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Wie eröffne ich ein Café? Die wichtigsten Infos zu den Kosten und Genehmigungen

Café eröffnen: Nutze zwei Phasen für den Erfolg

Lachende Gäste genießen ihren Kaffee, zahlreiche Kunden sorgen tagtäglich für hohe Umsätze und nebenbei lassen sich alle kreativen Ideen verwirklichen – das ist die Traumvorstellung eines jeden zukünftigen Café-Besitzers. Und dieser Traum der Café-Eröffnung lässt sich scheinbar leicht umsetzen. Doch bis zum erfolgreichen Einstieg in die Selbstständigkeit sind zahlreiche Schritte nötig. Hinzu kommen einige behördliche Genehmigungen und hohe Kosten, um ein funktionierendes eigenes Café zu eröffnen. Der folgende Artikel beschreibt deshalb detailliert die zwei prägnantesten Phasen beim Café gründen und die einzelnen Maßnahmen von der Geschäftsidee bis zum Businessplan und den Voraussetzungen der Café-Eröffnung.

Die Vorbereitungsphase, um ein Café zu eröffnen

Bevor der praktische Teil der Café-Eröffnung beginnt, müssen erst einmal einige Schritte als Voraussetzung zur Vorbereitung beim Café gründen absolviert werden. Diese fünf Maßnahmen sind entscheidend, um eine gute Basis beim Café eröffnen zu schaffen.

1. Geschäftskonzept entwickeln, um ein Café aufmachen zu können

Wer ein Café eröffnen möchte, muss bei der Entwicklung der Geschäftsidee schon zahlreiche Entscheidungen treffen. Denn muss zum Beispiel klar sein, welches Geschäftskonzept bei der Café-Eröffnung überhaupt umgesetzt wird. Geht das Konzept eher in Richtung Confiserie und stehen damit Pralinen, Trüffel im Fokus? Soll es beim Café gründen doch lieber der klassische Coffeeshop sein oder ein Eis- bzw. ein Stehcafé?

Zahlreiche neue Cafébesitzer setzen aktuell auf vegane Angebote oder Bio-Produkte, aber auch Omas traditionelle Rezepte sind beim Café aufmachen weiterhin beliebt. Eine weitere Option der Café-Eröffnung wäre zudem die Übernahme eines bestehenden Konzepts, wobei sich auch dort die Rezepte und Angebote erweitern lassen. In diesem ersten Schritt der Voraussetzungen muss also klar sein, wo genau der Fokus beim Café gründen liegt und wie das grundlegende Geschäftskonzept aussehen soll.

2. Standortsuche für das eigene Café starten

Noch bevor die nächsten Schritte der Café-Eröffnung anstehen, lohnt es sich einen passende Standort für das Café zu suchen. Denn Café-Inhaber besitzen einerseits Stammkunden, sind jedoch auch abhängig von der Laufkundschaft. Deshalb bietet sich ein Standort an, der leicht zu erreichen ist und an dem viele potenzielle Gäste vorbeikommen. Vor Ort sollten sich außerdem beim Café gründen nicht zu viele weitere Cafés befinden. Dabei ist auch die zukünftige Zielgruppe entscheidend. Wer vor allem Geschäftsleute ansprechen möchte, sollte in einem Geschäftsviertel nach passenden Räumlichkeiten suchen. Stehen eher junge Menschen im Fokus, bietet sich beim Café aufmachen die Uni-Nähe an.

Die folgenden Kriterien sollten die Räumlichkeiten zudem erfüllen, um das eigene Café eröffnen zu können:

  • optimale Größe: Ausreichend Platz für Tische, Stühle und für eine Theke bei der Café-Eröffnung.
  • Platz für eine Kundentoilette: Es gilt eine Toilettenpflicht für Cafés, wenn die sogenannte Schankgrundfläche mehr als 30 Quadratmeter beträgt oder mehr als zehn Sitzplätze vorhanden sind.
  • evtl. Außenplätze: Eine schön gestaltete Terrasse wirkt beim Eröffnen des eigenen Cafés schon von weitem einladend.

Vom Standort hängen also auch die verschiedenen Marketingmaßnahmen ab, weshalb sich eine frühe Suche beim Café gründen lohnt.

3. Kosten, um ein Café zu eröffnen: Wie viel Geld braucht man?

Die Kosten sind beim eigenen Café eröffnen besonders hoch. Denn wer seine eigen Vision umsetzen möchte und beispielsweise noch Umbaumaßnahmen und Renovierungen einleitet, braucht viel Startkapital. Deshalb ist die Höhe des Startkapitals auch abhängig vom Geschäftskonzept. Wenn es zum Beispiel zu einer Geschäftsübernahme eines bestehenden Cafés kommt, ist die Einrichtung bei den Kosten schon inbegriffen. Wird ein Franchise-Café eröffnet, fallen beim Café aufmachen zudem Franchise-Gebühren als Kosten an, dann eine einmalige Eintrittsgebühr und zusätzlich monatliche Lizenzgebühren.

Insgesamt entstehen beim Café eröffnen die folgenden Kosten:

  • Neukauf von Einrichtung und Geschirr
  • Ausgaben für Lebensmittel und Getränke
  • Miete oder Pacht
  • Energieverbrauch
  • Wasserverbrauch
  • Kosten für Telefon und Internet
  • Rundfunkgebühren
  • GEMA-Gebühren
  • Personalkosten für die Café-Eröffnung
  • Pauschalkosten für Maschinenpflege und -wartung
  • Versicherungsbeiträge

Deshalb kann das Startkapital je nach Umbaumaßnahmen beim Café gründen bei ca. 30.000 bis 50.000 Euro liegen. Das beantwortet die Frage, wie viel Geld man braucht, um ein Café zu eröffnen. Um Kosten zu senken, bieten sich beim Café aufmachen verschiedene Möglichkeiten an.

3 Tipps, wie du die Kosten beim Eröffnen deines Cafés senken kannst

  • Übernimm ein bestehendes Café anstatt ein neues herzurichten. Das mag vielleicht zulasten deiner Kreativität für die Einrichtung gehen, spart dir aber einige Kosten und bürokratische Hürden. Wenn du ein Café aufkaufst, übernimmst du im Normalfall die vorhandene Einrichtung. Außerdem ist die Chance größer, dass du für den dortigen Standort eine Genehmigung bekommst, dein eigene Café zu eröffnen, da die Fläche bereits zuvor dafür genutzt wurde. Ansonsten muss eine Nutzungsänderung erfolgen, was mit Kosten für dich verbunden ist.
  • Erledige so viele Arbeiten wie möglich aus eigener Hand. Gerade für die Renovierung der Räumlichkeiten kannst du dir somit Geld sparen. Natürlich musst du all das nicht alleine meistern. Vielleicht helfen dir Freunde oder Verwandte bei der Verwirklichung, sodass aus den teils ungeliebten Arbeiten ein Gemeinschaftsprojekt wird.
  • Kaufe Gebrauchtgeräte statt neuer Ware. Viele denken, dass beim Eröffnen des eigenen Cafés immer alles neu sein muss. Tatsächlich gibt es aber auch zahlreiche Elemente wie Kaffeemaschinen, Möbel und Geschirr, die kostengünstig gebraucht zu erwerben sind und einen guten Zustand aufweisen. Suche beispielsweise nach Auflösungen in der Gastronomie, um für geringes Geld an gute Geräte zu kommen.

4. Preisgestaltung für die Kosten festlegen

Da nun klar ist, welche Kosten beim Café eröffnen anfallen, steht nun die Berechnung der Einnahmen an. Dabei lassen sich die höchsten Einnahmen über den Getränkeverkauf generieren. Das gilt insbesondere für Kaffee, da hier bei der Café-Eröffnung in der Regel die größte Marge möglich ist. Wie hoch der exakte Preise der einzelnen Produkte liegen muss, um die Kosten zu decken, ergibt sich aus der Kostenberechnung. Generell sollten bei der Preisgestaltung jedoch die folgenden Faktoren mit einfließen:

Auch an diesem Punkt lohnt sich der Vergleich mit der direkten Konkurrenz vor Ort. Denn die eigenen Preise sollten beim Café gründen nicht erheblich höher als die der Konkurrenz ausfallen.

Wie ist der Umsatz in einem Café aufgeteilt?

Wie genau die Umsätze generiert werden, lässt sich pauschal nicht bestimmen. Generell lässt sich jedoch festlegen, dass nicht alle Umsätze durch den Kaffee-Verkauf entstehen. Denn nur etwa 40 Prozent der Einnahmen stammen beim Café eröffnen tatsächlich aus dem Verkauf von Kaffee. Dazu kommen nochmals 40 Prozent aus dem externen Verkauf von zum Beispiel „Coffee to Go“ und 10 Prozent erzielt ein Café durchschnittlich mit direkten Lieferungen an Kunden. Entscheidend ist beim Eröffnen eines Cafés vor allem die richtige Kalkulation der Kosten und somit der Preise, die du in deinem eigenen Café nimmst:

  • Umsätze im Café realistisch planen: Auch wenn der Wareneinsatz eher gering ist, kannst du eine Tasse Kaffee oder ein Stück Kuchen bereits deutlich teurer verkaufen, als es wohl anteilig der Zutaten wert wäre. Behalte dabei aber im Blick, dass du nicht zu optimistisch an die Verkaufserwartungen herangehst. Möchtest du etwa deinen Kaffee für 2,50 Euro pro Tasse anbieten, müsstest du am Tag 20 Tassen verkaufen, um 50 Euro an Einnahmen zu generieren.
  • Mindestumsatz ausrechnen: Mit den Zutaten alleine ist aber noch nicht getan. Außerdem generiert dein Café Kosten für den Betrieb: Miete, Personalkosten etc. sind alles fixe Beträge, die du berücksichtigen musst. Rechne daher vor dem Eröffnen deines Cafés hoch: Wie viele Tassen Kaffee oder Stücke Kuchen musst du pro Stunde oder pro Tag verkaufen, damit du unterm Strich einen positiven Betrag stehen hast? Sind die Verkaufszahlen unrealistisch, überlege, wo du vielleicht noch sparen kannst.

5. Businessplan erstellen für ein eigenes Café

Als letzter Schritt der Vorbereitung beim eigenen Café eröffnen folgt nun die Erstellung eines Businessplans. Dort lassen sich die ersten Planungen detailliert festhalten und das Geschäftsmodell des Cafés wird einer ersten kritischen Prüfung unterzogen. In einem Businessplan wird also konkret beschrieben, wie die Gründung selbst und auch die nächsten Jahre der Geschäftsleitung ablaufen. So lässt beweisen, dass die Geschäftsidee umsetzbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Zudem sind dort auch das Alleinstellungsmerkmal, eine Kostenanalyse, die Einschätzung der Zielgruppe sowie die Konkurrenzanalyse enthalten. Somit bildet der Businessplan bei der Café-Eröffnung letztendlich eine gute Basis für Gespräche mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern.

6. Bargeldloses Bezahlen

Die Verbrauchergewohnheiten haben sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Bargeldlose Zahlungen werden immer beliebter, und Kunden erwarten zunehmend die Möglichkeit, ihre Rechnungen bequem mit Karte zu begleichen. Dieser Trend gilt auch in der Gastronomie, wo das Angebot von Kartenzahlungen zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Die Auswahl des richtigen Anbieters für Kartenzahlungen in der Gastronomie ist ein entscheidender Schritt, um deinen Kunden moderne Zahlungsmethoden anzubieten und deinen Betrieb zu optimieren.

Die Wahl der richtigen Zahlungsmethoden für deine Geschäftsgründung ist von großer Bedeutung, um den Bedürfnissen deiner Kunden gerecht zu werden und ein reibungsloses Einkaufserlebnis zu bieten. Untersuche sorgfältig die verschiedenen Optionen, konsultiere deinen Zahlungsanbieter und wähle den Tarif, der am besten zu deinem Unternehmen passt.

Die Umsetzungsphase, um ein Café zu eröffnen

Wenn die Vorbereitung der Voraussetzungen abgeschlossen sind, startet die Umsetzungsphase und damit der praktische Teil der Gründung. Beim Café eröffnen sind deshalb die folgenden sechs Schritte umzusetzen.

1. Finanzierung für die Kosten der Café-Eröffnung sichern

Nur sehr wenige Gründer besitzen so viel Eigenkapital, dass sie komplett aus eigener Tasche in der Lage sind, ihr Café zu eröffnen. Deshalb lohnt es sich, nach Investoren oder Kreditgebern zu suchen. Diese können sich auch im privaten Umfeld befinden. Als Voraussetzung für diese Gespräche muss allerdings exakt feststellen, wie viel Startkapital das Café benötigt und wie hoch die laufenden Kosten sind. Dabei sollten zukünftige Café-Besitzer die verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung vergleichen, bevor sie sich für eines entscheiden.

2. Genehmigungen einholen, um ein rechtssicheres Café eröffnen zu können

Wer sich dazu entscheidet, ein eigenes Café zu eröffnen, muss sich früher oder später auch mit den behördlichen Genehmigungen beschäftigen. Die Beantragung dieser Unterlagen braucht nicht nur viel Zeit, sondern verursacht auch zusätzliche Kosten. Die folgenden Genehmigung sind dabei nötig, um ein Café zu eröffnen:

  • Gewerbeanmeldung
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
  • Bescheinigung des Gesundheitsamts zur Erstbelehrung
  • Unterrichtungsnachweis für Gastwirte durch die IHK
  • je nach Angebot als Voraussetzung eine Gaststättenerlaubnis
  • GEMA-Anmeldung für die Café-Eröffnung

Falls das Café einen Außenbereich besitzt, gelten dort zudem noch extra Regelungen. Hierfür werden nämlich eine sogenannte erweiterte Gaststättenerlaubnis und eine Sondernutzungserlaubnis benötigt. Die Sondernutzungserlaubnis kostet einmalig mehrere hundert Euro und monatliche Gebühren. Generell ist es sinnvoll, auch ohne Außenbereich ca. 150 Euro für alle grundsätzlichen Behördengänge und zudem genügend Zeit einzuplanen. Denn vom Antrag bis zur endgültigen Genehmigung als Voraussetzungen können vor dem Eröffnen des Cafés einige Tage oder Wochen vergehen.

3. Name und Logo entwerfen, um eindrucksvoll ein Café zu gründen

Von einem passenden Namen und prägnanten Logo hängt der Erfolg des eigenen Cafés ab. Denn je mehr Kunden sich davon angesprochen fühlen, desto höher auch die Wahrscheinlichkeit eines Besuchs. Der Name sollte also zum Konzept passen, originell sein und die gesetzliche Auflagen einhalten. Diese sind beim Café-Eröffnen zum Beispiel die Einhaltung des Markenrechts und die Unterlassung irreführender Angaben.

Zur visuellen Unterstützung gehört dann noch das passende Logo für die Café-Eröffnung. Dieses sollte beim Café gründen besonders aussagekräftig und einprägsam erscheinen. Bei der Erstellung lohnt es sich deshalb auf Grafiker oder Design-Agenturen zurückzugreifen. Wichtig ist außerdem, dass das Logo auch in Schwarz-Weiß funktioniert und auf Visitenkarten oder Kugelschreibern gut erkennbar ist.

4. Mitarbeiter finden, um vorbereitet ein Café zu eröffnen

Erfolgreiche Unternehmer wissen: Gute Mitarbeiter sind entscheidend und müssen die eigenen Ansprüche erfüllen können. Beim eigenen Café eröffnen liegt der Fokus dabei auf Serviceorientierung und Freundlichkeit gegenüber den Gästen legen. Dafür ist nicht zwingend eine Ausbildung notwendig, auch Berufs- und Quereinsteiger oder Studenten bieten sich dort an. Deshalb ist es sinnvoll, die bekannten Jobportale im Internet und die örtlichen Stellenanzeigen zu nutzen. Wichtig ist jedoch, dass die Mitarbeiter vor Arbeitsantritt ein Gesundheitszeugnis vorlegen. Zudem gilt eine Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren, falls es zu behördlichen Kontrollen kommt.

5. Versicherungen abschließen, um sicher das eigene Café zu gründen

Die aufwendige Planung und Umsetzung der Café-Eröffnung bis hierhin darf natürlich nicht umsonst gewesen sein. Deshalb ist es ratsam, beim Café eröffnen auch eine passende Versicherung abzuschließen. Dazu gehört zum Beispiel die Betriebshaftpflichtversicherung, die Sach- und Personenschäden Dritter abdeckt. Aber auch die Geschäftsinhaltsversicherung, um die Einrichtung und Waren ausreichend abzusichern. Die einzelnen Versicherungen bieten dabei auch oftmals Kombi-Versicherungen an, die im Vergleich günstiger sind. Deshalb ist es sinnvoll, die einzelnen Anbieter beim Café aufmachen ausführlich zu vergleichen.

6. Marketingmaßnahmen planen, um beim Café gründen viele Gäste zu erreichen

Fast geschafft! Nun kannst du dein Café bald eröffnen und das sollen so viele Kunden wie möglich erfahren. Glücklicherweise gibt es einige klassische Marketingmaßnahmen, die sich für den Start eignen und nicht zu teuer sind. Zu diesen Maßnahmen rund ums Eröffnen des Cafés gehören:

  • ein kostenloser Eintrag bei Google MyBusiness
  • Social-Media-Profile, zum Beispiel bei Facebook und Instagram
  • Einträge auf Bewertungsplattformen, wie zum Beispiel Yelp, Qype und Foursquare
  • ein Artikel über die Eröffnung in einer lokalen Zeitung
  • kleine Anzeigen in Zeitschriften, Magazinen und Stadtführern
  • Flyer für die Café-Eröffnung
  • Gutschein-Aktionen und Coupons

Generell sind ein seriöser Online-Auftritt und eine funktionierende Website wichtig. Wer sich die zusätzlichen Ausgaben anfangs nicht leisten kann, sollte beim Café eröffnen verstärkt auf die Social-Media-Kanäle setzen.

Café eröffnen in Krisenzeiten: So lief es in der Corona-Pandemie

Durch die Entwicklungen der Corona-Pandemie gab es beim Café-Eröffnen gesonderte Kriterien und Auflagen. Hier gilt es zu beachten, dass ja nach Bundesland andere Auflagen galten. Grundsätzlich waren außerhalb des Lockdowns jedoch die folgenden Faktoren einzuhalten:

  • Die Tische sollten alle mindestens 1,5 Meter voneinander entfernt stehen.
  • Alle Mitarbeiter waren verpflichtet, einen Mund-Nasen-Schutz zu tragen.
  • Alle Gäste mussten einen Mund-Nasen-Schutz tragen, wenn sie sich vom Tisch wegbewegten.
  • An den Tischen durfte nur eine begrenzte Anzahl an Personen Platz nehmen.
  • Es galt ein Verbot für Buffets, Selbstbedienung oder Schankwirtschaft
  • Gäste mussten ihre Kontaktdaten aufschreiben, damit die Infektionskette bei einer möglichen Corona-Infektion nachvollziehbar war und die Gäste erreicht werden konnten.
  • Vielerorts gab es die Umstellung auf digitale Speisekarten. Mit einem einfachen QR-Code konnte die Speisekarte ganz einfach auf dem Smartphone der Gäste angezeigt werden.
  • Markierungen auf dem Boden konnten den Gästen helfen, sich an die Abstandsregeln zu halten.

Generell ist es sinnvoll, sich beim Gesundheitsamt über neue oder erlassende Auflagen informieren und somit den Gästen und Mitarbeitern schon beim Eröffnen des Cafés optimalen Schutz zu bieten. Auch können dir die genannten Auflagen zur Orientierung dienen, wie deine Lokalität in möglicherweise künftig auftretenden Krisen aufgestellt ist.

Fazit: Plane sorgfältig, dein Café zu eröffnen

Wenn du ein eigenes Café eröffnen möchtest, brauchst du dafür viel Zeit und Geduld. Die einzelnen Kosten können zudem schnell dein Budget übersteigen, weshalb die ausführliche Planung und eine gewissenhafte Umsetzung besonders wichtig sind. Weil sehr viel auch von deinem überzeugenden Businessplan als eine der Voraussetzungen abhängt, solltest du dich darauf besonders fokussieren. Dabei helfen dir dann auch Gründungsberater oder Gründerzentren in deiner Nähe. Mit einem funktionierenden Konzept für die Café-Eröffnung und den nötigen finanziellen Mitteln steht dann deinem eigenen Café und deiner Traumverwirklichung nichts im Wege.

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Häufige Fragen (FAQ) zum Thema Café eröffnen

Wie viel Geld braucht man, um ein Café zu eröffnen?

Das Startkapital kann je nach Umbaumaßnahmen beim Café gründen bei ca. 30.000 bis 50.000 Euro liegen. Das beantwortet die Frage, wie viel Geld man braucht, um ein Café zu eröffnen. Um Kosten zu senken, bietet sich beim Café aufmachen zum Beispiel der Kauf von gastronomischen Gebrauchtgeräten an

Wie gründet man ein Café?

Um ein eigenes Café zu gründen, ist eine Gewerbeanmeldung nötig, die sich beim zuständigen Gewerbeamt beantragen lässt. Dafür fällt eine Verwaltungsgebühr an, die regional variieren kann (bis zu 40 Euro).

Ist das eigene Café eine Gastronomie?

Ja, es handelt sich beim Café eröffnen um einen Gastronomie-Betrieb. Dadurch müssen die gleichen Hygienevorschriften eingehalten werden wie in einem Restaurant.

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Über den Autor

Autorenprofil: Andreas Fricke

Andreas Fricke

Andreas war von März 2022 bis Februar 2024 in der Redaktion von Gründer.de. Hier verantwortete er die Bereiche Franchise- und Gründer-Verzeichnis, außerdem arbeitet er regelmäßig an neuen Büchern und eBooks auf unserem Portal. Zuvor hat er 5 Jahre lang in einer Online-Marketing-Agentur für verschiedenste Branchen Texte geschrieben. Sein textliches Know-how zieht er aus seinem Studium im Bereich Journalismus & Unternehmenskommunikation.

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