Buchhaltung mit Excel: Vor- und Nachteile im Check

Wir erklären die Vor- und Nachteile von Buchhaltung mit Excel und erklären wie sich Excel als Buchhaltungssoftware nutzen lässt. Dabei gehen wir unter anderem auf folgende Fragen ein:

• Was versteht man unter Buchhaltung?
• Ist Excel eine Buchhaltungssoftware?
• Welche Vorteile bietet Excel bei der Buchhaltung?
• Was sind die Nachteile?

Begriffsklärung: Buchhaltung und Buchhaltungssoftware

Buchhaltung meint Aufgaben des Rechnungswesens eines Unternehmens, genauer: des externen Rechnungswesens. Die Buchhaltung dokumentiert also alle sogenannten Geschäftsvorfälle. Das sind alle Vorgänge, die das Vermögen einer Firma betreffen, wie zum Beispiel Kundengeschäfte, Lohnzahlungen oder Kredite.

Eine Buchhaltungssoftware ist mithin ein Computerprogramm, das Geschäftsbücher auf Computern führt, einschließlich der Aufzeichnung von Transaktionen und Kontoständen.

Vorteile bei der Buchhaltung mit Excel

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Günstig

Ein offensichtlicher Vorteil ist der Preis. Excel und auch anderen Office-Produkte sind im Vergleich zu professionellen Buchhaltungssoftwares deutlich erschwinglicher. Gerade kleinen Unternehmern stehen häufig nicht genug finanzielle Mittel zur Verfügung. Daher ist es hier besonders attraktiv die Buchhaltung mit Excel zu bearbeiten.

Zuverlässigkeit

Ein weiterer großer Vorteil ist die Zuverlässigkeit von Excel. Mit Microsoft steht ein gigantisches Unternehmen hinter der Software und versichert damit eine funktionieren Performance für das Tabellenkalkulationsprogramm. Besonders kleine Buchhaltungssoftware weisen gerne ein paar kleine Bugs auf, die die Benutzung behindern.

Modalität

Eine blanke Tabelle aus der man viel machen kann – mit Excel ist einiges möglich. Dazu bietet das Tabellenkalkulationsprogramm sehr viel verschieden Einstellungsmöglichkeiten. Du bist komplett frei und kannst dir alles so erstellen wie du es haben willst. Außerdem lassen sich im Internet unendlich viele Vorlagen bzw. Templates für die eigenen Finanzen finden.

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Nachteile bei der Buchhaltung mit Excel

Fehlende Pflichtangaben

Die Dokumente, die du erstellst, also alle Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. müssen Pflichtangaben enthalten, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Je nachdem, ob du eine Rechnung ins Inland, ins EU-Ausland oder in ein Drittland – wie bspw. die Schweiz – stellst, verändern sich die Umsatzsteuersätze oder es müssen weitere spezifische Angaben enthalten sein, wie zum Beispiel der Hinweis auf eine innergemeinschaftliche Lieferung bei einer Rechnung ins EU-Ausland.

Wenn du deine Buchhaltung mit Excel erledigts, ist die Gefahr groß, dass du etwas vergisst und die Rechnung vom Kunden nicht akzeptiert wird. Viele Buchhaltungsprogramme generieren die korrekten Angaben bereits automatisch.

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Aber auch Flüchtigkeitsfehler treten sehr gerne bei der Buchhaltung mit Excel auf. Wenn man einfach das letzte Excel-Dokument kopiert und die Daten ändert, vergisst man schnell einmal, die Rechnungsnummer oder das Datum anzupassen. Im schlimmsten Fall fällt das ganze erst auf, wenn der Kunde die Rechnung beim Finanzamt einreicht und dieses das Dokument nicht anerkennt, weil die formalen Anforderungen nicht erfüllt wurden.

Die Bedienung

So sehr die einfache Bedienung von Excel auch ein Vorteil ist, so kann sie auch sehr viele Probleme mit sich bringen. Durch die große Modularität verstellt man schneller etwas als man schauen kann oder verliert sich in den Möglichkeiten der Einstellungen. Bei guter Buchhaltungssoftware bleibt das Layout immer gleich und man muss sich nicht mehr um die Formatierung kümmern.

Excel für die Buchhaltung: Keine einfache Belegerfassung

Neben der Erstellung von Angeboten und Rechnungen musst du natürlich auch die Belege deiner Ausgaben sammeln und verwalten. Mit Excel musst du dir also ein sicheres Ablagesystem überlegen, in dem du die Belege wiederfindest und die Daten der Belege in eine Tabelle einträgst. Das ist sehr mühselig und natürlich auch sehr fehleranfällig. Mit der meisten Buchhaltungssoftware erstellst du einfach einen Beleg und lädst das dazugehörige PDF oder Bild des Originalbelegs hoch, fertig. Du kannst Belege auch unterwegs mit dem Smartphone scannen oder fotografieren und per E-Mail an deinen Account schicken. So sind alle Belege automatisch an einem Ort archiviert. Auch das Wiederfinden von Belegen verläuft meist schnell und einfach.

EÜR und UStVA werden nicht automatisch erstellt

Bei der Buchhaltung mit Excel, musst du trotzdem noch alle Daten erfassen, um die UStVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) und die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) anfertigen zu können. Anders gesagt musst du also alle Beträge, die du in Rechnung gestellt hast, und alle Belege zu deinen Ausgaben, erfassen und die Werte ermitteln, die du dem Finanzamt übermitteln musst. Bei der gängigen Buchhaltungssoftware passiert das mittlerweile automatisch im Hintergrund. Sobald du einen Zahlungseingang für eine Rechnung buchst oder einen Beleg als bezahlt gekennzeichnet hast, wird die EÜR und die UStVA aktualisiert. Du hast alle Angaben auf einen Blick.

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Daten und Dokument nicht an einem Ort

Im Vergleich zur Buchhaltung mit Excel werden bei einer Buchhaltungssoftware alle Daten und alle Dokumente an einem Ort gelagert. Alle Kunden- und Lieferantenadressen, alle geschriebenen und erhaltenen Rechnungen der letzten Jahre, alle Angebote, alle erfassten Zeiten und alle abgewickelten Projekte. Bei einer Cloudsoftware sind deine Daten dabei besonders sicher. Egal, ob die Festplatte Deines Computers kaputtgeht oder das Notebook bzw. der USB-Stick verloren geht – mit Internet kannst du von überall darauf zugreifen. Selbstverständlich gibt es die darüber hinaus die Möglichkeit über eine Exportfunktion, alle Daten jederzeit zu exportieren und auf einem beliebigen Speichermedium zu sichern.

Fehlende Anerkennung für Excel zur Buchhaltung

Das größte und entscheidende Problem bei der Buchhaltung mit Excel ist jedoch, dass alle Aufzeichnungen jederzeit verändert bzw. manipuliert werden können. So sind die Änderungen nicht mehr nachvollziehbar. Damit ist keine Sicherheit gegeben, dass ein Steuerpflichtiger seine Eintragungen ordnungsgemäß bei Excel einträgt. Excel Tabellen lassen sich ohne Probleme löschen, überschreiben oder anderweitig ändern. Die Finanzverwaltung wird eine solche Buchhaltung nicht annehmen.

Viele Buchhaltungen mit Excel verstoßen dabei gegen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Diese besagt, dass Buchungen und Aufzeichnungen unverändert bleiben müssen. Alle wichtigen Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht verändert werden können bzw., jegliche Änderung gekennzeichnet ist. Genau diese Grundsätze sind bei Excel nicht gewährleistet.

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Excel für die Buchhaltung: Unser Fazit

Wie du siehst, hat es deutlich mehr Nachteile die Buchhaltung mit Excel zu erledigen. Durch die GoBD ist die Benutzung von Excel deutlich schwieriger geworden. Auch für kleine Unternehmen lohnt es sich heutzutage mehr in eine gescheite Buchhaltungssoftware zu investieren.

Es werden viele lästige Schritte abgenommen und darüber hinaus viele Fehlerquellen eliminiert, die im ungünstigsten Fall zu Problemen mit dem Finanzamt führen können.

Excel eignet sich im Gegensatz dazu wesentlich besser als ein digitales Haushaltsbuch. Trage deine monatlichen Ausgaben in eine Tabelle ein und behalte so einen Überblick über deine Finanzen. Probiere es doch mal aus!

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Häufige Fragen (FAQ) zu Excel als Buchhaltungssoftware