Trello-Alternative aus Deutschland – gibt es das?

Nach einer ersten Anfangseuphorie im Team wird das Online-Kanban-Tool in vielen Fällen recht schnell wieder zur Seite gelegt und nicht mehr von allen Mitarbeitern verwendet: Der sichere Tod für eine PM-Software. Kommt dir das bekannt vor?

Die Gründe dafür sind unterschiedlich. Oft sind es bestimmte Funktionen aus der klassischen PM-Welt, die das hoch agile Trello nicht abbilden kann. Reicht dir ein Kanban Board aus oder sind weitere Projektansichten wie ein Strukturplan oder ein Gantt Chart notwendig? Möchtest du projektübergreifend arbeiten und alle Aufgaben auf einen Blick sehen? Willst du Abhängigkeiten und Beziehungen von Aufgaben zueinander definieren sowie Meilensteine setzen? Suchst du eine ausgefeilte Leistungserfassung, um jederzeit zu wissen, was noch getan werden muss?

Dann ist wahrscheinlich „hybrides Projektmanagement“ genau das Richtige für dich und dein Team. Verbinde einfach die Ansätze aus der agilen Welt, die du von Trello bereits kennst, mit dem klassischen Projektmanagement. So bekommst du einen Mix, der auf deine Projekte und Abläufe passgenau zugeschnitten ist.

Wir haben uns im Dschungel der PM-Software-Lösungen umgeschaut und mit factro eine relativ unbekannte, aber sehr smarte Trello-Alternative aus Deutschland gefunden, die sich wunderbar für hybrides Projektmanagement eignet und das Beste aus agil und klassisch kombiniert. Nun folgt der genaue Vergleich mit den 6 Punkten, in denen factro mehr überzeugen konnte.

Ansichten wechseln: Mehr als nur ein Kanban Board

Trello ist besonders geeignet für Einsteiger in der Welt der Projektmanagement-Tools: Das Kanban Board – auch schwarzes Brett genannt – ist sehr einfach aufgebaut. Hier lassen sich Aufgaben verwalten und priorisieren, sodass Teammitglieder einen guten Überblick über Projekte erhalten.

Die Trello-Alternative aus Deutschland bietet dir gleich vier Projektansichten, zwischen denen du einfach per Klick wechseln kannst. Neben dem Kanban Board kannst du dir in factro deine Projekte auch als Gantt Chart, Tabelle oder Projektstrukturplan anzeigen lassen.

Der Strukturbaum, dessen Zweige aus Paketen bzw. Aufgaben bestehen, eignet sich wunderbar, um Projekte zunächst zu planen und zu strukturieren. Mit einem Klick können Aufgaben erstellt und durch Drag & Drop Paketen zugeordnet werden. Im Gantt-Diagramm kannst du das Projekt im zeitlichen Verlauf visualisieren, Vorgänger- und Nachfolger-Beziehungen zwischen Aufgaben definieren, Meilensteine setzen sowie durch die Baseline die aktuelle Laufzeit mit der ursprünglichen Planung vergleichen. In der „klassischen“ Tabellen-Ansicht kannst du deine Aufgaben blitzschnell bearbeiten und nach Belieben filtern, sortieren und gruppieren.

Du hast bestimmte Wunschansichten, die du regelmäßig brauchst? Alle deine konfigurierten Views kannst du dir als Favoriten abspeichern und anschließend direkt aus dem Menü heraus öffnen – so wie du es auch von Lesezeichen aus deinem Browser kennst. Dabei werden alle Filter und Settings übernommen.

Alles auf einen Blick: Projektübergreifendes Task Management

Wenn das Kanban Board bei steigender Projektanzahl und Komplexität in Trello nicht mehr ausreicht, verschafft das projektübergreifende Dashboard von factro Überblick. Die Kanban-Ansicht ist zwar auf vier Spalten beschränkt („geplant“, „aktiv“, „review“ und „beendet“) und somit nicht so flexibel wie bei Trello, dafür bietet factro ein projektübergreifendes Kanban Board, mit dem man alle seine Tasks immer
im Blick hat – ideal für Multiprojektmanagement.

Für noch mehr Durchblick können diese in eine separate ToDo-Liste gezogen werden, die deine ToDos für den Arbeitstag noch besser strukturiert – hier hast du auch genügend Platz für spontane Einfälle. Im „Fokus” kannst du außerdem dein nächstes Meeting planen und dir das Protokoll nach der Besprechung automatisch generieren lassen.

Als Tabellen-Liebhaber kannst du dein Dashboard aber auch so konfigurieren, dass Aufgaben einfach in Zeilen untereinander geschrieben werden. Dies bietet sich vor allem für projektübergreifende Reports zu Aufwänden und Leistungen an, die du natürlich auch als CSV exportieren kannst.

Intelligente Leistungserfassung und Controlling

Die Klarheit über die eigenen Ressourcen ist für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten ein wichtiger Faktor. Leider läuft in den seltensten Fällen alles nach Plan – davon kann jeder ein Lied singen. Der tatsächliche Aufwand weicht meist vom Plan ab. Nur wenn du jetzt weißt, was noch zu tun ist, kannst du dein Team bestmöglich unterstützen und Engpässe berücksichtigen.

In Trello gibt es keine integrierte Zeiterfassung, allerdings ist es möglich andere Tools einzubinden. Hier kannst Du Dir ein geeignetes Tool selbst wählen, bei dem allerdings zusätzliche Kosten anfallen können.

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Im Gegensatz dazu ist die Restaufwandsplanung von factro direkt integriert und hilft dabei, den Durchblick zu behalten, damit es keine bösen Überraschungen mehr gibt. Neben dem Plan- und Ist-Aufwand bietet die deutsche Trello-Alternative dem Ausführenden einer Aufgabe die schnelle Möglichkeit, Restaufwände zurückzumelden. Das ist immer dann äußerst hilfreich, wenn der Ist-Aufwand höher als der geplante Aufwand ist. Was heißt das konkret?

Du hast als Verantwortlicher für eine Aufgabe z.B. 3 Stunden eingeplant. Der Ausführende stellt jedoch fest, dass er diese Zeit bereits aufgewendet hat, aber die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist. Jetzt wird es in aller Regel kritisch. Das Tool zaubert Zeitüberschreitungen zwar nicht weg, aber sie können transparenter gestaltet und kommuniziert werden. In der Aufgabe kann der Ausführende den
Rest-Aufwand anpassen, den er noch zur Erledigung der Aufgabe vorsieht. factro errechnet daraus den Delta-Aufwand. So hast du als Verantwortlicher immer im Blick, wie viel Zeit der Plan-Aufwand unter- oder überschritten worden ist und kannst dies bei deiner Planung einbeziehen.

Benutzerdefinierte Felder für mehr Struktur

Mit Benutzerdefinierten Feldern lassen sich Projekte noch einfacher und effizienter strukturieren. Doch was bedeutet das genau?

In Trello kannst du deinen Aufgaben und Projekten benutzerdefinierte Felder zuweisen. Du hast die Auswahl zwischen Zahlen, wie Preise, Mengen oder Kontonummern, Start- / Enddatum, Dropdown-Listen mit standardisierten Informationen und Kontrollkästchen-Funktion. Die benutzerdefinierten Felder, so wie
die Zeiterfassung auch, sind keine eigenen Funktionen von Trello, sondern integrierte Tools.

Bei factro bietet dir die benutzerdefinierten Felder die Möglichkeit, individuelle Daten in deinen Projekten abzubilden. Diese können für die Budgetplanung, relevante KPIs oder die Vertriebsregion genutzt werden. Hier ist keine individuelle Integration notwendig.

Die Felder können nach der Erstellung direkt einem Projekt zugewiesen werden, ohne dass diese in einem extra Schritt aktiviert werden müssen. Natürlich kannst du aber im Nachhinein noch Felder ergänzen. So lassen sich Projekte ganz leicht um zusätzliche Informationen erweitern und werden dadurch noch feiner kategorisiert. Damit spart ihr euch nicht nur interne Absprachen, sondern könnt Prozesse standardisieren.

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Deutscher Server-Standort und Datenschutz

Ein großer Vorteil des deutschen PM-Tools: Die Software wird in Bochum designt & entwickelt und in Frankfurt a.M. gehostet – mit Backup-Servern in Nürnberg. Trello dagegen hostet die Daten auf US-amerikanischen Servern.

Die Daten in factro unterliegen damit der DSGVO und zusätzlich noch der BDSG-neu. Zudem werden die Daten durch eine End-to-End-Verschlüsselung gesichert. Einen AVV gibt es auf Anfrage. Damit bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

Support, Schulungen und Beratung

Natürlich spielt auch der Kundenservice eine nicht zu unterschätzende Rolle. Denn gerade wenn Fragen aufkommen oder Probleme im Programm unvermittelt auftreten, kann man nicht lange warten.

Bei Trello bekommst du ein Unterstützungsangebot in Form von Hilfestellungen auf der Homepage sowie einem Benutzerhandbuch. Wenn deine Fragen trotzdem nicht beantwortet werden, steht dir außerdem der Kontakt per Mail zur Verfügung.

factro bietet Dir bereits ab der kostenlosen Basic Cloud einen persönlichen kostenfreien Support per E-Mail und Telefon (deutsche Festnetznummer) an. Darüber hinaus gibt es auch Webinare, Video-Tutorials und eine Online-Beratung.

Neben dem individuellen Support besteht auch die Möglichkeit von Trainings, Schulungen und Workshops.

factro – mehr als eine Trello-Alternative

Wenn Du auf der Suche nach einer guten Mischung aus klassischen Projektmanagement-Features und agile Prozessen bist, dann ist factro das richtige Tool für Dich, denn hier werden diese beiden Welten vereint. Gepunktet wird zudem mit dem deutschen Server-Standort und kostenlosen Support abgerundet.

Du bist interessiert? factro bietet unter anderem einen kostenlosen Basistarif an, die Basic Cloud kann mit max. 10 Nutzern kostenlos genutzt werden. Die Team-, Business- oder Professional Cloud kannst Du 14 Tage lang kostenfrei und unverbindlich testen.

Neben factro gibt es auch noch weitere deutsche Collaboration Tools wie Awork oder Stackfield. Auch hier wird besonders auf Datensicherheit und DSGVO-Konformität geachtet.