Immobilienverwaltung gründen mit innovativer Software

Mit welchen Themen beschäftigt sich eine Hausverwaltung tagtäglich?

Egal ob es um besondere Anlässe wie den Auszug einer Mietpartei geht oder um wiederkehrende Aufgaben, wie die wöchentliche Reinigung des Treppenhauses oder die Gewährleistung der Müllabfuhr – Hausverwaltungen übernehmen die Koordinierung der regelmäßigen Wartung und Pflege des Gebäudes, die meist von Dienstleistern wie Handwerkern oder Hausmeistern vorgenommen wird.

Inspektion und Reparatur

Stehen Inspektionen der technischen Anlagen im Haus an, wie beispielsweise der Schließanlagen, Tiefgaragen oder Aufzüge, müssen Reparaturen in Wohnung oder Haus vorgenommen werden, die z. B. die Lichtanlage betreffen, kommt das Gebäudemanagement ins Spiel. Es sorgt dafür, dass alle Elemente der Immobilie funktionieren und keine Gefahr für die Bewohner oder Mieter darstellen. Dafür müssen Dienstleister und Handwerker engagiert werden, die sich z. B. um die Bedienung und Kontrolle der Heizanlagen kümmern und die Reparaturen vornehmen.

Koordination von Handwerkern und Dienstleistern

Werden Handwerker und Dienstleister beauftragt, die nötigen Reparaturen umzusetzen und die regelmäßige Wartung zu übernehmen, werden diese von der Hausverwaltung koordiniert. Das betrifft beispielsweise Firmen für Heizungsinstallationen, Hausmeister oder Sanitärdienstleister.

Pflege des Außenbereichs

Auch den Außenbereich musst du als Teil der Hausverwaltung im Blick behalten. Dazu gehört die Pflege der Grünanlagen, der Wege und Außentreppen. Besonders im Winter müssen diese von Eis und Schnee befreit werden, indem du Wege streuen und Schnee schieben lässt. Auch die Hecken müssen gepflegt werden, um eine Gefährdung der Bewohner durch in den Weg ragende Äste zu vermeiden. Ob Gärtner, Winterdienst oder Hausmeister – auch hier müssen die Aufgaben von dir koordiniert werden.

Kommunikative Schnittstelle zwischen Bewohnern, Mietern und Handwerkern

Bestehen Mängel in der Wohnung oder haben Mieter Fragen z. B. zur Nutzung der Außenfensterbretter, kommen diese mit ihren Themen auf die Verantwortlichen des Gebäudemanagements zu. Auch die ggf. darauf folgenden Reparaturen müssen mit den Handwerkerbetrieben abgesprochen und beauftragt werden. Diese Aufgabe der kommunikativen Schnittstelle zwischen Bewohnern, Mietern und Dienstleistern übernimmst du als Teil der Hausverwaltung.

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Wie können dich Softwarelösungen unterstützen?

Im Gegensatz zur klassischen Arbeitsweise eines Gebäudemanagements kannst du mit einer Software mehr herausholen und so effektiver arbeiten. Das lohnt sich nicht nur für Startups in dieser Branche, sondern auch als Umstellung bereits etablierter Hausverwaltungen. Mit Modulen lassen sich die Softwarelösungen auf die jeweiligen Anforderungen deiner täglichen Arbeit abstimmen und unterstützen so deine Tätigkeit im Gebäudemanagement:

• Vereinfache die Kommunikation mit den einzelnen Gewerken mit einer Software und erfasse alle getroffenen Entscheidungen. So bleibt die Kommunikation nachvollziehbar und jederzeit einsehbar.
• Erspare dir das Suchen von Informationen und eine aufwändige Zettelwirtschaft. Mit einer Software kannst du Dokumente und Arbeitsprotokolle einfach verwalten und jederzeit einsehen.
• Steht eine Wartung der Sprinkleranlagen an oder ein Prüftermin für den Aufzug, kannst du mit der Software die Dienstleister rechtzeitig beauftragen und hast auch die nächsten Wartungstermine für die Gebäudeanlagen stets im Blick.
• Mithilfe von Projektmanagement-Tools können die beauftragten Heizungsinstallateure, Maler oder Prüfer koordiniert werden. Auch über den aktuellen Stand der Arbeiten bist du so immer informiert.
• Schnittstellen zu Großhändlern sorgen dafür, dass Materialien wie Holz oder Steine, die beispielsweise zur Ausbesserung der Wege gebraucht werden, mit wenigen Klicks bestellt werden können.

Wohnung nach Auszug: Instandhaltungsmaßnahmen mit einer Software managen

Wie du eine Softwarelösung für Gebäudemanagement konkret anwenden kannst, soll anhand des Beispiels eines Mieterwechsels gezeigt werden. Entschließen sich Bewohner eines Gebäudes, auszuziehen, kommen zahlreiche Aufgaben auf das Gebäudemanagement zu. So müssen beispielsweise die Böden ausgetauscht, neu tapeziert und gestrichen oder auch kleinere Reparaturen vorgenommen werden. Dafür werden Gewerke beauftragt, die diese Arbeiten professionell umsetzen. Eine Software für Gebäudemanagement kannst du in diesem Fall nutzen, um die verschiedenen Aufträge zu koordinieren und mit den Handwerkern zu kommunizieren. Transparent wird durch die Software ersichtlich, wie weit die Arbeiten sind und wann sie voraussichtlich abgeschlossen sein werden. So kannst du die nächsten Schritte planen und beispielsweise das Wohnungsinserat veröffentlichen, um Nachmieter zu finden.

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So profitierst du von einer Softwarelösung für Gebäudemanagement

Als Verantwortlicher, gerade im neu gegründeten Gebäudemanagement, musst du Möglichkeiten finden, die Arbeit zu erleichtern und effektiv zu gestalten. Nur so kann sich dein Unternehmen erfolgreich am Markt etablieren und hebt sich von den Mitbewerbern ab. Mit einer Software hebst du das Gebäudemanagement auf eine neue Ebene und profitierst von folgenden Vorteilen:

Zusammenarbeit und Kommunikation

Mit einer Software für Hausverwaltungen behältst du den Überblick über alle Aufträge, beispielsweise über Wartungsarbeiten am Warmwasserzähler, und kannst direkt mit Dienstleistern in Kontakt treten und den aktuellen Stand der Arbeiten erfahren. Diese vereinfachte Kommunikation ist auch mit den Mietern möglich, deren Daten direkt in der Software erfasst werden.

Transparenz und Überblick

Wie ausgelastet sind deine Mitarbeiter? Welche Termine stehen mit den Firmen an, die du für die Arbeiten an den Immobilien beauftragt hast? Auf einen Blick wird mithilfe einer Software ersichtlich, wie hoch das Arbeitspensum ist – so kann es effektiv gesteuert und die Arbeitskräfte eingesetzt werden. Auch aus Sicht der Mieter ist die Nutzung einer Gebäudemanagement-Software von Vorteil: So werden sie beispielsweise jederzeit über die Dauer der Wartungsarbeiten informiert und wissen, wann das Heizungssystem repariert ist und das Warmwasser wieder angestellt wird. Auch regelmäßige Termine wie die Müllabfuhr oder die Hausreinigung werden über eine Software abgebildet. Das schafft Transparenz und einen guten Überblick für alle Beteiligten.

Zeit- und Kostenersparnis

Wiederkehrende Termine können mithilfe einer Software automatisiert werden, indem die Verantwortlichen daran erinnert werden, die Zählerstände abzulesen, die Mülltonnen herauszustellen oder die Treppenhäuser zu reinigen. Ist die Arbeit erledigt, kann dies ebenfalls in der Software vermerkt werden. So sind sowohl die Hausverwaltung als auch die Dienstleister auf dem aktuellen Stand und du sparst Zeit sowie Kosten.

Mobil und umweltfreundlich

Eine Handwerker-Software ist nicht nur eine sinnvolle Zeit und Kostenersparnis, sondern noch dazu eine umweltfreundliche Alternative zum herkömmlichen Gebäudemanagement. Gerade als Startup hast du sicher die Nachhaltigkeit deines Unternehmens im Blick – deshalb ist eine digitale Management-Lösung sinnvoll, denn sie ist auf mobilen Apps einsetzbar und so von überall nutzbar. Dokumente in Papierform sind nicht mehr nötig, Protokolle und Daten sind von unterwegs einsehbar.

Worauf solltest du bei einer Softwarelösung für Gebäudemanagement achten?

Entscheidest du dich dafür, eine Software für dein Gebäudemanagement einzusetzen, solltest du die Module passend zu deinen Anforderungen wählen. So kannst du sie ideal für die Verwaltung von Wartungen, Reparaturen und Pflegearbeiten einsetzen sowie für die Kommunikation mit deinen Dienstleistern nutzen. Gleichzeitig ist eine Implementierung einer Software natürlich immer mit Kosten und Zeit verbunden, die deine Mitarbeiter für die Einarbeitung aufwenden müssen, um eine effektive Nutzung zu ermöglichen. Diese Aspekte im Hinterkopf behaltend, steht dem Einsatz einer Softwarelösung nichts mehr im Wege.

Fazit

Ob die Koordination von Dienstleistern bei Reparaturen, die Kommunikation mit Mietern bei Anfragen oder die Bestellung beim Großhandel – Softwarelösungen für das Gebäudemanagement bieten entscheidende Vorteile, indem sie für mehr Transparenz und Überblick zu sorgen. So lassen sich die Aufgaben im Gebäudemanagement effektiv bewältigen, während du Zeit und Kosten sparst.