Aufbewahrungspflichten für geschäftliche und private Dokumente

Die Aufbewahrungsfrist definiert den Zeitrahmen, innerhalb dessen dokumentationspflichtige Unterlagen systematisch archiviert werden müssen. Dabei geht es zum einen darum, selbst jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente zu haben, und zum anderen darum, dem Finanzamt die Einsicht in die Geschäftsunterlagen zu ermöglichen, vor allem bei steuerlichen Betriebsprüfungen. Weitere wichtige Informationen über die Aufbewahrungspflichten, auch für Unternehmen erhältst du in diesem Artikel

Rechtliche Rahmenbedingungen für die Aufbewahrungspflichten von Dokumenten für Unternehmen

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist in den Bereichen des Steuer- und Handelsrechts festgelegt:

Steuerrechtliche Aufbewahrungsverpflichtungen (AO)

Gemäß der Abgabenordnung, einem zentralen Bestandteil des Steuerrechts, sind die Anforderungen für die Aufbewahrung von Unterlagen festgeschrieben (§147 AO). Danach müssen alle Unternehmerinnen und Unternehmer, die buchführungspflichtig sind, auch den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten in Deutschland nachkommen. § 140 AO erweitert diese Pflichten, indem auch diejenigen, die ihre Bücher aufgrund anderer gesetzlicher Vorgaben führen, die steuerlichen Regelungen erfüllen müssen. Dies bedeutet, dass manche Geschäftsleute zusätzlich die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) berücksichtigen müssen.

Buchhaltungssoftware 2024: Die 9 besten Tools im Vergleich

Mit dem richtigen Buchhaltungssoftware-Vergleich klappt die schnelle Buchführung. Unser Überblick zeigt die 9 aktuell besten Tools aus 2024.

mehr lesen ...

Handelsrechtliche Aufbewahrungsverpflichtungen (HGB)

Nach § 257 HGB sind alle Kaufleute dazu verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Zudem muss die Buchführung laut § 238 HGB so angelegt sein, dass Dritte, wie beispielsweise das Finanzamt, alle Geschäftsvorfälle vollständig nachvollziehen können.

Die revisionssichere Archivierung spielt im Kontext der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine wichtige Rolle. Auf unserer Informationsseite zu den GoBD findest du daher Details zu den Kriterien für eine ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern.

Aufbewahrungspflicht: Wer muss Dokumente aufbewahren?

Grundsätzlich sind alle, die buchführungspflichtig sind, auch zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet. Dies betrifft nicht nur Kapital- und Personengesellschaften wie GmbH, OHG, KG, AG, sondern auch Einzelunternehmer sowie Land- und Forstwirte, die bestimmte Einkommens- und Umsatzschwellen überschreiten:

• Einzelunternehmer mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro oder einem Jahresgewinn über 80.000 Euro,
• Land- und Forstwirte, die jährlich mehr als 100.000 Euro Gewinn erzielen oder Land mit einem Wirtschaftswert über 25.000 Euro bewirtschaften.

Gesetzliche Fristen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: 6 oder 10 Jahre?

Die gesetzlichen Fristen für die Aufbewahrung steuerrelevanter Geschäftsunterlagen betragen je nach Dokumententyp 6 oder 10 Jahre, wie in der Abgabenordnung geregelt:

Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist, festgelegt in § 147 Abs. 3 AO in Verbindung mit § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO, gilt für:

• Geschäftsbücher sowie -aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanzen und zugehörige Dokumente,
• Buchungsbelege und Rechnungen,
• Bankdokumente,
• Fahrtenbücher,
• Steuererklärungen und -anmeldungen.

Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gilt eine 6-jährige Frist. Dazu zählen:

• Erhaltene und versandte Geschäftsbriefe,
• Kopien von Geschäftsbriefen,
• Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen, wie Angebote, Verträge oder Versicherungspolicen.

Kostenlose Rechnungsprogramme: 7 Tools im Vergleich

Du möchtest mit einem Rechnungs-Tool arbeiten, aber kein Geld dafür ausgeben? Wir zeigen dir die besten kostenlosen Rechnungsprogramme.

mehr lesen ...

Folgen von Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten von Unternehmen

Unternehmer, die die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nicht einhalten, indem sie Dokumente verbergen, vernichten oder beschädigen und somit die Vermögensübersicht erschweren, begehen eine Verletzung der Buchführungspflicht. Die Nichteinhaltung kann daher strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, die im Strafgesetzbuch (StGB) und in der Abgabenordnung (AO) geregelt sind.

Das Finanzamt ist in solchen Fällen befugt, Einkünfte und Umsätze auf Basis von Branchenvergleichen zu schätzen, falls eine präzise Besteuerungsgrundlage aufgrund lückenhafter Unterlagen nicht festgestellt werden kann (§ 162 AO). Abhängig vom Einzelfall kann das Gericht eine Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung feststellen, was zu hohen Geldbußen oder Freiheitsstrafen führen kann.

Aufbewahrungszeiträume für private Dokumente

Im Gegensatz zu Unternehmern und Kaufleuten unterliegen Privatpersonen nicht denselben strengen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Steuer- oder Handelsrecht. Es gibt jedoch bestimmte Dokumente, deren Aufbewahrung für Privatleute sinnvoll ist, insbesondere im Kontext der Steuererklärung, um dem Finanzamt bei Bedarf notwendige Informationen bereitstellen zu können. Hier sind einige Empfehlungen für die Aufbewahrungsdauer wichtiger privater Dokumente:

Rechnungen und Belege

Für hochwertige Käufe wie Möbel, elektronische Geräte sowie Online-Bestellungen wird eine Garantiezeit von 2 Jahren gewährt. Um für eventuelle Reklamationen gerüstet zu sein, empfiehlt sich daher die Aufbewahrung dieser Belege für die Dauer der Garantiezeit.

Kontoauszüge und Bankdokumente

Kontoauszüge, die wichtige Transaktionen sowie laufende Vertragszahlungen oder den Kauf neuer Gegenstände dokumentieren, sollten mindestens über die Garantiezeit dieser Anschaffungen hinweg aufbewahrt werden. Eine generelle Empfehlung ist eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren.

Steuerdokumente

Für private Steuerdokumente gibt es keine vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist. Dennoch ist es ratsam, sie zur Nachweisführung für eventuelle zukünftige Anträge oder steuerrechtliche Änderungen aufzubewahren.

Bildquelle: New Africa - stock.adobe.com

Buchhaltung für Anfänger: Die wichtigsten Grundlagen erklärt

Jeder Unternehmer muss sich mit der Buchhaltung oder ihren Grundlagen beschäftigen - das ist für Anfänger aber gar nicht so einfach.

mehr lesen ...

Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Auch wenn keine Pflicht besteht, dienen Gehaltsnachweise als wichtige Belege für die Steuererklärung und sollte man daher bis zur Rente aufbewahr, um bei der Rentenberechnung zu helfen.

Versicherungsdokumente

Versicherungsunterlagen sollte man während der Vertragslaufzeit aufbewahren, wobei steuerrelevante Dokumente den Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen folgen sollten.

Mietverträge

Mietverträge sollte man entsprechend der dreijährigen Verjährungsfrist aufbewahrn.

Zeugnisse und Urkunden

Wichtige persönliche Dokumente wie Geburtsurkunden und Abschlusszeugnisse haben eine unbegrenzte Aufbewahrungszeit und sollte man daher niemals entsorgen.

Start der Aufbewahrungsfrist

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Zum Beispiel beginnt die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss 2020, der im Juni 2021 eingereicht wurde, am 1. Januar 2022 und endet am 31. Dezember 2031.

Form der Aufbewahrung

Dokumente können sowohl in Papierform als auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Nutzung digitaler Archivierungssysteme entspricht den Anforderungen der GoBD und spart zudem Lagerplatz.

TIPP: Jetzt Buchführung Finanzamt-konform digitalisieren

Alle Buchhaltungs-Regeln immer Finanzamt-konform erfüllen, ohne selbst ein Buchhaltungs-Profi zu sein – das geht mit lexoffice vom Marktführer Lexware. Bereits über 250.000 Freelancer und Unternehmen profitieren von lexoffice. 

>> Jetzt lexoffice für 6 Monate mit 100% Rabatt sichern <<