GoBD – Diese wichtigsten Grundsätze bei steuerlichen Unterlagen

In der heutigen Zeit macht keiner mehr seine Buchhaltung händisch und erstellt Listen auf Papier. Das ist auch gar nicht mehr möglich, denn inzwischen sind für jeden Unternehmer die Meldungen ans Finanzamt nur noch über Elster möglich. Das bedeutet, dass auch für dich die Grundsätze der GoBD gelten. Moderne Buchhaltung gehört heute in jedes Unternehmen, aber man sollte diese Buchhaltung nicht nur dem System überlassen, sondern auch wissen, was dahinter steht und welche Rechte und Pflichten es für dich gibt.

Mehr zum Thema

Buchhaltungssoftware 2025: Die 9 besten Tools im Vergleich

Mit dem richtigen Buchhaltungssoftware-Vergleich klappt die schnelle Buchführung. Unser Überblick zeigt die 9 aktuell besten Tools aus 2025.

Andreas Fricke

0

Bildquelle: New Africa - stock.adobe.com

Buchhaltung für Anfänger: Die wichtigsten Grundlagen erklärt

Jeder Unternehmer muss sich mit der Buchhaltung oder ihren Grundlagen beschäftigen - das ist für Anfänger aber gar nicht so einfach.

Luisa Färber

0

Das solltest du über GoBD wissen

Die Grundsätze die in der GoBD verankert sind, wurden vom Bundesinnenministerium für Finanzen geschaffen. Jetzt erklärt sich vielleicht auch die Monsterbeschreibung, welche hinter der Abkürzung steht. Doch so lang diese Beschreibung auch sein mag, so haben diese Grundsätze der GoBD einen ganz einfachen Hintergrund. Im Laufe der Jahre wurde die Buchhaltung immer mehr digitalisiert und genau auf diese Entwicklung musst das Finanzministerium reagieren. Deshalb wurden neue Regeln für die digitale Buchführung in Form der GoBD geschaffen.

Eigentlich verständlich, denn jeder der sich mit digitalen Daten auskennt weiß, dass man sie kopieren, verändern und verschieben kann. Digitale Daten kann man ohne großen Aufwand anpassen, weshalb sie eine sehr geringer Beständigkeit haben. Für das Finanzamt stellte sich durch die digitale Buchhaltung das Problem, wie sie prüfen sollten, ob Rechnungen wirklich so ausgestellt worden sind und nicht nachträglich noch verändert wurden.

Für die Finanzbehörden hatten deshalb zwei Grundsätze eine ganz fundamentale Bedeutung, wenn es um die Aufzeichnung und die elektronische Datenerfassung geht. Die Daten müssen sicher sein und die Daten darf man nicht mehr verändern. Im Klartext heißt das für dich, dass du jederzeit in der Lage sein musst, eine Geschäfts-E-Mail an dich so zu sichern, dass man sie nicht löschen oder verändern kann. Genauso gilt dies für die Sicherstellung, dass keine unberechtigte Person darauf zugreifen kann. Und genau all das wird in der GoBD beschrieben und festgelegt.

Diese Regeln musst du bei der GoBD Pflicht einhalten

Es ist klar festgelegt, dass alle elektronischen Aufzeichnungen genau den gleichen Regeln und Prinzipien unterliegen, wie das bei händisch erstellten Büchern oder anderen Aufzeichnungen der Fall ist. Deshalb sollten alle deine Unterlagen wie folgt beschaffen sein:

• sie müssen jederzeit nachprüfbar und nachvollziehbar sein
• Unterlagen müssen der Wahrheit entsprechen und sie müssen fortlaufend geführt werden
• alle Unterlagen müssen vollständig, richtig und zeitgemäß sein
• außerdem müssen sie geordnet sein und es muss ausgeschlossen sein, dass sie veränderbar sind
• alle Geschäftsvorfälle müssen im Jahresabschluss erfasst sei
• die tatsächlichen Bestände müssen jährlich im Rahmen einer Inventur ermitteln werden. Gerade diese Inventur ist bei vielen Unternehmern wie dir nicht sonderlich beliebt, ist aber sehr wichtig für dein Unternehmen.
• außerdem ist es sehr wichtig, dass du zu jedem Geschäftsvorfall auch einen Beleg vorweisen kannst.

Diese Regeln einzuhalten ist nicht ganz einfach

Es mag sein, dass du jetzt denkst, dass diese Regeln im Rahmen der GoBD doch recht einfach und unkompliziert sind. Auf den ersten Blick mag das stimmen, doch wie so oft liegt der Teufel im Detail. Ich will dir dies an paar einfachen Beispielen aus dem deinem Unternehmeralltag veranschaulichen.

GoBD und die zeitnahe Buchung

Die Regeln der GoBD sehen vor, dass eine Zahlung von einem Kunden von dir schnell verbucht werden muss. Doch was heißt „schnell“ konkret? Eine Woche, zwei Wochen? Im Rahmen der GoBD gilt die 10-Tage-Regel. Konkret heißt es für dich, dass du innerhalb von maximal 10 Tagen einen unbaren Geschäftsvorfall erfassen musst. Doch Vorsicht, denn diese 10-Tages-Regel gilt nicht, wenn es sich im Bargeschäfte handelt. Diese müssen, sowohl Einnahmen als auch Ausgaben von dir täglich erfasst werden.

Welche Formate gilt es bei der GOBD zu beachten?

Auch beim Thema Formate, welche für die GoBD verwendet werden dürfen, gibt es einiges für dich zu beachten. Vom Bundesfinanzministerium wurde festgelegt, dass Dokumente auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen, bis auf wenige Ausnahmen. Es muss stets gewährleistet sein, dass Unterlagen, die bildlich oder inhaltlich gespeichert wurden, mit allen anderen Unterlagen übereinstimmen müssen. Klingt jetzt wahrscheinlich erst einmal logisch. Aber jetzt kommt das große Aber: Jegliche Form der Aufbewahrung richtet sich immer danach, wie die Daten auch entstanden sind oder in welcher Form du die Daten erhalten hast.

Konkret heißt das beispielsweise wie folgt: Du schreibst eine Rechnung mit Word, dann druckst du diese Rechnung aus und das Dokument überschreibst du dann wieder mit den Daten für eine neue Rechnung. In diesem Fall musst du dann die Rechnungen als Kopie in Papierform aufbewahren. Solltest du die Rechnungen allerdings nicht überschreiben, sondern diese in digitaler Form abspeichern, musst du diese in digitaler Form und als Version in Papierform aufbewahren. Seit der Überarbeitung der GoBD ist jedoch ausschließlich die digitale Archivierung zulässig, sofern sie den Anforderungen einer Revisionssicherheit entspricht. Du musst sicherstellen, dass digitale Dokumente unveränderlich gespeichert werden und mit den Originalunterlagen übereinstimmen. Diese musst du bei einer Betriebsprüfung jederzeit vorlegen können.

Darauf musst du bei der GoBD besonders achten

In erster Linie gelten für die GoBD die steuerrelevanten Daten. Doch für dich als Gründer, der mit einer Kasse arbeitet, also täglich mit Bargeldeingängen und Bargeldausgaben, besteht eine besondere Aufzeichnungspflicht. Täglich müssen von dir die Aufzeichnungen dafür angefertigt werden und eben auch konform mit den Vorgaben der GoBD sein. Wichtig ist hier für dich, dass du mit einem Kassensystem arbeitest, welches auch konform mit GoBD ist. Seit 2020 ist zudem die Nutzung einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) für Kassensysteme bestätigt, um die Manipulation von Kassendaten zu verhindern. Dein Kassensystem muss sicherstellen, dass alle Transaktionen korrekt und unveränderlich aufgezeichnet werden. Ohne ein geeignetes Kassensystem riskierst du bei Betriebsprüfungen Strafen oder Hinzuschätzungen. Gerade wenn du im Einzelhandel tätig bist, brauchst du ein ausgezeichnetes Kassensystem.

Achtung bei der Aufbewahrung einer E-Mail

Bei E-Mails ist besondere Vorsicht im Rahmen der GoBD geboten. Die Form der Aufbewahrung richtet sich nach Inhalt und Funktion der E-Mail. Wird eine E-Mail von dir in Form eines Geschäftsbriefes verschickt, dann musst du diese E-Mail vollständig aufbewahren. Hängst du jedoch eine Rechnung an, egal ob als PDF oder Word-Datei, dann ist nur die Datei aufzubewahren, nicht die eigentliche E-Mail. Eine Ausnahme besteht außerdem, wenn zusätzliche relevante Inhalte in der E-Mail enthalten sind. Moderne Dokumentenmanagementsysteme können hier hilfreich sein, um eine revisionssichere Archivierung sowohl von Anhängen als auch von E-Mails zu gewährleisten.

GoBD nicht mit GoB verwechseln

GoBD solltest du nicht mit GoB verwechseln. In der GoB werden nur die Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchführung aufgeführt. Dagegen werden in der GOBD die Regeln für die elektronische Buchführung noch genauer spezifiziert. In der GoB hast du eine thematische Aufteilung, die sich in folgende Grundlagen teilt:

• Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

• Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Bilanzierung

• Abgrenzungsgrundsätze

Dies gibt es für dich bei der GoBD grundsätzlich zu beachten

Der Vorgänger von GoBD hieß ja, wie oben schon beschrieben, GoB. In diesen Grundsätzen der GoB wurde klar geregelt, welcher Unternehmer buchführungspflichtig war oder nicht. Du darfst jetzt aber nicht glauben, dass die GoBD für dich nicht relevant ist, weil du bisher nicht GoB-pflichtig gewesen bist. Die GoBD gilt für alle Unternehmer, egal ob eine Bilanz erstellt werden muss oder eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung mit der Steuererklärung abgegeben werden muss. Konkret heißt das für dich, dass die GoBD für alle Selbständigen und alle Unternehmer gleichermaßen gilt. Es spielt daher keine Rolle, wie du deine Gewinne oder Verluste ermittelst. Also auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG setzt eine Anwendung der GoBD voraus.