Buchhaltungssoftware wechseln: Warum ein Wechsel jetzt sinnvoll ist

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Gründe für einen Wechsel

Der Grund, warum man sich für einen Buchhaltungssoftware-Wechsel entscheidet, ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Zum Beispiel ist ein häufiger Grund, ein größeres Angebot an Funktionen der neuen Buchhaltungssoftware wahrnehmen zu wollen. So kann es sein, dass du mit deinem aktuellen Buchhaltungsprogramm keine Rechnungen erstellen kannst, oder dass die Erstellung von Auswertungen nicht möglich ist. Vielleicht fehlt es dir in deiner Software aber auch an Automatisierungen oder an der Möglichkeit, die Zusammenarbeit mit deiner Steuerberatung individuell zu gestalten.

In vielen Fällen sind Unternehmer allerdings auch zu einem Wechsel gezwungen, falls sie sich an wechselnde Geschäftsanforderungen anpassen müssen und die bestehende Software nicht mehr skalierbar ist. Zum Beispiel ist ein Wechsel der Buchhaltungssoftware notwendig, wenn eine EÜR für dein wachsendes Unternehmen ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr ausreichend ist und deine Softwarelösung keine GuV, Bilanz und Betriebswirtschaftliche Auswertung abbilden kann, die du für die Pflicht zur doppelten Buchführung benötigst.

Warum gerade jetzt ein Buchhaltungssoftware-Wechsel sinnvoll ist

Der Jahresbeginn dient als der passendste Zeitpunkt für einen Wechsel der Buchhaltungssoftware. Grund dafür ist, dass du die neue Buchhaltungssoftware bei einer unterjährigen Umstellung erst einmal auf den aktuellen Stand bringen musst, was die im laufenden Jahr bereits vorhandenen Ein- und Ausgaben angeht. Im Gegensatz dazu erfordert ein Wechsel zu Beginn des Jahres lediglich eine saubere Einrichtung der neuen Software sowie die Datenübernahme. Als passender Zeitpunkt für den Wechsel gilt dabei nicht nur der direkte Jahresanfang, sondern auch das gesamte erste Quartal des Jahres, in dem man verschiedene Softwares testen und noch mit wenig Aufwand wechseln kann.

Buchhaltungssoftware wechseln: Diese Fragen solltest du dir stellen

Für einen sauberen Wechsel solltest du vorab folgende Fragen beantworten:

• In welche Prozesse ist mein aktuelles Programm integriert? Wie laufen diese Prozesse, wie zum Beispiel der Prozess der Rechnungserstellung, ab?
• Welche Prozesse fehlen mir oder mit welchen bin ich unzufrieden? Was sollte meine neue Buchhaltungssoftware können?
• Wie können meine Daten aus meinem bestehenden Programm in die neue Buchhaltungssoftware importiert werden?
• Mit welchen Stakeholdern arbeite ich zusammen (z.B. Lieferant:innen) und wen muss ich über meinen Wechsel informieren?
• Wie lautet meine Kündigungsfrist für das bestehende Buchhaltungsprogramm?

Auf Basis dessen kannst du dich für eine passende neue Buchhaltungssoftware entscheiden und wechseln. Folgende Punkte solltest du beachten:

• Modalitäten und Zugänglichkeit sowie Exportmöglichkeiten zu deinen Daten sicherstellen
• Einen Account in der neuen Buchhaltungssoftware mit den korrekten Einstellungen, Stammdaten und Konten erstellen
• Daten aus dem alten Programm in die neue Software übertragen
• Workflow-Regeln einrichten, um die Buchhaltungsprozesse mit der neuen Software direkt automatisiert abzubilden

Während des gesamten Wechsel-Prozesses empfehlen wir dir, immer wieder Rücksprache mit deinem / deiner Steuerberater:in zu halten.

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Unser Tipp für den Wechsel: Die Software von BuchhaltungsButler

Wenn du dich für einen Wechsel entschieden hast und auf der Suche nach einer Alternative bist, die deine buchhalterischen Anforderungen erfüllt und dir einen unkomplizierten Wechsel ermöglicht, empfehlen wir dir BuchhaltungsButler. Die Software bietet dir eine einfache und schnelle Accounteinrichtung mithilfe von Nutzertouren, die dich Schritt für Schritt durch den Einrichtungsprozess führen. In diesem Rahmen kannst du direkt alle Konten, buchhalterischen Einstellungen und relevanten Schnittstellen mit wenigen Klicks einrichten. 

Zudem bietet BuchhaltungsButler wöchentlich kostenlose Webinare und Sprechstunden an. Dort kannst du all deinen Fragen vor, während und nach dem Wechsel zu BuchhaltungsButler stellen. Auch gibt es eine große Wissensdatenbank, wo man zu Anwendungsfragen, Funktionen & Einstellungen und Buchhaltungsthemen allerlei Hilfestellung bekommt.

Ein besonderes Highlight: Mit dem höchsten Automatisierungsgrad der Branche bietet BuchhaltungsButler Automatisierungen und Workflows, die den Anforderungen unterschiedlicher Geschäftsvorfälle und Marktanforderungen je Branche gerecht werden. Sowohl für kleine und wachsende Unternehmen, als auch speziell für E-Commerce-Unternehmen, Vereine und Startups passt sich die Software mithilfe von einer großen Auswahl an Schnittstellen, Sonderkontenrahmen und Branchenpaketen den Anforderungen ihrer Nutzer:innen an. Für Gründer:innen bietet BuchhaltungsButler sogar ein Startup-Paket an, bei dem du als Unternehmer die Premium-Software für 6 Monate kostenlos nutzen kannst. Somit sparst du im 1. Jahr insgesamt 390€ und auch im 2. Jahr sparst du nochmal 25%.

Buchhaltungssoftware wechseln: Fazit

Grundsätzlich sind bei einem Wechsel der Buchhaltungssoftware vor allem zwei Dinge entscheidend: Eine korrekte Prozessanalyse des bestehenden Buchhaltungsprogramms und ein sauberer Übergang vom Abschluss des alten Systems bis hin zur korrekten Einrichtung und Datenübernahme in der neuen Buchhaltungssoftware. 

Zum Jahresanfang ist ein Wechsel besonders sinnvoll. Einmal gewechselt und die wichtigsten Workflow-Regeln eingerichtet, merkst du schnell, dass ein Großteil der Geschäftsvorfälle wiederkehrend ist. Die meisten Vorgänge können dabei automatisiert werden. Somit sparst du wertvolle Zeit und kannst dich auf dein Kerngeschäft fokussieren.
Du hast dich für einen Buchhaltungssoftware-Wechsel entschieden und möchtest bei dem Prozess alles richtig machen? In dem Wechsel-Webinar von BuchhaltungsButler am 27.02.24 um 15 Uhr wirst du Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess geführt und kannst dabei alle Fragen, die während der Vorbereitung oder Durchführung des Wechsels entstehen, an das Team stellen. Hier kannst du dir einen Platz für das Wechsel-Webinar sichern und deine Buchhaltung ab 2024 effizienter gestalten.