Günstige Software-Lizenzen für jedes Unternehmensbudget

Softwarelizenzen als Kaufobjekt im Internet

Software zu einem günstigeren Preis als dem vom Hersteller empfohlenen Verkaufspreis zu erhalten klingt verlockend. Doch wie bei jedem günstigen Angebot kommt direkt die Frage nach der Legalität in den Sinn. Um beim Kauf einer Lizenz, die nicht direkt vom Hersteller stammt, in Bezug auf die Rechtskonformität sicher zu gehen, sollte man auf die Zertifizierungen des Resellers achten. Das Unternehmen VENDOSOFT ist beispielsweise Microsoft Solutions Partner – dieser Status spricht zweifelsfrei für die Seriosität des Händlers. Ebenso gibt es aber zugleich auch diverse TÜV-Zertifikate oder weitere Auszeichnungen seitens der Software-Hersteller.

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Legaler Verkauf von gebrauchter Software – obergerichtliche Entscheidung

Alle Unternehmer, die sich regelmäßig die neueste Software für die Buchhaltung, das Grafik-Design und die Abrechnung von erbrachten Leistungen oder die Terminierung kaufen, sind Besitzer von alten, nicht mehr genutzten Lizenzen. Diese Halde an ungenutzten, gültigen Lizenzen hat spezialisierte Unternehmen auf die Idee gebracht, gebrauchte Software weiterzuverkaufen.

Rasch gab es die ersten Klagen, sodass sich bereits im Jahr 2012 der Europäische Gerichtshof mit dem Thema beschäftigt hat. Im richtungsweisenden Urteil stellte der EuGH fest, dass der Verkauf gebrauchter Software in engen Grenzen stattfinden darf. Jeder Unternehmer, der bereits genutzte Programme aufkauft und wieder verkauft, muss die Herkunft und die sogenannte Auditsicherheit garantieren. Die Herkunft lässt sich in der Regel durch den ursprünglichen Kaufbeleg in Verbindung mit dem Lizenzschlüssel nachweisen.

Auditsicherheit – Unternehmensprüfung

Ein Lizenzaudit wird seitens der Software-Hersteller in unregelmäßigen Abständen durchgeführt. Dabei prüft der Hersteller, ob sich alle Nutzerinnen und Nutzer im Rahmen der Nutzungsbedingungen bewegen. Hierbei ist Vorsicht geboten, denn wenn eine nicht ordnungsgemäße Lizenzierung (wie beispielsweise eine Unterlizenzierung) festgestellt wird, dann muss für die unrechtmäßige Nutzung eine Gebühr an den Hersteller entrichtet werden.

Aufgrund der unklaren Situation und den möglichen Folgen haben externe Berater wie VENDOSOFT eine Audit-Notfall-Hotline eingerichtet. Allerdings ist Vorsorge stets besser als Nachsorge, weshalb Unternehmen bereits vor einem Audit Rücksprache halten sollten. Innerhalb dieser Beratung werden beispielsweise Unterlizenzierungen von Ihren Adobe- oder Microsoft-Beständen geprüft. Bei möglichen Verstößen hilft Ihnen der Berater, die Bestände kostengünstig durch gebrauchte Software auszugleichen.

Diese Unternehmensberater legen Wert auf Sicherheit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Richtigkeit aller Arbeitsschritte. Bei der Auditsicherheit der digitalen Anlagen handelt es sich um die Analyse des gesamten IT-Systems inklusive der Programme und der Hardware. Alle Schwachstellen und Risiken werden schonungslos aufgedeckt. Wenn die Berater auf einem Computer eine illegale Lizenz entdecken, ist das definitiv ein Risiko sowie eine Schwachstelle. Diese Sicherheitsaudits werden aber auch hin und wieder von den Herstellern der Software selbst in der digitalen Welt vorgenommen, um den Verkauf illegaler Kopien zu verfolgen.

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In jeder Hinsicht ist eine kopierte Software, die nicht lizenziert ist, schlecht für einen Betrieb. Beim Kauf im Internet sollten Firmen auf eine Garantie des Verkäufers achten. Im Falle eines Audits ist der Verkäufer bei etwaigen Fehlern in der Verantwortung. Zu einer vertrauenswürdigen Lieferung einer gebrauchten Software gehören daher die Übergabe einer herstellerkonformen Lizenz, eine Bestätigung durch Wirtschaftsprüfer, die die Korrektheit der Lieferkette beinhaltet, einen gegenständlichen Installationsdatenträger mit dem dazugehörigen Volumenlizenzkey sowie einen Lieferschein und eine Rechnung, die das Finanzamt als Betriebsausgabe akzeptiert.

Gebrauchte Software passend zum Unternehmen

Eine Software, die ein anderes Unternehmen bereits verwendet hat, unterscheidet sich in den Funktionen als gebrauchte Lizenz in nichts vom Original, das beim Hersteller gekauft wurde. Deshalb macht es aus wirtschaftlichen Überlegungen oft keinen Sinn, neue Lizenzen zu kaufen. Je nach Anwendung profitieren Unternehmen beim Kauf gebrauchter Software von Einsparungen von bis zu 70 Prozent. Zudem gibt es für die Maximierung der Produktivität in Zusammenhang mit ortsunabhängigen Arbeiten auch günstige Cloud-Software zu kaufen, mit denen die Käufer an den ständigen Aktualisierungen teilhaben können. Diese Versionen sind immer die aktuellen Varianten.

Unternehmen, die sich für Cloud-Lösungen entscheiden, können natürlich ihre alten Lizenzen zur Verrechnung auf den Einstiegspreis anbieten. Diese Option ist mit der bekannten Inzahlungnahme von gebrauchten Autos beim Kauf eines Neuwagens zu vergleichen. Um die optimal passende Software-Lösung zu den attraktivsten Preisen für einen Betrieb zu finden, lohnt es sich, sich von Experten für Lizenzen und die sich ständig weiterentwickelnde Cloud beraten zu lassen. Nach Maß auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Lizenzen sorgen für den maximalen Einspareffekt. Sogar eine Kombination aus gebrauchter Software und Cloud-Angeboten für einzelne Arbeitsplätze, an denen man spezifische Aufgaben erledigt, kann zu einer besseren Effektivität des Arbeitsplatzes beitragen. Lizenzen, die man nicht nutzt, sollten grundsätzlich zum Weiterverkauf angeboten werden.

Fazit

Da der Europäische Gerichtshof den Verkauf von gebrauchter Software zumindest innerhalb der EU für rechtmäßig erklärt hat, macht der Kauf von bereits in anderen Unternehmen genutzten Lizenzen Sinn. Zum Teil können Betriebe hohe Kosten einsparen, wenn sie sich für gebrauchte PC-Programme entscheiden. Aber auch der Verkauf eigener älterer Lizenzen hilft, die Betriebsausgaben zu senken.

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