So stellst du beide Dokumente richtig aus
Vom Angebot zur Rechnung: Darauf solltest du achten


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Wer selbststรคndig ist muss wissen, wie man ein Angebot und eine Rechnung schreibt.
Inhaltsverzeichnis
- Angebot und Rechnung
- Der Kaufvertrag: Vom Angebot zur Rechnung
- Angebot erstellen: Diese Angaben sind wichtig
- Angebot erstellen: Beachte auรerdem Folgendes
- Rechnung schreiben: Diese Angaben sind wichtig
- Die Kleinunternehmerrechnung
- Die Kleinbetragsrechnung
- Rechnungen schreiben: EU-Ausland und Drittland
- Rechnung stornieren
- Keine Kopfschmerzen mehr bei der Buchhaltung
- Hรคufige Fragen (FAQ) zum Angebot und zur Rechnung
Gesamtes Inhaltsverzeichnis anzeigen
- Angebot und Rechnung
- Der Kaufvertrag: Vom Angebot zur Rechnung
- Angebot erstellen: Diese Angaben sind wichtig
- Angebot erstellen: Beachte auรerdem Folgendes
- Rechnung schreiben: Diese Angaben sind wichtig
- Die Kleinunternehmerrechnung
- Die Kleinbetragsrechnung
- Rechnungen schreiben: EU-Ausland und Drittland
- Rechnung stornieren
- Keine Kopfschmerzen mehr bei der Buchhaltung
- Hรคufige Fragen (FAQ) zum Angebot und zur Rechnung
Um dir einen umfassenden รberblick zu bieten, verraten wir vorab, welche Fragen zum Thema „Angebot und Rechnung“ in diesem Artikel beantwortet werden:
- Was ist ein Angebot und was eine Rechnung?
- Was muss ich beim Kaufvertrag beachten?
- Wie erstelle ich ein Angebot?
- Was gibt es bei der Angebotserstellung zu beachten?
- Wie schreibe ich eine Rechnung?
- Was ist eine Kleinunternehmerrechnung?
- Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
- Wie schreibe ich eine auslรคndische Rechnung?
- Wie storniere ich eine Rechnung?
Angebot und Rechnung
Angebot und Rechnung sind zwei grundsรคtzlich verschiedene Sachen. Bei einem Angebot handelt es sich um eine empfangsbedรผrftige Willenserklรคrung. Hierbei bietest du deinem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bestimmten Konditionen an. Damit weiร dein Kunde genau, was er zu welchem Preis bekommt, wenn er das Angebot annimmt.
Eine Rechnung erfolgt nach dem Kauf und ist die Mitteilung รผber das im Rahmen des Kaufvertrags fรคllige Entgelt. Mit einer Rechnung informierst du deinen Kunden darรผber, welcher Betrag fรผr das gekaufte Produkt oder die gekaufte Dienstleistung fรคllig wird.
Der Kaufvertrag: Vom Angebot zur Rechnung
Verkaufst du dein Produkt oder deine Leistung an einen Kunden, schlieรt du streng genommen einen Vertrag ab. Nรคmlich einen Kaufvertrag. Ein Kaufvertrag besteht immer aus zwei รผbereinstimmenden Willenserklรคrungen (WE). Es ist wie bei der Hochzeit: Beide mรผssen โJaโ sagen – sowohl du als Unternehmer als auch dein Kunde.
Ein Kaufvertrag kann beispielsweise so zustande kommen:
- Angebot des Unternehmers (1. WE) โ Bestellung durch den Kunden (2. WE)
- Direkte Bestellung des Kunden (1. WE) โ Bestellbestรคtigung des Unternehmers (2. WE)
Der Kaufvertrag selbst ist Teil eines groรen Ganzen – des Kaufprozesses. Der beginnt oft mit einer unverbindlichen Anfrage des Kunden und fรผhrt รผber die Rechnung bis zur Zahlung.
Angebot erstellen: Diese Angaben sind wichtig
Ein wichtiger Teil des Kaufprozesses, neben der Rechnung, ist die Erstellung eines Angebots. Rechtliche Vorgaben zu den Inhalten eines Angebots existieren nicht. Folgende Punkte sollte dein Angebot jedoch immer beinhalten – um Missverstรคndnissen vorzubeugen:
- Deine Unternehmensdaten
- Name und Anschrift deines Kunden
- Angebot- und Gรผltigkeitsdatum
- Angaben zum Produkt/ zur Leistung (Preis am besten aufgeteilt in Nettopreis, Bruttopreis und Umsatzsteuersatz)
- Zahlungsbedingungen
- Lieferbedingungen und Versandkosten
- Hinweis auf deine AGB
Wichtig: Bei einem Angebot handelt es sich immer um eine rechtlich verbindliche Willenserklรคrung zum Verkauf eines Produktes/ einer Leistung an eine bestimmte Person. Verbindlich meint hier auch tatsรคchlich verbindlich. Mit Klauseln wie โunverbindlichโ , โPreise vorbehaltenโ oder โohne Gewรคhrโ kannst du dich im Regelfall nicht aus der Affรคre ziehen.
Mit einer intuitiven Software wie Lexware Office erstellst du Angebote in nur wenigen Klicks โ sicher, รผbersichtlich und automatisiert. So bleibt dein Angebot transparent und รผberzeugend.
Angebot erstellen: Beachte auรerdem Folgendes
Neben den Formalitรคten gibt es noch einige weitere Dinge, die man beim Schreiben eines Angebots beachten sollte, bevor es irgendwann zur Rechnung geht:
- Achte darauf, dass das Angebot den Bedรผrfnissen des Kunden entspricht. Erstelle dafรผr ruhig individuelle Angebote.
- Rabatte kommen bei Kunden immer gut an. Sieh also zu, dass du sie auch grรผndlich durchkalkulierst, damit dein Angebot noch rentabel bleibt.
- Erstelle dein Angebot immer mit deinem Corporate Design oder einem anderen professionellen Design. Das รผberzeugt den Kunden in der Regel mehr, als einfach nur ein weiรes Blatt Papier.
- รberprรผfe dein Angebot genau, also schaue dir nochmal ganz genau die einzelnen Summen durch.
Rechnung schreiben: Diese Angaben sind wichtig
Nimmt dein Kunde das Angebot an und hast du deine Leistung erbracht, musst du im nรคchsten Schritt eine Rechnung schreiben. Dabei handelt es sich um ein Dokument, mit dem du deinen Kunden รผber das aufgrund eures Kaufvertrags fรคllige Entgelt informierst.
Anders als beim Angebot, musst du hier rechtliche Vorgaben einhalten. Zu den Pflichtangaben auf deiner Rechnung zรคhlen:
- Deine Unternehmensdaten (inkl. Steuernummer)
- Name und Anschrift deines Kunden
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungs- und Lieferdatum
- Angaben zum Produkt / zur Leistung (Preis immer aufgeteilt in Nettopreis, Bruttopreis und Umsatzsteuersatz)
Darรผber hinaus sind folgende freiwillige Angaben ebenfalls sinnvoll:
- Fรคlligkeitsdatum
- Deine Kontoverbindung
- Weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer und Email-Adresse
Rechnungen mรผssen nicht kompliziert sein, denn mit praktischen Buchhaltungstools kannst du deine Finanzen mรผhelos organisieren. Mit Lexware Office behรคltst du den รberblick รผber alle Zahlungsdetails und erstellst Rechnungen fehlerfrei โ schnell, professionell und ohne Mehraufwand.
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Die Kleinunternehmerrechnung
Vermutlich hast du davon schon einmal gehรถrt: Die Kleinunternehmerregelung. Sie erleichtert Grรผndern wie dir kurz gesagt die Buchhaltung. Denn machst du weniger als 17.500โฌ Umsatz im Jahr, giltst du als Kleinunternehmer und musst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abfรผhren. Und daher auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Fรผr deine Kleinunternehmerrechnung bedeutet das: Du darfst auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Zudem musst du den Verweis anbringen โIm Sinne der Kleinunternehmerregelung nach ยง 19 UStG enthรคlt der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuerโ.
Die Kleinbetragsrechnung
Die Kleinunternehmerrechnung ist nicht zu verwechseln mit der Kleinbetragsrechnung. Als Kleinbetragsrechnungen werden alle Rechnungen bezeichnet, deren Rechnungssumme weniger als 150โฌ (inkl. USt.) betrรคgt. Bei Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Pflichtangaben fรผr dich als Rechnungssteller, nรคmlich:
- Dein Name und deine Anschrift
- Ausstellungsdatum
- Angaben zum Produkt / zur Leistung
- Steuerbetrag und Steuersatz
- Bruttopreis
Ein Kassenbon oder eine Quittung beispielsweise gelten im Regelfall als Kleinbetragsrechnung. Betrรคgt dein Einkauf im Supermarkt also weniger als 150โฌ, genรผgt fรผr deine Buchhaltung der Kassenbon als Beleg. Du musst dir keine โordentlicheโ Rechnung ausstellen lassen.
Hinweis: Was ist, wenn du an der Kasse merkst, dass du die 150โฌ-Grenze รผberschreiten wirst? Dann teilst du deinen Einkauf einfach auf zwei Einkรคufe, z.B. zu jeweils 80โฌ auf.
Rechnungen schreiben: EU-Ausland und Drittland
Was passiert, wenn du nun an einen Kunden mit Sitz im Ausland eine Rechnung oder ein Angebot schreiben musst? Dann greifen unterschiedliche Vorgaben:
Innergemeinschaftliche Lieferung (EU)
Fรผhrst du geschรคftliche Beziehungen mit einem Kunden aus dem EU-Ausland, handelt es sich um eine so genannte innergemeinschaftliche Lieferung. Dieses Reverse-Charge-Verfahren kehrt die Umsatzsteuerschuldnerschaft um. Das bedeutet, dass nicht du als Unternehmer Umsatzsteuer beim Kunden einhebst, sondern der Kunde die Umsatzsteuer direkt an sein Finanzamt abfรผhrt. Das erleichtert den EU-Handel ungemein. Auf deiner Rechnung weist du also keine Umsatzsteuer aus, sondern bringst den Vermerk an: โAuf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfรคngers wird hingewiesenโ. Auรerdem musst du statt der Steuernummer deine Umsatzsteuer-ID und diejenige deines Kunden angeben.
Hinweis: Das Reverse-Charge Verfahren greift nur, wenn sowohl du als auch dein Kunde eine Umsatzsteuer-ID besitzt. Bist du Kleinunternehmer, kannst du fรผr EU-weite Lieferungen eigens eine Umsatzsteuer-ID beantragen.
Ausfuhrlieferung (Drittland)
Hat dein Kunde seinen Geschรคftssitz nicht innerhalb der EU, sondern in einem Drittland wie China, Russland oder den USA, handelt es sich um eine Ausfuhrlieferung. Auch diese Ausfuhrlieferung ist โ analog zur innergemeinschaftlichen Lieferung โ umsatzsteuerbefreit. Das bedeutet, dass du auf deiner Rechnung wieder keine Umsatzsteuer ausweisen darfst. Im Unterschied zum Reverse-Charge-Verfahren ist in diesem Fall keine Umsatzsteuer-ID nรถtig.
Rechnung stornieren
Wahrscheinlich ist dir das auch schon einmal passiert: Du schreibst eine Rechnung, รผberfliegst sie noch einmal kurz, klickst auf โversendenโ – und dann fรคllt dir auf dass das Rechnungsdatum falsch ist. Oder der Rechnungsbetrag nicht stimmt. Die Lรถsung: Lรถschen und eine neue Rechnung schreiben? Nein. Rechnungen sind wichtige Dokumente fรผr deine Buchhaltung und sollten deshalb nie gelรถscht werden. Das Steuerrecht sieht dafรผr eine andere Lรถsung vor: Die Stornorechnung.
Mit einer Stornorechnung โnegierstโ du quasi die ursprรผngliche Rechnung, indem du den Rechnungsbetrag mit einem Minuszeichen versiehst. Wichtig ist: Weise in der Stornorechnung auf die Rechnungsnummer der ursprรผnglichen Rechnung hin – so kannst du auch spรคter noch einen Bezug herstellen. Hast du die Stornorechnung erstellt und an deinen Kunden versendet, kannst du deinem Kunden nun eine neue, korrigierte Rechnung schreiben.
Keine Kopfschmerzen mehr bei der Buchhaltung
Lexware Office bietet dir alles, was du fรผr deinen Start als Grรผnder oder Selbststรคndiger brauchst โ von Rechnungen รผber Buchhaltung bis hin zu Finanzen und Steuern. Mit dem Buchhaltungstool behรคltst du den รberblick und sparst wertvolle Zeit. รber 300.000 Freelancer und Unternehmen setzen bereits auf diese Lรถsung. Sichere dir jetzt die Lexware Grรผnderedition und teste die Software 6 Monate gratis!
Hรคufige Fragen (FAQ) zum Angebot und zur Rechnung
Bei einem Angebot handelt es sich um eine empfangsbedรผrftige Willenserklรคrung. Hierbei bietest du deinem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bestimmten Konditionen an. Damit weiร dein Kunde genau, was er zu welchem Preis bekommt, wenn er das Angebot annimmt.
Folgende Punkte sollte ein Angebot enthalten:
1. Deine Unternehmensdaten
2. Name und Anschrift deines Kunden
3. Angebot- und Gรผltigkeitsdatum
4. Angaben zum Produkt/ zur Leistung (Preis am besten aufgeteilt in Nettopreis, Bruttopreis und Umsatzsteuersatz)
5. Zahlungsbedingungen
6. Lieferbedingungen und Versandkosten
7. Hinweis auf deineย AGB
Als Kleinbetragsrechnungen werden alle Rechnungen bezeichnet, deren Rechnungssumme weniger als 150โฌ (inkl. USt.) betrรคgt. Bei Kleinbetragsrechnungen gelten vereinfachte Pflichtangaben fรผr dich als Rechnungssteller, nรคmlich:
1. Dein Name und deine Anschrift
2. Ausstellungsdatum
3. Angaben zum Produkt / zur Leistung
4. Steuerbetrag und Steuersatz
5. Bruttopreis
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รber den Autor
Andreas Fricke
Andreas war von Mรคrz 2022 bis Februar 2024 in der Redaktion von Grรผnder.de. Hier verantwortete er die Bereiche Franchise- und Grรผnder-Verzeichnis, auรerdem arbeitet er regelmรครig an neuen Bรผchern und eBooks auf unserem Portal. Zuvor hat er 5 Jahre lang in einer Online-Marketing-Agentur fรผr verschiedenste Branchen Texte geschrieben. Sein textliches Know-how zieht er aus seinem Studium im Bereich Journalismus & Unternehmenskommunikation.
Eine Antwort
Sehr geehrte Damen und Herren!
Darf der Rechnungsbetrag vom Betrag des vorangegangenen Angebot abweichen? Wenn ja, wie viel Prozent darf die Rechnung hรถher als das Angebot sein?
Kรถnnten Sie mir auch das hierzu einschlรคgige Gesetz mit Paragraph nennen bzw. einen Link schicken?
Besten Dank im Voraus fรผr Ihre Information.
Mit freundlichen Grรผรen
Dietrich Lรผpkes