten Ware bzw. erbrachten Leistung, eine Rechnung an deinen Kunden auszustellen. Andernfalls kannst du im Falle einer Betriebsprüfung nicht nur Ärger mit dem Finanzamt bekommen, sondern dein Kunde ist dir gegenüber noch dazu nicht zur Zahlung verpflichtet.

Weiterhin empfehlen wir dir, von vornherein ein Zahlungsziel – also ein Datum, bis zu dem dein Kunde die Rechnungen bezahlen muss – und deine vollständige Bankverbindung beim Ausstellen der Rechnung mit anzugeben. So wissen deine Empfänger genau, bis wann und wohin sie das Geld überweisen müssen. Außerdem hast du eine Basis für die Zahlungserinnerung oder Mahnung.

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Rechnung ausstellen: Ausnahme Kleinbetragsrechnungen

Wenn du hin und wieder Rechnungen ausstellst, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt – sogenannte Kleinbetragsrechnungen – musst du bei der Fakturierung nicht ganz so strenge Regeln einhalten. Denn laut § 33 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung genügen hierfür folgende Angaben:

• Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung/Leistung
• Steuersatz der enthaltenen Umsatzsteuer
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Folgendes musst du auf Kleinbetragsrechnungen NICHT angeben:

• Den Namen des Empfängers
• Eine Rechnungs- und Steuernummer
• Den Ausweis der Umsatzsteuer

Wissenswertes und Tipps zur Rechnungsnummer

Der § 14 UStG schreibt vor, dass du jede deiner Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer versehen musst, welche eine oder mehrere Zahlenreihen enthalten sollte. Diese dient dem Finanzamt zur Identifizierung deiner Formulare. Aus diesem Grund darfst du jede Zahlenfolge nur einmalig vergeben.

Wenn du Kleinunternehmer bist oder du dein Unternehmen gerade erst neu gegründet hast, wirst du anfänglich vermutlich nur wenige Rechnungen schreiben und ausstellen. Und vielleicht willst du nicht unbedingt, dass deine Kunden davon Wind bekommen. Zwar sei dahingestellt, ob eine niedrige Zahl von Rechnungen auf eine schlechte Auftragslage schließen lässt bzw. ob sich deine Kunden überhaupt dafür interessieren, allerdings kannst du in so einem Fall bei deinen Rechnungsnummern etwas tricksen:

Möchtest du erreichen, dass deine Rechnungen keine genauen Rückschlüsse auf die Zahl deiner ausgestellten Rechnungen ermöglichen, kannst du einfach das jeweilige Datum einer Rechnung als Basis für eine Zahlenfolge verwenden. Ein Beispiel dafür: Möchtest du einem Kunden eine Rechnung für den 13. Januar 2020 ausstellen, dann versiehst du diese mit der Zahl „20200113-01“. Ein neugieriger Kunde kann dieser Ziffer lediglich die Information entnehmen, dass es sich dabei um die erste Rechnung vom 13.01.2020 handelt, welche du an diesem Tag geschrieben hast.

Umsatzsteuer ausweisen oder nicht? – Die Kleinunternehmerregelung

Wenn du zu den Selbstständigen zählst, die die Kleinunternehmerregelung anwenden, musst du beim Ausstellen der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Zu den Kleinunternehmern zählst du, wenn du die gesetzlich festgelegte Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Gründungsjahr nicht übersteigst.

Auch als Kleinunternehmer bist du wie jeder andere steuerpflichtige Unternehmer aber trotzdem dazu verpflichtet, deine Rechnungen mit den wesentlichen Pflichtangaben zu versehen – lediglich mit der Ausnahme, dass für dich die Angaben zum Steuerausweis entfallen. Was die korrekte und lückenlose Fakturierung anbelangt, gelten für dich hingegen keine Ausnahmen.

Um die Kleinunternehmerregelung anzuwenden, musst du auf deinen Rechnungen zudem auf den § 19 UStG verweisen. Hierfür kannst du deine Formulare zum Beispiel einfach mit folgendem Satz versehen: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“ Auf diese Weise vermeidest du Nachfragen von Kunden und bist auf der sicheren Seite.

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Hast du beim Ausstellen von Rechnungen in der Vergangenheit versehentlich Steuern ausgewiesen, obwohl du Kleinunternehmern bist, schuldest du dem Finanzamt die ausgewiesene Umsatzsteuer. Als unberechtigter Steuerausweis gelten zum Beispiel auch Rechnungen, in denen eine Ware oder eine Leistung absichtlich oder irrtümlich falsch bezeichnet wurde – das heißt, wenn du einen Computer berechnest, obwohl ein Fernseher geliefert wurde oder wenn du Malerarbeiten in Büroräumen in Rechnung stellst, obwohl die Renovierung in deinen Privaträume stattfand.

Fazit: Rechnungen ausstellen ohne Fehler

Wenn du dich mit den Grundlagen der Fakturierung vertraut gemacht und bereits Rechnungsvorlagen mit allen notwendigen Pflichtangaben angelegt hast, musst du in Zukunft eigentlich überhaupt nicht mehr viel tun. Achte lediglich darauf, dass du zum Ausstellen von Rechnungen stets gesetzlich aktuelle Rechnungsvorlagen verwendest, die auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung sind. Weiterhin erleichtern dir spezielle Programme die Arbeit bei der Fakturierung um ein Vielfaches. Programme wie bspw. das Online-Rechnungsprogramm von sevdesk oder „Lexware faktura+auftrag plus“ bieten dir somit viele praktische Funktionen für eine korrekte Rechnungsstellung und eine reibungslose Auftragsbearbeitung. So hast du bei der Fakturierung kaum noch Arbeit.

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Häufige Fragen (FAQ) zu Rechnungen ausstellen