Low Budget Messeauftritt – so machst du auf dich aufmerksam

Bescheidener Auftritt führt auch zum Erfolg

Wenn du an deinen Messeauftritt denkst, dann solltest du gleich mal den Gedanken an den Mega-Stand auf einer riesengroßen Fläche vergessen. Der ist für große und schon lange erfolgreich am Markt tätige Unternehmen bestimmt, bei denen Geld keine so große Rolle spielt. Doch das brauchst du auch gar nicht, weil du schon mit einem bescheidenen Budget viel erreichen kannst. Dazu gehört eine gut durchdachte und intelligente Präsentation, mit der du auch auf kleiner Fläche dich, dein Unternehmen und deine Produkte oder Dienstleistungen ins rechte Licht stellen kannst. Ok, das sollten jetzt keine alten Tische oder gar ein Tapeziertisch sein, denn es handelt sich ja um eine Messe und nicht um einen Flohmarkt. Wichtig ist auch, dass du dir für deinen Auftritt eine Messe aussuchst, die zu dir und deinen Produkten passt.

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Du musst deine Kosten genau kalkulieren

Für dich ist es wichtig, dass du deine Kosten für einen Messeauftritt genau im Vorfeld kalkulierst. Die Grundlagen für deine Kalkulation kannst du dir auch beim Verband der deutschen Messewirtschaft, kurz AUMA genannt, holen. Die haben für Messen in Deutschland einen durchschnittlichen Kostenpunkt ermittelt, wie sich die Kosten verteilen und in welcher Höhe diese liegen. Das Budget für eine Messe verteilt sich nach deren Berechnung wie folgt:

• Rund 30 Prozent werden für den Messestand und den Transport zu Grunde gelegt. Dazu kommen noch Kosten für den Aufbau und sonstige Nebenkosten hinzu.

• Mit rund 20 Prozent wird für die Standmiete kalkuliert, womit dieser Faktor der zweitgrößte Kostentreiber ist.

• In der Berechnung der AUMA werden für Personalkosten 16 Prozent in die Berechnung einbezogen.

• Weitere 13 Prozent müssen für Verpflegung und Übernachtung kalkuliert werden.

• Für Reisekosten, Werbung und kleinere andere Kosten müsssen 10 Prozent einkalkuliert werden.

Aus den Berechnungen der AUMA geht hervor, dass die Durchschnittspreise bei deutschen Messen zwischen 750 Euro bis 950 Euro pro Quadratmeter liegen. Dies ist natürlich ein stolzer Preis, den sich nicht jeder Gründer mal so eben leisten kann. Deshalb folgen nun meine vier Tipps für dich, wo du noch genügend Einsparpotenzial für deinen Messeauftritt finden kannst.

Tipp 1: Mit Eigenleistung Personalkosten einsparen

Wenn du dich für einen Messeauftritt entscheidest, dann muss dort nicht unbedingt Personal von dir die Vorstellungsrolle einnehmen. Selbst ist der Mann oder die Frau und als Unternehmer, der selbst seinen Messeauftritt durchzieht, kannst du eine ganze Menge an Personalkosten sparen. Gerade die Personalkosten werden von vielen unterschätzt, denn Messetage sind lang und die Stundenlöhne summieren sich so schnell nach oben. Zusätzlich kannst du neben den Personalkosten auch Reisekosten für Übernachtung und Verpflegung einsparen. Bei ein paar Tagen Messedauer kommt da ein stolzer Betrag zusammen, denn du einsparen kannst.

Tipp 2: Spare auch an dir selbst

Ein weiteres Einsparpotenzial bei deinem Messeauftritt kannst du selbst sehr gut beeinflussen. Wie wäre es beispielsweise mit der Anreise mit dem eigenen Auto? Ok, vorausgesetzt die Entfernung ist zu weit. Aber auch dann kannst du sparen und statt einen Flug in der Business-Class lieber ein Ticket mit der Bahn in Anspruch nehmen. Vor allem kannst du gerade im Bereich Anreise viel sparen, wenn du frühzeitig planst und dir frühzeitig ein Ticket sicherst. Noch mehr Geld kannst du sparen, wenn du auch auf die teure Übernachtung in einem Hotel verzichtest. In Messestädten und dann auch noch zur Messezeit, schießen die Preise selbst in einem mittelklassigen Hotel schnell nach oben. Vielleicht gibt es ja in der Stadt Freunde oder Verwandte, wo du für die Dauer von deinem Messeauftritt übernachten kannst.

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Tipp 3: Schau dich nach Förderprogrammen um

Was die Standmiete betrifft, besteht auch durchaus hohes Einsparpotenzial durch verschiedene Förderprogramme. Mit solch einer Förderung kann du wirklich mit einem Low Budget einen perfekten Messeauftritt hinlegen. Gerade für Startups gibt es sehr oft von den Veranstaltern der Messe, aber auch bei Gründerwettbewerben und von Bund und Ländern Förderungen für die Standmiete. So fördert beispielsweise das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie schon seit mehr als 10 Jahren junge und innovative Unternehmen bei ihrem Messeauftritt. Wie hoch und bei welchen Messen gefördert wird, ist aber unterschiedlich und wird jedes Jahr neu festgelegt. Aber dich zu diesen Fördermöglichkeiten zu informieren, solltest du unbedingt wahrnehmen. Je nach Messe und je nach deinem Angebot, kann hier die Förderung für Standmiete und Aufbau bis zu 7.500 Euro betragen.

Es gibt aber auch von einigen Bundesländern verschiedene Angebote für deinen Messeauftritt. Diese Förderungen sind aber in der Regel nur für bestimmte Fachmessen und für bestimmte Bereiche aus der Wirtschaft. Dies kannst du aber durch eine Kontaktaufnahme mit den entsprechenden Landesministerien in Erfahrung bringen.

Tipp 4: Plane deinen Messestand sehr genau

Mit einer gründlichen Planung für deinen Messeauftritt kannst du viele unnütze Kosten einsparen. Das gilt beispielsweise für Werbemittel, die für den Messeauftritt gedruckt werden müssen. Was es hier zu beachten gibt und wie du sparen kannst, solltest du in unserem Artikel “Werbemittel drucken: Die besten Drucksachen für deine Werbung” nachlesen. Sehr großes Einsparpotenzial gibt es auch im Bereich Messestand. Im Fachhandel findest du oft Angebote für ein Komplettpaket für deinen Messestand.

Schon für rund 500 Euro kannst du hier in diesem Paket alles bekommen, was du für drei Quadratmeter Standfläche brauchst. Diese Pakete enthalten eine Stehtheke, eine passende Beleuchtung und eine Rückwand. Auch noch kleinere Pakete für eine noch geringere Standfläche sind im Fachhandel erhältlich. Aber das musst du selbst entscheiden, was du für deinen Messeauftritt brauchst. Auf jeden Fall ist mit diesen Komplettangeboten wirklich mit einem Low Budget ein perfekter Messeauftritt möglich.

Tipp 5: Achte auf deine Kleidung

Ungeachtet davon, dass du mit einem Low Budget auch einen perfekten Messeauftritt gestalten kannst, solltest du nicht vergessen, auf deine Kleidung zu achten. Du darfst nie vergessen, dass du als Aussteller auf einer Messe dein Unternehmen repräsentierst und die Aufmerksamkeit der Besucher an deinem Messestand nicht nur deinen Produkten gelten, sondern auch dir. Genauso wichtig wie die Corporate Identity ist deshalb auch die Corporate Wear.

Für den Messebesucher muss dein Messestand, du selbst und deine Kleidung einen einheitlichen Wiedererkennungswert bieten. Je nach Messe ist es zwar unterschiedlich, welcher Kleidungsstil oder Dresscode passend ist, dennoch sollte deine Kleidung immer unternehmensbezogen sein. Es gibt heute viele Möglichkeiten, den Dresscode auch mit Corporate Wear zu verbinden. Fakt ist, dass dieses Auftreten für den Erfolg deines Unternehmens sehr wichtig ist. 

Nicht nur eine einmalige Investition

Solltest du dich für die Anschaffung eines solchen Komplettpaketes für deinen Messeauftritt entscheiden, so solltest du dir auch vor Augen halten, dass dies ja auch nicht eine einmalige Anschaffung ist. Du kannst die Gegenstände für deinen Messeauftritt auch für weitere Messen nutzen. Auch bei anderen Veranstaltungen, beispielsweise bei Fachkonferenzen etc. kannst du diese Anschaffung für dich gewinnbringend einsetzen. Auch für Werbeaktionen sind diese Komplettpakete perfekt geeignet. Hier würde sich für dich durchaus die Anschaffung lohnen. Und was du noch bedenken solltest ist die Tatsache, dass solche Messebauteile auch problemlos erweiterbar sind. Je erfolgreicher du mit deinem Unternehmen wirst, umso größer kannst du dann deinen Messestand gestalten.

Es kann ja auch sein, dass du nach einem erfolgreichen Messeauftritt mit einem Low Budget irgendwann mal sogar deine eigene Messe durchführen willst. Dies ist möglich und wie das geht, kannst du in unserem Artikel “Interview: Die eigene Messe – 3 Tipps der Cologne Spirits Macher” nachlesen, denn dort gibt es ein paar tolle Tipps.