CRM-Systeme: Die 5 besten Tools für deine Kundenverwaltung

Definition CRM-System – Was ist ein CRM-System?

CMR-System steht für Customer-Relationship-Management System, was man zu Deutsch mit System für Kundenbeziehungsmanagement übersetzten könnte. Genauer gesagt bezeichnet „CRM-System“ ein Tool, mit dem du systematisch alle Beziehungen und Interaktionen deines Unternehmens mit bestehenden und potentiellen Kunden gestalten kannst. Ziel des Ganzen ist es, dass du durch eine gezielte Pflege der Kundenbeziehungen den Unternehmenserfolg förderst.

Das System ermöglicht dir eine gezielte, personalisierte Kundenpflege – dabei ist es egal ob es sich um einen Vertriebskunden, Service-Kunden, Kollegen oder Partner handelt. Um einen maximalen Erfolg verbuchen zu können, solltest du das CRM-System nicht nur im Vertrieb und im Service anwenden, sondern im gesamten Betrieb etablieren. So kann die Einführung von einem CRM-System nachweislich zu messbaren Ergebnissen führen – einschließlich einer Verbesserungen der Geschäftsbilanz.

Funktionsweise und Eigenschaften eines CRM-Systems

In einem CRM-System werden alle Daten über bestehende oder auch potenzielle Kunden gesammelt und alle Interaktionen von und mit Kunden protokolliert. Das heißt, hier findet man Informationen über Telefonate, E-Mails und viele ergänzende Informationen. In einem CRM-System treffen die Verantwortlichkeiten des Kundensupports mit denen des Vertriebsteams aufeinander. Aber auch für Marketingaktivitäten oder Produktmanagement kann ein CRM-System Aufschluss über den Kaufprozess und die Kundengruppen geben. Das sind unter anderen die Funktionen eines CRM-Systems:

• Sammeln von Kontaktdaten der Leads
• Organisation bestehender Kundendaten
• Festhalten der Vertriebstätigkeiten
• Automatische Protokollierung aller Kundenkontakte
• Aufgabenverwaltung
• Vorhersage von zukünftigen Vertriebserträgen

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Innovatives CMR-System, der Grundbaustein für eine moderne Geschäftswelt

Neben herkömmlichen CRM-Systemen gibt es mittlerweile auch Cloud-basierende Systeme, welche perfekt auf die heutige Geschäftswelt ausgelegt sind. Sie sind zum Einen agiler als die älteren Desktop- und Server-Pendants und sind mit den Einführungen ständig neuer Technologien kompatibel: Mit dem Smartphone kannst du Kundeninformationen ganz einfach und bequem mobil abrufen, zu jeder Zeit und egal wo. Du benötigst nur einen Internetzugang. Außerdem kannst du neue Informationen, z.B. nach einer Besprechung, direkt wieder abspeichern und während du noch vom Meeting unterwegs in die Firma bist, können deine Kollegen auf die neuen Informationen zugreifen und damit arbeiten. Das kann für dich ein entscheidender Vorteil hinsichtlich der bestehenden Konkurrenz sein.

Wie du vielleicht auch schon bemerkt hast, wirken sich soziale Netzwerke auch auf dein Firmennetzwerk aus. Dabei hast du wahrscheinlich schon öfters als 1-2x ein Geschäftsmeeting über Facebook arrangiert oder auch auf Kommentare geantwortet, ohne dir dabei großartig Gedanken gemacht zu haben. Hierbei kann dir ein CRM-System helfen, indem es die Chancen, welche dir soziale Netzwerke bieten, versucht zu optimieren und zu strukturieren, sodass du eine optimale Wertschöpfung verbuchen kannst.

Was sind die Vorteile von CMR-Systemen?

Wie schon bereits erwähnt kann ein CRM-System ganz entscheidend zu deinem Unternehmenserfolg beitragen. Das sind die Gründer hierfür:

1. Du hast den Überblick: Jeder im Unternehmen kann die gesamte Historie der Kundeninteraktion nachverfolgen. Es herrscht vollkommene Transparenz.
2. Das steigert die Effizienz: Ein Blick reicht, um zu erkennen, an welchem Punkt sich der Kunde im Kaufprozess befindet und welche Personen aus dem Unternehmen involviert sind.
3. Du hast eine bessere Zukunftsplanung: Anhand vordefinierter Phasen kannst du erkennen, welche Leads kurz vorm Kauf stehen oder noch weiter entfernt sind, das schafft Planungssicherheit, mit welchen Umsätzen zu rechnen ist. KPIs können so frühzeitig überprüft werden.
4. Du steigerst die Zufriedenheit der Kunden: Da du einen guten Überblick über die Kundengruppen hast, können Marketing-Maßnahmen optimal abgestimmt und personalisiert werden.
5. Du nutzt Cross- und Up-Sells: Sales Manager können erkennen, welche Produkte Kunden zuvor gekauft haben und hier einsteigen und gegebenenfalls nützliche Zusatzleistungen anbieten oder weitere Produkte vermarkten.
6. Du befeuerst das Teamwork: Unnötige Absprachen ade, die Tätigkeiten der Mitarbeiter gehen Hand in Hand ineinander über. Jedes Team kann außerdem Rückschlüsse für die eigene Arbeit aus dem CRM-System ziehen und sich mit den Kollegen über die eigenen Erfahrungen austauschen.
7. Der Unternehmenserfolg steigt: Alle diese Vorteile resultieren am Ende darin, dass der Erfolg und die Erträge des Unternehmens wachsen.

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CRM-Systeme: Welches ist die richtige Wahl?

Bei der Auswahl des richtigen CRM-Systems solltest du den benötigten Umfang abwägen, also wie viele Kundendaten du besitzt. Treffe dazu geeignete Prognosen hinsichtlich des Wachstums deiner Firma, um bereits jetzt in die Zukunft zu investieren.

Zendesk

Zendesk kombiniert Funktionen für den Kundenservice und den Vertrieb. Kunden können dich mit Zendesk aufgrund der leichten Kontaktaufnahme optimal erreichen. Hier können Messaging Apps, ein Live-Chat oder Mail und Telefon genutzt werden. Auch kannst du einen eigenen Help-Center einrichten. So kannst du ganz einfach die Kundenbindung stärken. Das Unternehmen bietet Pläne ab 49 Euro pro Support-Mitarbeiter im Monat, günstiger ist nur die grundlegende Unterstützung und stark abgespeckte Version ab 19 Euro im Monat. Gleiche Preise finden sich für den Vertrieb.

Salesforce

Salesforce gilt als Marktführer unter den CRM-Systemen und ist wegen seinen gut ausgeklügelten Funktionen nicht ganz günstig. Trotzdem ist es für Startups, aber auch große Konzerne geeignet. Für eine einzige Anwendung der wichtigsten Essentials liegen die Kosten monatlich bei 25 Euro, dies ist aber nur eine abgespeckte Version und wichtige Funktionen für Sales-Mitarbeiter und Automatisierungen fehlen. Für das Professional-Programm und ein komplettes CRM-System musst du 80 Euro pro Benutzer monatlich bezahlen. Die beliebteste Edition ist flexibel anpassbar und liegt bei 165 Euro monatlich je Nutzer. Möchtest du die unbeschränkten Funktionen von Salesforce nutzen, zahlst du bereits 330 Euro im Monat oder für Unlimited+ 500 Euro pro User pro Monat.. Die einzelnen Inhalte der Pakete sind auf der Website nachvollziehbar dargestellt.

Hubspot

Die Plattform Hubspot bringt die drei Bereiche Marketing, Vertrieb und Service zusammen. Das soll das Customer-Relationship-Management möglichst effizient machen. Neben Content Management können Geschäftsabläufe auch automatisiert werden. Je nachdem, in welchem Bereich man das CRM-System nutzen möchte, beginnen Tarife im Sales bei 90 Euro im Monat pro Lizenz. Im Marketing startet Hubspot bei 792 Euro für 2.000 Marketingkontakte. Es gibt jedoch auch Pakete für Einzelpersonen und kleine Teams. Hier bietet Hubspot sogar eine kostenlose Variante an, in der jedoch nur wenige Tools integriert sind.

Pipedrive

Pipedrive ist ideal für kleine Startups bis hin zu Unternehmen mit mittleren Vertriebsteams geeignet. Neben Verkaufsanalysen für jeden Mitarbeiter werden benötigte Kundendaten aus externen Diensten übernommen. Somit kannst du auch den Versand von E-Mails und Rechnungen direkt aus Pipedrive vornehmen. Pipedrive Tarife starten bei 14 Euro – für den Wunsch nach unbegrenzten Möglichkeiten muss man 99 Euro zahlen.

Fazit

Ein CRM-System ist für ein Unternehmen ein nicht zu unterschätzendes Tool, um Abläufe zu automatisieren und möglichst effizient zu arbeiten. Es kann viele verschiedene Effekte hervorrufen und deinen Erfolg maßgeblich beeinflussen. Die Umsetzung liegt nun an dir!

Häufige Fragen zu CRM-Systemen