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So bekommst du deine Kunden dazu keine Rechnung unbezahlt liegen zu lassen

Rechnung nicht bezahlt: 8 Tipps, deine Kunden zur Zahlung zu bewegen

Egal ob frisch gegrรผndet oder schon einige Jahre am Markt: Wenn der Kunde seine Rechnung nicht bezahlt, ist das mehr als nur รคrgerlich. Wรคhrend du kleinere Zahlungsversรคumnisse vielleicht noch ausgleichen kannst, kann dies bei einem Kunden mit groรŸem Auftragsvolumen schnell existenzbedrohend fรผr dich sein. Auch fรผr deine Planungssicherheit ist es deshalb entscheidend, dass deine Kunden ihre Rechnungen pรผnktlich begleichen. Mit diesen 8 Tipps fรผr unbezahlte Rechnungen sorgst du fรผr eine gute Zahlungsmoral bei deinen Kunden und erfรคhrst einfache Strategien fรผr den Fall, dass dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt.

Mein Kunde zahlt die Rechnung nicht โ€“ woran liegt das?

Der wohl hรคufigste Grund, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt: Er hat es schlicht vergessen. Es kann aber auch eine Zahlungsunfรคhigkeit deines Kunden vorliegen. Beispielsweise ist ein Investor abgesprungen oder ein GroรŸauftrag, dessen Umsatz eingeplant war, kam doch nicht zustande. Ebenfalls mรถglich ist: Der Kunde zahlt seine Rechnung nicht, um seine Liquiditรคt zu verbessern. So oder so reiรŸt die fehlende Zahlung aber eine Lรผcke in deine Finanzplanung. Gerade fรผr Dienstleister und kleine bis mittelgroรŸe Unternehmen kรถnnen eine oder mehrere fehlende Zahlungen schnell existenzbedrohend werden.

8 Tipps, wie du vorgehen kannst, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht zahlt

1. Tipp: รœber Geld spricht man doch!

Es existiert die weitverbreitete Annahme, dass Unternehmer das Thema Geld im Kundenkontakt umgehen sollen. Insgesamt ist die Frage nach dem Geld in der Vorstellung vieler mit Knauserigkeit oder Kleinlichkeit verknรผpft. Doch wenn du selbst ein Problem damit hast, offen eine angemessene Bezahlung fรผr deine Arbeit zu verlangen, merken das deine Kunden. Und sie beginnen damit, die nicht bezahlten Rechnungen schleifen zu lassen. Sei beim Thema Geld und unbezahlte Rechnungen also hรถflich, aber selbstbewusst, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde. Denn es ist keine Schande, fรผr gute Arbeit zeitnah einen Lohn einzufordern.

2. Tipp: Liegt es an dir, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Nichts ist unangenehmer, als einen Kunden fรผr das Nichtbegleichen einer Rechnung zu kontaktieren, wenn der Fehler bei dir liegt. Deshalb ist es sinnvoll, vorher ganz genau zu prรผfen, ob du selbst an alles gedacht hast. Hast du die nicht bezahlte Rechnung wirklich abgeschickt? War der Zahlungszeitraum klar definiert und ist die Summe korrekt? Hast du die nicht bezahlte Rechnung an die richtige Person geschickt? Sind deine angegebenen Bankdaten korrekt? Dabei solltest du unbedingt darauf achten, dass du deine Buchhaltung regelmรครŸig aktualisierst. Denn nur so siehst du alle Zahlungseingรคnge bzw. die Nichteingรคnge und kannst frรผhzeitig reagieren, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt.

3. Tipp: Positive und negative Verstรคrkung

Darรผber hinaus existieren auch ein paar Tricks der positiven und negativen Verstรคrkung, um schon vorher zu verhindern, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird. Dabei lรคsst sich zum Beispiel ein Rabatt verwenden, der deine Kunden zur Zahlung motiviert. Dieser sogenannte Skonto ist ein Nachlass von zwei Prozent, der aber nur innerhalb einer bestimmten Frist nach Rechnungserhalt mรถglich ist. Bei einem Gesamtzahlungsziel von 30 Tagen kรถnntest du also in der Rechnung auffรผhren, dass es zwei Prozent Rabatt gibt, aber nur innerhalb einer 14-tรคgigen Frist. Zudem kannst du auch direkt eine negative Verstรคrkung verwenden und eine Strafgebรผhr fรผr verspรคtete Zahlungen ankรผndigen, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt. Doch diese sollte bei unbezahlten Rechnungen nicht zu hoch sein, schlieรŸlich willst du deinen Kunden nicht verรคrgern.

4. Tipp: Vereinfachte Rechnungen durch Zahlungsmรถglichkeiten

Oftmals steigt das Risiko fรผr nicht bezahlte Rechnungen, wenn nicht genรผgend Zahlungsmรถglichkeiten vorhanden sind. Erarbeite die Bedingungen deshalb gemeinsam mit deinem Kunden und biete ihm verschiedene Zahlungsmรถglichkeiten an. Wenn du hier flexibel bist und auf seine Wรผnsche eingehst, schafft dies ein positives Klima in eurer Beziehung. Und dieses erhรถht wiederum seine Motivation, fristgerecht seine nicht bezahlte Rechnung zu bezahlen. Bei einem Online-Business bieten sich hingegen die gรคngigen Zahlungsmรถglichkeiten an, um zu verhindern, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird. Dazu gehรถren die klassische Online-รœberweisung, PayPal, aber auch neue beliebte Dienste fรผr unbezahlte Rechnungen, wie zum Beispiel Klarna.

5. Tipp: Eine freundliche Nachfrage zur nicht bezahlten Rechnung

Wenn der Zahlungszeitraum verstrichen ist, ohne dass der Kunde seine Rechnung bezahlt hat, gehe nicht gleich vom Schlimmsten aus. Fast immer sind dumme Zufรคlle oder harmlose Grรผnde die Ursache fรผr nicht bezahlte Rechnungen. Vielleicht ist die Rechnung in der Post verloren gegangen oder es kam kurzfristig ein Notfall dazwischen, wodurch die Rechnung einfach unterging. Deshalb melde dich am besten bei deinem Kunden und frage bei unbezahlten Rechnungen nach, ob er die Rechnung erhalten hat. Sollte sie nur in der falschen Ablage gelandet sein und deshalb ist die Rechnung nicht bezahlt, kann dein Kunde die Zahlung direkt veranlassen.

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6. Tipp: Die Zahlungserinnerung fรผr unbezahlte Rechnungen

Wenn dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt und du trotz Nachfrage keine Antwort bekommst, sende eine neutrale Zahlungserinnerung. Bleibe weiterhin hรถflich, aber bestimmt im Ton. Denn der Kunde kann die Rechnung zwar vergessen, aber er muss trotzdem wissen, dass du die nicht bezahlte Rechnung bemerkt hast. Dabei solltest du unbedingt eine klare Frist fรผr die erwartete Zahlung setzen, bei unbezahlten Rechnungen zum Beispiel sieben Tage. Denn das schafft mehr Verbindlichkeit als die allgemeine Bitte, bald die Zahlung fรผr die unbezahlte Rechnung anzuweisen.

7. Tipp: Eine Mahnung schicken, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird

Wenn auch auf die Zahlungserinnerung kein Geldeingang auf nicht bezahlte Rechnungen erfolgt, ist eine Mahnung der nรคchste Schritt.  Denn manche Kunden zahlen ihre Rechnungen leider erst dann, wenn sie die erste Mahnung erhalten. Wenn dies verlรคsslich geschieht, ist es zwar รคrgerlich, gibt dir aber zumindest wieder Planungssicherheit. Dabei sollte dein Ton in der Mahnung noch immer sachlich, aber zunehmend deutlicher sein. Generell setzen viele Unternehmen auf insgesamt drei Mahnungen, doch das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jedoch ist es wichtig, dass jede Mahnung ein klares Zahlungsziel beinhaltet. Am Ende der letzten Mahnung taucht dann der Hinweis fรผr die Einleitung rechtlicher Schritte auft, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird.

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8. Tipp: Weitere rechtliche Schritte einleiten

Spรคtestens die Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens bringt deinen Kunden dazu, seine nicht bezahlten Rechnung zu begleichen. Nur wenige Ausnahmen verweigern auch weiterhin die Zahlung. Wenn du an einen solchen Kunden geraten bist und die Rechnung nicht bezahlt wird, bleiben dir zwei verschiedene Mรถglichkeiten:

  • Zum einen kannst einen Mahnantrag an das Mahngericht schicken, das fรผr deinen Geschรคftssitz verantwortlich ist. Ist formal nichts zu beanstanden, schickt das Gericht einen Mahnbescheid an deinen Kunden. Die Kosten fรผr den Mahnbescheid in Hรถhe von ca. 30 Euro musst du dabei vorstrecken. Wenn dein Kunde dann jedoch Widerspruch einlegt und eine  Gerichtsverhandlung ansteht, kommen noch die Kosten fรผr deinen Anwalt hinzu.
  • Alternativ kannst du fรผr Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen auch ein Inkassounternehmen einschalten. Dieses โ€žkauftโ€œ die Rechnung von dir und treibt den Betrag selbst ein. Auf diese Weise erhรคltst du zwar schneller dein Geld, wenn deine Rechnung nicht bezahlt ist, allerdings bekommst nicht die volle Summe der Rechnung.

Weitere Informationen zu deinen Rechten bei nicht bezahlten Rechnungen findest du hier.

Kunde zahlt die Rechnung nicht โ€“ kann ich mich absichern?

Eine Vorsorgemรถglichkeit bietet eine Kreditversicherung. Mit dieser schรผtzt du dich vor Schรคden durch Zahlungsausfรคlle. Bist du ein Dienstleister und gibst deinem Kunden einen gewissen Zeitraum zum Begleichen der Rechnung, gehst du einen sogenannten Lieferantenkredit ein. Denn der Kunde (Abnehmer) hat seine Dienstleistung bereits erhalten, aber noch nicht bezahlt.

Mit einer Kreditversicherung sicherst du dich im Falle der Zahlungsunfรคhigkeit oder des Zahlungsverzugs deines Kunden ab. Dein Kunde zahlt die Rechnung nicht, auch trotz erfolgter Mahnung. In dem Fall รผbertrรคgst du das Forderungsinkasso an deinen Kreditversicherer. Schlรคgt auch das Inkasso fehl, erhรคltst du eine Entschรคdigung in Hรถhe von 70 bis 90 Prozent deiner Nettoforderung. Die mรถglichen Vorteile durch eine Kreditversicherung, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird:

  • Die Versicherung greift (je nach Police) sowohl national als auch international.
  • Der Betrag fรผr die Kreditversicherung richtet sich nach den Bedรผrfnissen deines Unternehmens und kann angepasst werden.
  • Kreditversicherer nehmen Bewertungen von Unternehmen vor. Auf diese Weise kannst du potenziell riskante Kunden meiden. Gleichzeitig lassen sich so zuverlรคssige Kunden erkennen und โ€“ etwa mit Rabatten โ€“ langfristig binden.
  • Die Kreditversicherung ist eine steuerlich absetzbare Unternehmensleistung.
Kunde zahlt Rechnung nicht - Bewertung durch KreditversichererBildquelle: oatawa - stock.adobe.com
Ein Kreditversicherer bewertet neue und bestehende Kunden. So kannst du das Risiko minimieren, dass der Kunde seine Rechnung nicht zahlt.

Mit KI zur pรผnktlichen Zahlung: So klapptโ€™s

Kรผnstliche Intelligenz kann helfen, Zahlungserinnerungen gezielt und effektiv einzusetzen. KI-Tools wie Zendesk oder Freshdesk analysieren das Zahlungsverhalten von Kunden und erstellen maรŸgeschneiderte Erinnerungen, die an das richtige Timing und den Tonfall angepasst sind. Diese personalisierten Nachrichten erhรถhen die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zahlung und entlasten gleichzeitig das Forderungsmanagement-Team.

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Fazit: Keine Panik, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird

Nicht bezahlte Rechnungen sind immer รคrgerlich. Aber zum Glรผck kannst du vieles tun, um dieses Problem direkt zu vermeiden. Generell lohnt es sich immer, ein gutes Verhรคltnis zum Kunden aufzubauen, sodass sich auch Zahlungsprobleme frรผhzeitig ansprechen lassen und Lรถsungen bereitstehen. Dabei solltest du bei unbezahlten Rechnungen immer hรถflich bleiben, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt. Doch es gibt auch Grenzen, denn schlieรŸlich geht es um eine Rechnung fรผr deine erbrachte Dienstleistung, um deine Existenz zu sichern.

Hรคufige Fragen (FAQ), wenn ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt

Was tun, wenn jemand die Rechnung nicht bezahlt?

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt, solltest du zunรคchst eine Zahlungserinnerung und dann Mahnungen senden. Kommt dann keine Antwort, kannst du einen Anwalt einschalten oder ein Inkassounternehmen beauftragen.

Wie viele Mahnungen verschickt man bei nicht bezahlten Rechnungen?

Die Anzahl der Mahnungen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jedoch hat es sich allgemein bewรคhrt, insgesamt drei Mahnungen zu verschicken und erst dann weitere rechtliche Schritte einzuleiten.

Wie viel kostet ein Mahnbescheid vom Mahngericht?

Wenn du einen offiziellen Mahnbescheid รผber ein Mahngericht verschicken lรคsst, kostet das ca. 30 Euro. Die Kosten sind je nach Bundesland unterschiedlich und lassen sich beim zustรคndigen Amtsgericht erfragen.

Wie kann KI dabei helfen, Kunden zur pรผnktlichen Zahlung zu motivieren?

KI-Tools kรถnnen das Zahlungsverhalten von Kunden analysieren und gezielt Erinnerungen mit dem passenden Ton und Timing erstellen. Dadurch wirken Mahnungen persรถnlicher und erhรถhen die Chancen, dass Kunden schneller zahlen.

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รœber den Autor

Autorenprofil: Andreas Fricke

Andreas Fricke

Andreas war von Mรคrz 2022 bis Februar 2024 in der Redaktion von Grรผnder.de. Hier verantwortete er die Bereiche Franchise- und Grรผnder-Verzeichnis, auรŸerdem arbeitet er regelmรครŸig an neuen Bรผchern und eBooks auf unserem Portal. Zuvor hat er 5 Jahre lang in einer Online-Marketing-Agentur fรผr verschiedenste Branchen Texte geschrieben. Sein textliches Know-how zieht er aus seinem Studium im Bereich Journalismus & Unternehmenskommunikation.

Hast du noch Fragen?

Eine Antwort

  1. Ich ziehe nicht erst als letzten Schritt ein Inkassounternehmen zu Rate. Bei ausbleibender Zahlung versende ich 2 Mahnungen und nehme dann die professionelle Hilfe in Anspruch, sofern dies nicht bereits zu einer Zahlung gefรผhrt hat. Dies deckt dann zumindest den GroรŸteil der laufenden Kosten. Vielen Dank.

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