Warum sich ERP-Systeme für dein Startup lohnen

Was ist überhaupt eine ERP-Software?

Eins vorab: Es ist nicht einheitlich definiert, welche Funktionen eine Anwendung im Detail haben muss, damit sie als ERP-Software bezeichnet werden kann. Unterschiede ergeben sich durch die jeweiligen Hersteller, die Branche und natürlich durch die verfügbaren finanziellen Mittel. Hinter dem Kürzel ERP stehen die Worte Enterprise-Resource-Planning. Übersetzt bedeutet dies Unternehmens-Ressourcen-Verwaltung. Gemeint ist damit, dass alle Firmengüter gemanagt werden inklusive des Personals, der Waren (Produktion & Lager) sowie des Kapitals.

In diesem ERP-Wiki erhältst du weiterführende allgemeine Informationen zum Thema ERP. Darin kannst du dich u.a. über die Unterschiede und Schnittstellen zwischen ERP- und CRM-Systemen informieren.

Wie kann deine Firma von einem ERP-System profitieren?

Doch wie wirkt sich eine einheitliche Koordination sämtlicher Firmendaten positiv auf dein Startup aus? Welche Vorteile ergeben sich ganz konkret?

• • Die Kommunikationsabläufe in deiner Firma verbessern sich von Grund auf.
  • Alle wichtigen Daten werden zentral gespeichert. Zugriffsberechtigte Mitarbeiter können sie zu jeder Zeit verwenden.
  • Manuelle Datentransfers sind in der Regel nicht mehr notwendig. Dadurch sinkt gleichzeitig das Risiko für Datenverluste.
  • Vorgänge, die immer wieder auf sehr ähnliche Art ablaufen, können automatisiert ablaufen. Vor allem in den Bereichen Buchhaltung und Lagerverwaltung kann deine Firma einiges an Personalkosten einsparen.
  • Standards lassen sich besser einhalten. Dadurch verbesserst du die Qualität deiner angebotenen Waren und Dienstleistungen.
  • Sämtliche Geschäftsprozesse laufen schneller ab, wodurch du Kunden zügiger beliefern kannst. Gleichzeitig sinkt die Fehlerrate innerhalb deiner Betriebsabläufe, was ebenfalls zu verminderten Produktionskosten und zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

• Je länger dein Unternehmen ein ERP-System benutzt, desto besser lassen sich die gewonnenen Informationen auswerten. So kannst du gezielt am Workflow weniger effizient arbeitender Abteilungen oder Produktionslinie ansetzen.

Natürlich profitieren nicht nur Gründer von einer solchen Software, sondern Firmen jeder Betriebsgröße. Je komplexer die Abläufe im Unternehmen und je mehr Abteilungen miteinander vernetzt arbeiten, desto mehr rentiert sich die Einführung eines ERP-Systems. Auf dem Weltmarkt führende Konzerne setzen flächendeckend auf ERP-Anwendungen.

In welchen Firmenbereichen ergeben sich Vorteile?

Da heutzutage die internen Betriebsabläufe immer mehr miteinander verflochten sind, betrifft ein ERP-System generell alle Abteilungen, die digitalen Informationen verarbeiten.

Personal & Buchhaltung: Eine ERP-Anwendung kann Gehalts- und Lohnabrechnungen von Mitarbeitern größtenteils automatisch erstellen. Durch eine elektronische Zeiterfassung und anhand der gepflegten Stammdaten (Name, Anschrift, steuerliche Informationen, …) errechnet die Software die entsprechenden Brutto- und Nettolöhne (bzw. Gehälter). Ein Mitarbeiter braucht die Eingaben nur noch überprüfen sowie bestätigen und muss die Daten nicht umständlich von einem Programm in ein anderes übertragen.

Marketing & Vertrieb: Sofern der Kunde dem zugestimmt hat (Stichwort: DSGVO), können die Kundendaten zu Marketingzwecken verwendet werden. Dabei ergibt sich ein besonderer Vorteil, wenn in deinem genutzten ERP-System eine CRM-Software (Customer Relationship Management) enthalten ist. Deine Marketingabteilung verwendet die Werbemittel gezielt dort, wo sie neue Kunden generieren oder langjährige Kunden an deine Firma binden kann.

Produktion & Warenverwaltung: Das Lager nutzt die Daten von Produktionslinien (Materialverbrauch, produzierte Stückzahl etc.), um den benötigten Lagerplatz zu reduzieren. Es werden nur die Güter und Rohstoffe bestellt und gelagert, die man tatsächlich für die Herstellung braucht. Auch für eine Sortimentsoptimierung sind verlässliche Firmendaten besonders wichtig. Umsatzstarke Produkte kannst du gezielt weiterentwickeln und verbessern. Weniger rentable Artikel oder Dienstleistungen nimmst du aus dem Angebot. Zusätzlich lässt sich mit verlässlichen Datensätzen eine Inventur einfacher durchführen.

ERP aus der Cloud oder On-Premise – was ist für Startups geeigneter?

Wenn dich die Vorteile einer ERP-Software überzeugen, solltest du dir im nächsten Schritt Gedanken darüber machen, ob für dein Startup eine On-Premise- oder eine cloudbasierte SaaS-Variante (Software-as-a-Service) sinnvoller ist. Beide bieten dir Vor- und Nachteile:

On-Premise-Lösungen – Pro

• Du erwirbst die Nutzungslizenz einmalig. Danach fallen dafür keine weiteren Gebühren mehr an.
• Du bist für die IT-Sicherheit deiner Daten selbst verantwortlich; die Informationen bleiben in deinem Betrieb. Manche Geschäftspartner bestehen darauf, dass ihre Daten nicht an Dritte (z.B. den Cloud-Anbieter) weitergegeben werden.
• Angestellte können über ein lokales Netzwerk auf die Firmendaten zugreifen, auch ohne Internetverbindung, wodurch man u.U. Geld sparen kann.

On-Premise-Lösungen – Kontra

• Diese einmaligen Kosten sind häufig sehr hoch, weshalb On-Premise-Softwares für die meisten Startups eher nicht infrage kommen.
• Deine laufenden Kosten erhöhen sich, wenn du selbst ein Rechenzentrum (Mitarbeiter, Räumlichkeiten, Anschaffung der Server etc.) verwalten musst.
• Bei einer reinen On-Premise-Variante ist es sehr aufwendig, unterwegs zu arbeiten.

Cloud-Lösungen (Software-as-a-Service) – Pro

• Du kannst die Software in einer Art Abonnement buchen. Dabei kommen monatlich gleichbleibende Kosten auf dich zu, sofern du den Funktionsumfang nicht erweiterst. Wie hoch diese sind, hängt von den gewählten Modulen und von der Anzahl der Arbeitsplätze ab, die die Software nutzt.
• Du kannst üblicherweise die Funktionen individuell und flexibel hinzubuchen, die dein Unternehmen gerade braucht.
• Dein Betrieb kann sich eine eigene IT-Abteilung sparen, da sich der Softwarehersteller um Updates, Back-ups und Serverwartungen kümmert.
• Deine Mitarbeiter können unkompliziert von unterwegs – z.B. während einer Geschäftsreise – auf die Daten zugreifen. Das ermöglicht flexible Arbeitsmodelle (Home-Office).

Cloud-Lösungen (Software-as-a-Service) – Kontra

• Es handelt sich um laufende Gebühren, egal wie lange die Software genutzt wird. Es ist nicht möglich, die Nutzungslizenz endgültig abzubezahlen.
• Je mehr Funktionen, desto teurer wird die Nutzungslizenz.
• Du bist in Sachen IT-Sicherheit von deinem Anbieter abhängig und musst dich auf ihn verlassen.
• Wie schon erwähnt können deine Mitarbeiter auch unterwegs auf das System zugreifen, dafür ist eine stabile Internetverbindung notwendig.

Bei sogenannten hybriden Modellen, kann ein Betrieb von den Vorteilen der webbasierten Variante profitieren, auch wenn Teile der Anwendungen lokal installiert sind.

Für Startups dürfte sich in den meisten Fällen eine Cloud-ERP-Software mehr lohnen. Da die die Mehrheit der kleinen und jungen Unternehmen nur bedingt liquide sind, ist die Investition in eine On-Premise-Lösung in der Anfangsphase eher nicht zu empfehlen.

Fazit

Egal wie groß dein Betrieb ist – wenn du komplexe Informationen verarbeitest, bist du früher oder später auf ein ERP-System angewiesen. Die Umstellung oder die Einführung einer neuen Software ist immer mit erheblichen Kosten verbunden. Daher ist gut abzuwägen, welcher Anbieter am besten zu deinen Bedürfnissen passt. Ebenfalls sollte der gewählte Hersteller Lösungen parat haben, wenn dein Unternehmen expandiert und du dadurch zusätzliche Funktionen nutzen möchtest. Und grundsätzlich gilt: Je früher dein Startup eine ERP-Software verwendet, desto schneller kann es von den Vorteilen der zentralen Datenkoordination profitieren.