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Diese Anforderungen sollte deine Datenschutzerklärung erfüllen

Datenschutzerklärung nach DSGVO erstellen

Die Datenschutzerklärung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist für den Internetauftritt deines Unternehmens elementar. Insbesondere, wenn du mit personenbezogenen Daten arbeitest. Da diese Arbeitsweise fast alle Unternehmen betrifft, solltest du als Unternehmer genau wissen, worauf es hier ankommt. Daher wollen wir dir in diesem Artikel erklären, wie du eine Datenschatzerklärung nach DSGVO selbst erstellen kannst.

Um dir einen umfassenden Überblick zu bieten, verraten wir dir vorab, welche Fragen zum Thema „Datenschutzerklärung erstellen nach DSGVO“ in diesem Artikel beantwortet werden:

Was genau ist eine Datenschutzerklärung?

Durch das Erstellen einer Datenschutzerklärung informierst du die Verbraucher, auf welche Art und Weise du personenbezogene Daten verarbeitest und nutzt. Sie regelt die Bestimmungen zur Speicherung dieser Daten und hat nach Art. 1 der DSGVO drei wesentliche Ziele:

  • Der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie zum freien Verkehr dieser Daten muss gewährleistet werden.
  • Auch die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen müssen geschützt und deren Recht auf Schutz der personenbezogener Daten berücksichtigt werden.
  • Der freie Verkehr personenbezogener Daten in der Union darf aus Gründen des Schutzes natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten nicht eingeschränkt und auch nicht verboten werden.

Vereinfacht ausgedrückt haben Unternehmen nun verschärfte Dokumentationspflichten, welche die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung belegt.

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Wann sollte ich eine Datenschutzerklärung erstellen?

Sobald dein Unternehmen mit personenbezogenen Daten in Berührung kommt, bist du verpflichtet eine Datenschutzerklärung zu erstellen und diese deinen Lesern und Kunden zur Verfügung zustellen. Personenbezogenen Daten erhebst du, sobald du eine Website betreibst. Denn hiermit sammelst du bereits Informationen wie IP-Adressen, genutzte Browser oder Fakten zu der Verweildauer deiner Leser. Besonders bei Namen und E-Mail-Adressen wird jedem deutlich, dass es sich hier um persönliche Daten handelt. Also trifft es auch Leute, die sich vielleicht nicht unbedingt als Unternehmer oder Dienstleister verstehen. Doch sobald du als Website-Betreiber aktiv bist, gilt für dich nach EU-Recht die Bereitstellung einer Datenschutzerklärung.

Was droht mir bei einer fehlenden oder fehlerhaften Erklärung?

Bei fehlender Datenschutzerklärung muss sich jeder Unternehmer auf Abmahnungen einstellen, die auch Bußgelder in fünfstelligem Bereich nach sich ziehen können. Denn aus Sicht der Verbraucher muss man stets nachvollziehen können, was mit den eigenen Daten geschieht und wofür sie verwendet werden. Auf Grundlage dieser Informationen entscheidet der Kunde oder Leser, ob er diese Daten von sich preisgeben möchte. Zudem schützt man sich als Unternehmen gegen eventuelle Klagen oder Ähnliches, indem man im vorhinein die Datenverarbeitung offen legt und sich somit nicht angreifbar macht.

Datenschutzerklärung erstellen: So gelingt’s

Um eine regelkonforme Datenschutzerklärung nach DSGVO zu erstellen, muss deine Erklärung einige Anforderungen erfüllen. Hier zeigen wir dir welche Informationen diese Erklärung beinhalten muss, wie du selbst eine erstellen kannst oder wen du damit beauftragen könntest.

Anforderungen an die Datenschutzerklärung

Wenn du eine Datenschutzerklärung erstellen willst, musst du sie vor allem verständlich und präzise formulieren. Jeder Leser sollte sofort verstehen, was mit seinen Daten passiert und welche Daten überhaupt erfasst werden. Daher muss die Erklärung auch transparent sein und sich auf die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung und -speicherung beziehen. In einfacher und verständlicher Sprache gelingt dies besser, als durch einen mit Fachbegriffen vollgeladenen Text. Generell musst du die Nutzer über folgende Inhalte aufklären:

  • vertragliche Leistungen
  • Maßnahmen und Verfahren zur Kontaktaufnahme und Kommunikation
  • Maßnahmen des personenbezogenen Marketings und Online Marketings
  • Bewerbungsverfahren
  • Genutzte Fremdinhalte auf der eigenen Website
  • externe Datenverarbeitung
  • Datenübermittlung an Dritte
  • Rechte der Nutzer
  • Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Damit die Verbraucher auch direkt erfassen können, was mit ihren Daten passiert, sollte die Datenschutzerklärung für die Besucher deiner Website schnell und einfach auffindbar sein, sodass diese sich ohne großen Aufwand informieren können. Zudem ist es wichtig, dass du den Lesern von jeder Seite deiner Website einen direkter Zugang zu der Datenschutzerklärung ermöglichst. Am ehesten eignet sich dafür ein extra Reiter im Menü der Website. Dies erleichtert nicht nur die Suche danach, sondern lässt dich zudem als Unternehmen seriöser wirken.

Datenschutzerklärung selbst erstellen

Da das Erstellen einer Datenschutzerklärung als Laie nicht einfach erscheint, solltest du wissen, auf was es hier wirklich ankommt. Deshalb können dir Vorlagen oder Muster aus dem Internet weiterhelfen, die ganze Textbausteine als Orientierung anbieten. Mit diesen kannst du dann deine Datenschutzerklärung zusammenstellen und in den jeweiligen Bereichen auf dein Unternehmen bzw. auf deine Vorgehensweise hin umschreiben und anpassen. Trotzdem musst du dich vorher genau informieren und sichergehen, dass du alles Wichtige in der Erklärung berücksichtigst und diese DSGVO-konform ist. Bei ausgiebiger Recherche findest du viele Websites, die du vergleichen und dann das Wichtigste für dich herausziehen kannst.

Datenschutz-Generator verwenden

Wenn du dir zu unsicher bist das Ganze komplett selbst in die Hand zu nehmen, kannst du einen Datenschutz-Generator verwenden, um die Datenschutzerklärung zu erstellen. Mit diesem erhältst du Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie du deine Erklärung aufbaust. Dort kannst du angeben welche Bereiche für dein Unternehmen wichtig sind und welche Bereiche bei dir wegfallen können. Innerhalb kürzester Zeit kannst du so deine Verordnung erstellen, die nach den Bestimmungen der DSGVO sicher ist. Auch hier gibt es wieder die Möglichkeit, eine kostenlose oder kostenpflichtige Version zu nutzen. Für bestimmte Bereiche, die womöglich für dein Unternehmen wichtig sind, solltest du die kostenpflichtige Version nutzen, da diese mehr Funktionen anbietet als die kostenlose.

Rechtsexperten beauftragen, um Datenschutzerklärung erstellen zu lassen

Um auf Nummer sicher zu gehen, kannst du auch einen Rechtsexperten damit beauftragen. Neben seiner Expertise, kann er dich auch beraten und bei Fragen und Problemen zur Seite stehen. Besonders für Menschen, die keinerlei Fachwissen oder Verständnis für rechtliche Sachverhalte mitbringen, ist der Rechtsexperte die beste Wahl. Aber eben auch für diejenigen, die sich die Datenschutzerklärung selbst erstellt haben und sich trotzdem nochmal absichern wollen. Denn letztendlich kann nur jemand von Fach beurteilen, ob in deinem speziellen Fall alles berücksichtigt worden ist oder nicht.

Fazit: Eine Datenschutzerklärung zu erstellen ist unverzichtbar

Die Datenschutzerklärung nach DSGVO ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Thema und wird es in Zukunft auch immer mehr sein. Zuletzt muss aber jeder selbst wissen, wie er mit dem Thema Datenschutz umgeht. Egal ob man einen Rechtsexperten zu Rate zieht oder nicht – eine ausführliche Recherche zu diesem Thema ist das A und O. Nur wer weiß, wo die rechtlichen Grenzen liegen, kann ordnungsgemäß mit den personenbezogenen Daten der Nutzer arbeiten und eine gültige Datenschutzerklärung erstellen.

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Häufige Fragen (FAQ) zu Datenschutzerklärung erstellen

Was ist eine Datenschutzerklärung?

Eine Datenschutzerklärung informiert die Verbraucher, auf welche Art und Weise du personenbezogene Daten verarbeitest und nutzt.

Brauche ich eine Datenschutzerklärung?

Sobald dein Unternehmen mit personenbezogenen Daten in Berührung kommt, bist du verpflichtet eine Datenschutzerklärung zu erstellen und diese deinen Lesern und Kunden zur Verfügung zustellen.

Was passiert, wenn ich keine Datenschutzerklärung habe?

Bei fehlender Datenschutzerklärung musst du dich auf Abmahnungen einstellen, die auch Bußgelder in fünfstelligem Bereich nach sich ziehen können.

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Über den Autor

Autorenprofil: Andreas Fricke

Andreas Fricke

Andreas ist seit März 2022 in der Redaktion von Gründer.de. Hier verantwortet er die Bereiche Franchise- und Gründer-Verzeichnis, außerdem arbeitet er regelmäßig an neuen Büchern und eBooks auf unserem Portal. Zuvor hat er 5 Jahre lang in einer Online-Marketing-Agentur für verschiedenste Branchen Texte geschrieben. Sein textliches Know-how zieht er aus seinem Studium im Bereich Journalismus & Unternehmenskommunikation.

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