Die richtige Buchhaltungssoftware für Freiberufler

Herausforderungen der Buchhaltung für Freiberufler

Als Freiberufler betreibst du ein Unternehmen – wenn auch ein eher kleines – und willst damit Gewinn machen. Das heißt, dass du auch Steuern abführen musst und dementsprechend vorweisen können musst, was bei dir in einem Geschäftsjahr passiert. Für die Finanzverwaltung sind Art und Größe des Unternehmens dabei eher zweitrangig. In ihren Augen ist die Buchhaltung fester Bestandteil eines jeden Geschäftsbetriebs. Das heißt: Egal wie klein oder groß dein Business ist – du bist zu einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet.

Einfache versus doppelte Buchführung

Ordnungsgemäß bedeutet, dass du alle Einnahmen und Ausgaben erfasst, sauber verwaltest und deine Belege so archivierst, dass du sie im Zweifelsfall vorweisen kannst. Immerhin: Du musst dich nicht mit der komplexen „doppelten Buchführung“, der Kassenbuchführung oder den Buchungssätzen beschäftigen. Freiberufler nutzen die sogenannte „einfache Buchführung“ – und zwar unabhängig von Jahresumsatz oder Gewinn.

Warum „einfach“? Weil es dem Finanzamt ausreicht, wenn du alle Geschäftsvorfälle, die innerhalb eines Jahres eingetreten sind, als einzelne Posten aufführst. Achte dabei auf eine chronologische Reihenfolge. Übrigens: Mit Geschäftsvorfall ist eine Transaktion gemeint, die die Vermögenssituation deines Unternehmens verändert. Vereinfacht gesagt: Einnahmen und Ausgaben.

Am Ende des Jahres stellst du deine Einnahmen und Ausgaben in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gegenüber und ermittelst so deinen Gewinn. Diesen musst du dann im Rahmen deiner Einkommenssteuererklärung mit der Anlage EÜR ans Finanzamt übermitteln. Gut zu wissen: Bist du umsatzsteuerpflichtig – also kein Kleinunternehmer – musst du zusätzlich unterjährig Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) und am Ende eine Umsatzsteuererklärung einreichen.

Verwaltungsarbeit kostet Zeit und bremst die Kreativität aus

Das Problem ist: Wenn du dich an deine EÜR und UStVA setzt, verlierst du jede Menge Zeit. Zeit, die du eigentlich für deine kreativen Aufgaben brauchst. Gerade sitzt du an einem spannenden Projekt, da kommt eine Rechnung für Büromaterial ins Haus geflattert. Du weißt: Du musst diese Rechnung in deiner Buchhaltung erfassen, einscannen und ablegen bevor du sie verlegst oder vergisst. Doch das lenkt dich von der Arbeit ab. Und im schlimmsten Fall sind nach der lästigen Belegverwaltung all deine kreativen Ideen pfutsch.

Bei Fehlern droht Ärger mit Finanzamt und Kunden

Abgesehen davon bist du verpflichtet deinen Kunden rechtskonforme Rechnungen auszustellen. Bist du beispielsweise Kleinunternehmer, darf der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG nicht fehlen. Vergisst du diese oder eine andere Pflichtangabe auf der Rechnung, ist Ärger mit dem Finanzamt vorprogrammiert.

Es sei denn, du bemerkst deinen Fehler rechtzeitig. Dann kannst du eine Stornorechnung schreiben – was dich noch mehr Zeit kostet und sowohl bei dir als auch bei deinem Kunden für Unmut sorgt. Wer beschäftigt sich schon gerne mit ineffektiven Verwaltungsaufgaben?

Effiziente Buchhaltung: Die Grundlage für deinen beruflichen Erfolg

Wichtig für deinen beruflichen Erfolg ist, dass du effizient arbeitest. Das heißt: Möglichst wenig Zeit für die Buchhaltung aufwenden, möglichst viel Zeit ins Geldverdienen stecken. Wir empfehlen dir deshalb, dir professionelle Unterstützung mit ins Boot zu holen. Hierfür hast du zwei Möglichkeiten: Entweder du engagierst einen Steuerberater. Oder du nutzt eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler. Ein Buchhaltungstool bringt dir viele Vorteile. Welche das sind, erfährst du später.

Welche Buchhaltungssoftware ist für Freiberufler geeignet?

Du musst nicht lange im Software-Regal stöbern, um festzustellen: Es gibt einige Buchhaltungsprogramme, die perfekt auf die Bedürfnisse von Freiberuflern zugeschnitten sind. Die bekanntesten sind:

• sevdesk
• Lexoffice
• Papierkram
• Fastbill
• Kontolino
• Buchhaltungsbutler

Welches Programm am besten zu dir passt, hängt von deinen Bedürfnissen ab. Mach dir also zum Beispiel Gedanken darüber, wie viel das Buchhaltungstool kosten darf und wie viele Zugänge du brauchst. Im Vordergrund sollten aber die Funktionen stehen. Diese hier sind für Freiberufler unverzichtbar:

• Digitale Belegerkennung,
• schnelles Erstellen von Angeboten und Rechnungen,
• Schnittstelle zum Online-Banking,
• EÜR und UStVA erstellen,
• tagesaktueller Überblick über die Finanzen,
• DATEV- und ELSTER-Schnittstelle,
• automatisierte Texterkennung,
• Verwaltung von Kundendaten,
• Schnittstellen zu Drittanbietern (z.B. Shopify)

Schau dir auch an, ob es bei der Software Add-ons gibt, die deine Verwaltung zusätzlich erleichtern.

Normalerweise klammern Buchhaltungssoftwares für Freiberufler alle unnötigen Funktionen – wie etwa Bilanzrecht und doppelte Buchführung – aus. Dadurch sind sie übersichtlich und auch für Anfänger leicht verständlich aufgebaut.

Vorteile eines Buchhaltungsprogramms: Beispiel sevdesk

Fakt ist: Buchhaltungsprogramme sind wesentlich günstiger als ein Steuerberater. Bei sevdesk bezahlst du zum Beispiel für den Zweijahres-Tarif nur 17,95 Euro (Buchhaltungstarif) pro Monat. sevdesk gehört zu den cloudbasierten Rechnungsprogrammen, die du unabhängig vom Betriebssystem mit jedem gängigen Browser öffnen kannst.

Im Folgenden möchten wir dir anhand von sevdesk zeigen, wie ein Buchhaltungsprogramm das Leben leichter macht.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung

sevdesk ermöglicht es dir, viele Prozesse effizienter zu gestalten. Denn das Buchhaltungstool arbeitet intuitiv und automatisiert. Das heißt: Du kümmerst dich um deine Projekte und sevdesk um die Buchhaltung. Die Zeiten in denen du für die Gewinnermittlung deine Einnahmen und Ausgaben in eine Excel-Tabelle eingetragen hast, sind vorbei. Das erledigt ab sofort dein Buchhaltungsprogramm. Es erstellt aus allen Rechnungen und Belegen automatisch eine EÜR.

Die Buchführungssoftware übernimmt darüber hinaus viele wichtige Verwaltungsaufgaben. Sie

• wandelt Angebote in rechtskonforme Rechnungen um,
• überweist Rechnungsbeträge aus dem Programm heraus,
• übernimmt für dich die Belegverwaltung, indem sie die Daten deiner Eingangsrechnungen erkennt und ins Programm überträgt,
• weist Zahlungseingänge automatisch der passenden Rechnung zu,
• hinterlegt alle Pflichtangaben auf deinen Ausgangsrechnungen,
• achtet – falls nötig – darauf, dass der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nicht fehlt,
• verschickt automatisch Mahnungen (Achtung: Mahnwesen ist ein kostenpflichtiges Add-on),
• berechnet die Umsatzsteuer anhand geltender Steuersätze,
• exportiert deine Daten dank ELSTER- und DATEV-Schnittstelle im DATEV-Format ans Finanzamt

Übersichtliche Finanzverwaltung

Tagesaktuelle Analysen verschaffen dir einen guten Überblick über deine Finanzen. Mithilfe von Datenvisualisierungstools verwandelt sevdesk Einnahmen und Ausgaben in übersichtliche Diagramme. Das hilft dir dabei strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen. Zum Beispiel: Wo gibt es Einsparpotenzial? Oder: Hast du deinen Stundensatz wirklich realistisch kalkuliert, um deine Kosten decken zu können? Auch deine Kontostände und offenen Rechnungen behältst du auf dem Dashboard immer im Blick. Alle relevanten Zahlen kannst du übrigens auch von unterwegs aus aufrufen. Eine kostenlose mobile App macht’s möglich.

Mehr Zeit für Kreativität

Last but not least: Mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk hast du als Freiberufler wieder mehr Zeit für kreative Aufgaben. Zugegeben: Ganz ohne Input arbeitet das Programm (noch) nicht. Aber du wirst sehen: Durch viele Automatisierungen entlastet es dich. Dann hast du wieder Zeit, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: vor Ideen sprühen, Kunden begeistern und Geld verdienen. Mehr noch: Ist die Buchhaltung kein Zeitfresser mehr, hast du die Chance weiter zu wachsen und richtig durchzustarten.

Buchhaltungssoftware für Freiberufler: Fazit

Zeit ist für kreative Freiberufliche ein kostbares Gut. Umso wichtiger ist es, diese Zeit sinnvoll zu nutzen und nicht mit lästigen Verwaltungsaufgaben zu verschwenden. Eine große Hilfe sind intelligente Buchhaltungsprogramme, wie zum Beispiel das von sevdesk. Das Programm ist auf die Bedürfnisse von Freiberuflern zugeschnitten. Es unterstützt dich bei allen anfallenden Aufgaben – zum Beispiel bei der Belegverwaltung, Rechnungserstellung, Gewinnermittlung oder Voranmeldung der Umsatzsteuer. Darüber hinaus bieten dir übersichtliche Diagramme und Auswertungen jederzeit einen aktuellen Überblick über deine finanzielle Situation. Bist du bereit, dich jetzt endgültig von deinen unübersichtlichen Excel-Tabellen zu verabschieden und deine Buchhaltung professionell anzugehen? Dann teste sevdesk 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

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