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5 Tools und 7 Tipps

Mit KI Protokoll schreiben: So gehst du es an

In der modernen Geschäftswelt sind Meetings ein unvermeidlicher Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch während sie oft notwendig sind, um Projekte voranzutreiben und Entscheidungen zu treffen, kann das Protokollieren dieser Meetings eine zeitraubende Aufgabe sein. Da kommt die Frage auf: Kann Künstliche Intelligenz (KI) Protokolle schreiben?

Die kurze Antwort lautet: Ja, das kann sie. Mit der Weiterentwicklung der KI-Technologie sind nun Tools verfügbar, die in der Lage sind, Gespräche in Echtzeit zu transkribieren und daraus Protokolle zu erstellen. Diese KI-gesteuerten Lösungen können nicht nur die Transkription beschleunigen, sondern auch die Genauigkeit und Effizienz des gesamten Prozesses verbessern. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass der menschliche Protokollant nicht völlig überflüssig wird. Stattdessen sollte das Tool als ein Werkzeug betrachtet werden, das dazu dient, den Prozess zu erleichtern und zu beschleunigen, indem es die manuelle Transkription und Organisation der Protokolle automatisiert. Was du beachten solltest, wenn du mit KI Protokolle schreiben willst, erfährst du in diesem Artikel.

Warum du mit KI Protokolle schreiben solltest

Das Schreiben von Protokollen kann eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. Du musst jedes Wort in Meetings aufzeichnen, es in einen sinnvollen Kontext bringen und sicherstellen, dass keine wichtigen Details verloren gehen. Dies kann besonders schwierig sein, wenn das Meeting lange dauert oder wenn viele Personen gleichzeitig sprechen. Hier kann es sich lohnen, dass Protokoll mithilfe von KI schreiben zu lassen.

Der Einsatz von KI zum Schreiben von Protokollen kann eine Reihe von Vorteilen bringen. Erstens kann es viel Zeit sparen. Anstatt stundenlang Transkripte zu erstellen, kann die KI diese Aufgabe in einem Bruchteil der Zeit erledigen. Zweitens kann eine KI Lösungen zur Verbesserung der Genauigkeit bieten. Sie kann auch komplexe Gespräche analysieren und wichtige Punkte hervorheben, die sonst möglicherweise übersehen werden könnten. Darüber hinaus kann KI auch dabei helfen, die Struktur und Klarheit des Protokolls zu verbessern, indem sie Informationen in eine logische Reihenfolge bringt und unklare oder redundante Informationen entfernt.

Protokolle schreiben mit KI: 5 Tools und wie man sie benutzt

Es gibt eine Reihe von KI-basierten Tools, die dir beim Schreiben von Protokollen helfen können. Hier sind fünf davon und wie du sie benutzen kannst:

  1. Otter.ai: Dieses Tool verwendet Spracherkennungstechnologie, um Gespräche in Echtzeit zu transkribieren. Du kannst es während deiner Meetings laufen lassen und es wird eine schriftliche Aufzeichnung erstellen, die du später überprüfen und bearbeiten kannst.
  2. Tetra: Tetra ist ein KI-gesteuertes Tool, das Telefonkonferenzen transkribiert. Es kann nicht nur das Gesprochene in Text umwandeln, sondern auch wichtige Punkte hervorheben und eine Zusammenfassung des Meetings erstellen.
  3. Fireflies.ai: Dieses Tool zeichnet deine Meetings auf und transkribiert sie dann in Textform. Es kann auch wichtige Punkte identifizieren und sie für die spätere Überprüfung hervorheben.
  4. Voicea: Voicea ist ein weiteres KI-gesteuertes Tool, das in der Lage ist, Gespräche zu transkribieren und wichtige Punkte zu identifizieren. Es kann auch mit anderen Tools wie Slack und Google Kalender integriert werden, um das Teilen und Organisieren von Protokollen zu erleichtern.
  5. Clarke.ai: Clarke.ai ist ein KI-gestützter Transkriptionsdienst, der speziell für Meetings und Konferenzen entwickelt wurde. Es kann Gespräche in Echtzeit transkribieren und wichtige Punkte hervorheben.

7 Tipps für eine effiziente Protokollführung durch KI

Die Verwendung von KI zum Schreiben von Protokollen kann ein mächtiges Werkzeug sein, aber es ist wichtig, effektive Strategien zu implementieren, um das Beste aus diesen Tools herauszuholen. Hier sind sieben Tipps, die dir helfen können:

  1. Stelle eine gute Audioqualität sicher: KI-Tools sind auf klare und deutliche Audioaufnahmen angewiesen, um genau zu arbeiten. Stelle daher sicher, dass deine Meetings in einer ruhigen Umgebung stattfinden und dass alle Teilnehmer deutlich sprechen.
  2. Teste das Tool vor dem Meeting: Es ist immer eine gute Idee, das Tool vor dem eigentlichen Meeting zu testen, um sicherzustellen, dass es richtig funktioniert.
  3. Nutze Schlüsselwörter: Viele KI-Tools können Schlüsselwörter erkennen und hervorheben. Nutze diese Funktion, um wichtige Punkte zu markieren.
  4. Überprüfe die Protokolle: Auch wenn KI sehr genau sein kann, ist sie nicht perfekt. Überprüfe daher immer die Protokolle auf Fehler oder Auslassungen.
  5. Nutze verschiedene Formate: Nutze die Möglichkeit, die Protokolle in verschiedene Formate zu konvertieren, um sie leichter zugänglich und nutzbar zu machen.
  6. Teile die Protokolle: Teile die Protokolle mit den Teilnehmern der Sitzung, damit sie die Möglichkeit haben, sie zu überprüfen und Feedback zu geben.
  7. Bleibe auf dem Laufenden: Die KI-Technologie entwickelt sich ständig weiter. Bleibe daher auf dem Laufenden über neue Funktionen und Verbesserungen.

Vermeide diese Fehler

Obwohl KI viele Vorteile beim Schreiben von Protokollen bietet, gibt es auch einige Fehler, die du vermeiden solltest. Einer der häufigsten Fehler ist es, zu viel Vertrauen in die KI zu setzen. KI ist ein Werkzeug, und wie jedes Werkzeug ist es nur so gut wie derjenige, der es benutzt. Es ist wichtig, die Protokolle immer zu überprüfen und zu korrigieren, wenn nötig. Ein weiterer häufiger Fehler ist es, die Privatsphäre und Sicherheit zu vernachlässigen. Achte darauf, dass die KI-Software, die du verwendest, sichere und datenschutzkonforme Verfahren verwendet. Stelle sicher, dass du die Aufnahmen und Protokolle sicher aufbewahrst und nur mit denjenigen teilst, die sie sehen sollen.

Fazit: Lass KI Protokolle schreiben und spare Zeit!

Das Schreiben von Protokollen kann eine zeitaufwendige und mühsame Aufgabe sein. Aber mit der Hilfe von KI kann es viel einfacher und effizienter werden. KI kann nicht nur dabei helfen, genaue und detaillierte Protokolle zu erstellen, sondern auch dabei, wichtige Punkte zu identifizieren und Entscheidungen zu treffen. Also nutze die Vorteile der KI zum Schreiben von Protokollen – du wirst überrascht sein, wie viel Zeit du sparen kannst!

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Über den Autor

Autorenprofil: Andreas Fricke

Andreas Fricke

Andreas war von März 2022 bis Februar 2024 in der Redaktion von Gründer.de. Hier verantwortete er die Bereiche Franchise- und Gründer-Verzeichnis, außerdem arbeitet er regelmäßig an neuen Büchern und eBooks auf unserem Portal. Zuvor hat er 5 Jahre lang in einer Online-Marketing-Agentur für verschiedenste Branchen Texte geschrieben. Sein textliches Know-how zieht er aus seinem Studium im Bereich Journalismus & Unternehmenskommunikation.

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