Vom Angebot zur Rechnung: Darauf solltest du achten

Um dir einen umfassenden Überblick zu bieten, verraten wir vorab, welche Fragen zum Thema „Angebot und Rechnung“ in diesem Artikel beantwortet werden:

• Was ist ein Angebot und was eine Rechnung?
• Was muss ich beim Kaufvertrag beachten?
• Wie erstelle ich ein Angebot?
• Was gibt es bei der Angebotserstellung zu beachten?
• Wie schreibe ich eine Rechnung?
• Was ist eine Kleinunternehmerrechnung?
• Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
• Wie schreibe ich eine ausländische Rechnung?
• Wie storniere ich eine Rechnung?

Angebot und Rechnung

Angebot und Rechnung sind zwei grundsätzlich verschiedene Sachen. Bei einem Angebot handelt es sich um eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Hierbei bietest du deinem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bestimmten Konditionen an. Damit weiß dein Kunde genau, was er zu welchem Preis bekommt, wenn er das Angebot annimmt.

Eine Rechnung erfolgt nach dem Kauf und ist die Mitteilung über das im Rahmen des Kaufvertrags fällige Entgelt. Mit einer Rechnung informierst du deinen Kunden darüber, welcher Betrag für das gekaufte Produkt oder die gekaufte Dienstleistung fällig wird.

Der Kaufvertrag: Vom Angebot zur Rechnung

Verkaufst du dein Produkt oder deine Leistung an einen Kunden, schließt du streng genommen einen Vertrag ab. Nämlich einen Kaufvertrag. Ein Kaufvertrag besteht immer aus zwei übereinstimmenden Willenserklärungen (WE). Es ist wie bei der Hochzeit: Beide müssen “Ja” sagen – sowohl du als Unternehmer als auch dein Kunde.

Ein Kaufvertrag kann beispielsweise so zustande kommen:

• Angebot des Unternehmers (1. WE) → Bestellung durch den Kunden (2. WE)
• Direkte Bestellung des Kunden (1. WE) → Bestellbestätigung des Unternehmers (2. WE)

Der Kaufvertrag selbst ist Teil eines großen Ganzen – des Kaufprozesses. Der beginnt oft mit einer unverbindlichen Anfrage des Kunden und führt über die Rechnung bis zur Zahlung.

Angebot erstellen: Diese Angaben sind wichtig

Ein wichtiger Teil des Kaufprozesses, neben der Rechnung, ist die Erstellung eines Angebots. Rechtliche Vorgaben zu den Inhalten eines Angebots existieren nicht. Folgende Punkte sollte dein Angebot jedoch immer beinhalten – um Missverständnissen vorzubeugen:

• Deine Unternehmensdaten
• Name und Anschrift deines Kunden
• Angebot- und Gültigkeitsdatum
• Angaben zum Produkt/ zur Leistung (Preis am besten aufgeteilt in Nettopreis, Bruttopreis und Umsatzsteuersatz)
• Zahlungsbedingungen
• Lieferbedingungen und Versandkosten
• Hinweis auf deine AGB

Wichtig: Bei einem Angebot handelt es sich immer um eine rechtlich verbindliche Willenserklärung zum Verkauf eines Produktes/ einer Leistung an eine bestimmte Person. Verbindlich meint hier auch tatsächlich verbindlich. Mit Klauseln wie “unverbindlich” , “Preise vorbehalten” oder “ohne Gewähr” kannst du dich im Regelfall nicht aus der Affäre ziehen.

Mit einer intuitiven Software wie Lexware Office erstellst du Angebote in nur wenigen Klicks – sicher, übersichtlich und automatisiert. So bleibt dein Angebot transparent und überzeugend.

Angebot erstellen: Beachte außerdem Folgendes

Neben den Formalitäten gibt es noch einige weitere Dinge, die man beim Schreiben eines Angebots beachten sollte, bevor es irgendwann zur Rechnung geht:

• Achte darauf, dass das Angebot den Bedürfnissen des Kunden entspricht. Erstelle dafür ruhig individuelle Angebote.
• Rabatte kommen bei Kunden immer gut an. Sieh also zu, dass du sie auch gründlich durchkalkulierst, damit dein Angebot noch rentabel bleibt.
• Erstelle dein Angebot immer mit deinem Corporate Design oder einem anderen professionellen Design. Das überzeugt den Kunden in der Regel mehr, als einfach nur ein weißes Blatt Papier.
• Überprüfe dein Angebot genau, also schaue dir nochmal ganz genau die einzelnen Summen durch.

Rechnung schreiben: Diese Angaben sind wichtig

Nimmt dein Kunde das Angebot an und hast du deine Leistung erbracht, musst du im nächsten Schritt eine Rechnung schreiben. Dabei handelt es sich um ein Dokument, mit dem du deinen Kunden über das aufgrund eures Kaufvertrags fällige Entgelt informierst.

Anders als beim Angebot, musst du hier rechtliche Vorgaben einhalten. Zu den Pflichtangaben auf deiner Rechnung zählen:

• Deine Unternehmensdaten (inkl. Steuernummer)
• Name und Anschrift deines Kunden
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungs- und Lieferdatum
• Angaben zum Produkt / zur Leistung (Preis immer aufgeteilt in Nettopreis, Bruttopreis und Umsatzsteuersatz)

Darüber hinaus sind folgende freiwillige Angaben ebenfalls sinnvoll:

• Fälligkeitsdatum
• Deine Kontoverbindung
• Weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer und Email-Adresse

Rechnungen müssen nicht kompliziert sein, denn mit praktischen Buchhaltungstools kannst du deine Finanzen mühelos organisieren. Mit Lexware Office behältst du den Überblick über alle Zahlungsdetails und erstellst Rechnungen fehlerfrei – schnell, professionell und ohne Mehraufwand.

Die Kleinunternehmerrechnung

Vermutlich hast du davon schon einmal gehört: Die Kleinunternehmerregelung. Sie erleichtert Gründern wie dir kurz gesagt die Buchhaltung. Denn machst du weniger als 17.500€ Umsatz im Jahr, giltst du als Kleinunternehmer und musst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Und daher auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Für deine Kleinunternehmerrechnung bedeutet das: Du darfst auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Zudem musst du den Verweis anbringen “Im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer”.

Die Kleinbetragsrechnung

Die Kleinunternehmerrechnung ist nicht zu verwechseln mit der Kleinbetragsrechnung. Als Kleinbetragsrechnungen werden alle Rechnungen bezeichnet, deren Rechnungssumme weniger als 150€ (inkl. USt.) beträgt. Bei Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Pflichtangaben für dich als Rechnungssteller, nämlich:

• Dein Name und deine Anschrift
• Ausstellungsdatum
• Angaben zum Produkt / zur Leistung
• Steuerbetrag und Steuersatz
• Bruttopreis

Ein Kassenbon oder eine Quittung beispielsweise gelten im Regelfall als Kleinbetragsrechnung. Beträgt dein Einkauf im Supermarkt also weniger als 150€, genügt für deine Buchhaltung der Kassenbon als Beleg. Du musst dir keine “ordentliche” Rechnung ausstellen lassen.

Hinweis: Was ist, wenn du an der Kasse merkst, dass du die 150€-Grenze überschreiten wirst? Dann teilst du deinen Einkauf einfach auf zwei Einkäufe, z.B. zu jeweils 80€ auf.

Rechnungen schreiben: EU-Ausland und Drittland

Was passiert, wenn du nun an einen Kunden mit Sitz im Ausland eine Rechnung oder ein Angebot schreiben musst? Dann greifen unterschiedliche Vorgaben:

Innergemeinschaftliche Lieferung (EU)

Führst du geschäftliche Beziehungen mit einem Kunden aus dem EU-Ausland, handelt es sich um eine so genannte innergemeinschaftliche Lieferung. Dieses Reverse-Charge-Verfahren kehrt die Umsatzsteuerschuldnerschaft um. Das bedeutet, dass nicht du als Unternehmer Umsatzsteuer beim Kunden einhebst, sondern der Kunde die Umsatzsteuer direkt an sein Finanzamt abführt. Das erleichtert den EU-Handel ungemein. Auf deiner Rechnung weist du also keine Umsatzsteuer aus, sondern bringst den Vermerk an: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wird hingewiesen”. Außerdem musst du statt der Steuernummer deine Umsatzsteuer-ID und diejenige deines Kunden angeben.

Hinweis: Das Reverse-Charge Verfahren greift nur, wenn sowohl du als auch dein Kunde eine Umsatzsteuer-ID besitzt. Bist du Kleinunternehmer, kannst du für EU-weite Lieferungen eigens eine Umsatzsteuer-ID beantragen.

Ausfuhrlieferung (Drittland)

Hat dein Kunde seinen Geschäftssitz nicht innerhalb der EU, sondern in einem Drittland wie China, Russland oder den USA, handelt es sich um eine Ausfuhrlieferung. Auch diese Ausfuhrlieferung ist – analog zur innergemeinschaftlichen Lieferung – umsatzsteuerbefreit. Das bedeutet, dass du auf deiner Rechnung wieder keine Umsatzsteuer ausweisen darfst. Im Unterschied zum Reverse-Charge-Verfahren ist in diesem Fall keine Umsatzsteuer-ID nötig.

Rechnung stornieren

Wahrscheinlich ist dir das auch schon einmal passiert: Du schreibst eine Rechnung, überfliegst sie noch einmal kurz, klickst auf “versenden” – und dann fällt dir auf dass das Rechnungsdatum falsch ist. Oder der Rechnungsbetrag nicht stimmt. Die Lösung: Löschen und eine neue Rechnung schreiben? Nein. Rechnungen sind wichtige Dokumente für deine Buchhaltung und sollten deshalb nie gelöscht werden. Das Steuerrecht sieht dafür eine andere Lösung vor: Die Stornorechnung.

Mit einer Stornorechnung “negierst” du quasi die ursprüngliche Rechnung, indem du den Rechnungsbetrag mit einem Minuszeichen versiehst. Wichtig ist: Weise in der Stornorechnung auf die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung hin – so kannst du auch später noch einen Bezug herstellen. Hast du die Stornorechnung erstellt und an deinen Kunden versendet, kannst du deinem Kunden nun eine neue, korrigierte Rechnung schreiben.

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Häufige Fragen (FAQ) zum Angebot und zur Rechnung