Collaboration Software: 8 Tools im Check

Das klappt am besten, wenn die Schwerpunkte klar unterschieden werden. Um für jeden Einsatzzweck die richtige Lösung zu finden, zeigen wir dir 8 Tools der Kategorien Collaboration Software, Kommunikation, Dokumentenmanagement und Remote Access.

Collaboration Software zum Managen von Themen und Teams

factro – Überblick pur im Projektmanagement

Die in Bochum entwickelte Projektmanagement-Software factro ist perfekt auf agile Team-Arbeit zugeschnitten. Die intuitive und leichte Bedienung ermöglicht dir einen direkten Start und schnelle Erfolge: Projekte anlegen, Aufgaben zuweisen und gemeinsam mit dem Team loslegen. Der Projektstrukturbaum eignet sich dazu am besten und bietet dir Überblick pur.

Mit nur einem Klick kannst du die Projektansicht wechseln und ins Kanban Board, Gantt Chart oder die Tabelle gehen. Bei Aufgaben in mehreren parallelen Projekten hilft dir das übergreifende Dashboard, alle To-Dos immer im Blick zu behalten. Dank cleverer Benachrichtigungen verpasst du keine Deadlines und vermeidest Terminkonflikte. Dank der offenen REST-API kann das Collaboration Tool Daten mit Drittsystemen austauschen.

factro ist in der Basic Cloud für bis zu 10 Nutzer kostenlos. Gastnutzer können in allen Tarifen kostenfrei und unbegrenzt eingeladen werden. Für größere Projekte empfehlen wir dir eine der kostenpflichtigen Editionen mit erweitertem Funktionsumfang. Los geht’s mit der Team Cloud für 7,99 Euro pro Nutzer und Monat. factro bietet zudem bereits ab der Basic Cloud einen kostenfreien Support per E-Mail, Telefon oder Chat sowie volle DSGVO-Konformität mit deutschem Server-Standort und Datenschutz.

Trello – Kanban, Karten und Co.

Das ebenfalls webbasierte PM-Tool Trello ist ideal für alle Kanban-Liebhaber und unterstützt dich bei einer extrem agilen und projektbezogenen Arbeitsweise. Die Boards erscheinen in Kanban-Optik und sind absolut flexibel und frei definierbar. Aufgaben werden durch einzelne Karten visualisiert, die du ebenfalls individuell nach deinen Ansprüchen gestalten kannst.

Trello, das seine Daten auf US-Servern hostet, bietet eine Basic-Variante, in der du 10 Teamboards gleichzeitig nutzen kannst. Pro Nutzer kannst du unbegrenzt viele Boards erstellen, allerdings ist die Dateigröße auf 10 MB je Anhang beschränkt. Außerdem musst du für die meisten Funktionen wie Berechtigungen sogenannte Power-ups bezahlen.

Trello Business kostet bei einem Jahresvertrag ca. 10 $ pro Nutzer und Monat. Der Preis für den Enterprise-Tarif beläuft sich auf knapp 21 $ pro Nutzer und Monat und wird preiswerter, je mehr Nutzer die Lizenz umfasst. Das geht bis zu knapp 6 $ pro Nutzer bei 5.000 Anwendern.

Kommunikation im Team

Slack – Messenger mit vielen Integrationen

Seit einigen Jahren ist Slack aus den meisten Unternehmen, Start-Ups und Teams als Collaboration Software nicht mehr wegzudenken. Die Chat-Software ermöglicht die gemeinsame Kommunikation in einem sogenannten Workspace. Dieser kann mit individuellen Chat-Räumen, z.B. für einzelne Teams oder Themen, konfiguriert werden. Neben Nachrichten unterstützt Slack Anrufe und Videokonferenzen sowie Dateiaustausch. Einen Achtungserfolg erzielte Slack kürzlich durch eine Kooperation mit Amazon.

Dank der offenen REST-API kannst du verschiedene Dienste individuell oder mit fertigen Verknüpfungen in Slack integrieren. Dann benachrichtigt dich Slack z.B. bei Neuigkeiten aus anderen Apps. Neben einer kostenfreien Version, die auf maximal 10.000 Nachrichten pro Workspace beschränkt ist, gibt es Slack auch in kostenpflichtigen Versionen mit Preisen ab rund 6 Euro pro Nutzer im Monat.

Microsoft Teams – Chats, Calls & Meetings vereint

Microsoft Teams hat seit dem Start im Jahr 2017 eine große Nutzerbasis erreicht – nicht zuletzt dank seiner Bündelung an die Online-Office-Suite. Wie bei Slack kannst du private Nachrichten austauschen oder mit Kollegen in Chaträumen kommunizieren. Darüber hinaus bietet auch MS Teams Anrufe oder Videokonferenzen. Dank der Einbindung an Outlook und Co. lassen sich auch Geschäftspartner zu Online-Meetings einladen.

Neben den eigenen Features lässt sich Microsoft Teams durch sogenannte Registerkarten (Tabs) erweitern. Diese ermöglichen z.B. die Integration ganzer Webseiten oder anderer Apps und Dienste. Microsoft Teams steht in einer kostenfreien Version und als Teil von Microsoft 365 bereit. Die Preise liegen zwischen 5 und 24 Euro pro Monat und Nutzer.

Dokumentenmanagement für alle

G Suite – Komplettpaket von Google

Die G Suite ist das Komplettpaket aus allen Office-Apps von Google sowie weiteren Features wie Kalender, E-Mail und Cloud-Speicher. Die G Suite eignet sich dabei besonders für die gemeinsame Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. Texte, Tabellen und Präsentationen können auch in Echtzeit im Team bearbeitet werden. Das senkt Rückfragen und den ständigen Versand von Anhängen.

Durch die weiteren Apps in der G Suite, etwa den integrierten Speicherdienst Drive, kann das Dokumentenmanagement durch eine direkt angeschlossene Dateiablage ergänzt werden, aus der heraus schnell per Link geteilt wird. Je nach App-Umfang und Speicher kostet die G Suite zwischen 5 und 23 Euro pro Nutzer und Monat.

Microsoft 365 – Office, Outlook und Cloud-Speicher

Microsofts Pendant zur G Suite heißt mittlerweile nicht mehr Office 365, sondern Microsoft 365. Dahinter steckt aber weiterhin das, was man vom Windows-Entwickler kennt: Office, E-Mail, Cloud und viele einzelne Zusatz-Apps. Der große Vorteil liegt auch hier in der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten in Word, Excel oder PowerPoint – im Programm, Web oder unterwegs.

Die verschiedenen Dienste sind gut aufeinander abgestimmt: So können z.B. neue Office-Dokumente direkt in die Unternehmenscloud hochgeladen werden, um sie mit anderen zu teilen. Mit Teams ist nicht zuletzt auch das populäre Chat-Programm enthalten. Microsoft 365 gibt es zu Preisen zwischen 5 und 24 Euro im Monat.

Remote Access und Support

TeamViewer – Umfangreiche Fernwartung für alle

Ob Remote Support, Fernwartung oder Online-Präsentation aus dem Homeoffice – wenn der Blick über die Schulter digital sein muss, braucht es die passende Software. Eine der bekanntesten Lösungen dafür ist TeamViewer. Die App ermöglicht den sicheren Zugriff auf andere Computer und Server, um z.B. dezentral Kollegen oder Kunden zu helfen oder von unterwegs auf lokale Daten zuzugreifen.

Dabei funktioniert das Remote Tool auch auf Smartphones oder Tablets. MIt Features wie Wake-On-Lan und der Integration in Service-Desk-Systeme kann TeamViewer so umfassend für Support genutzt werden – auch intern. Für den reinen Privatgebrauch ist die Software kostenlos. Je nach Leistungsumfang kostet Teamviewer zwischen 30 und 150 Euro im Monat.

AnyDesk – Leichtfüßiger Remote-Desktop

Eine Alternative zu TeamViewer ist AnyDesk. Der Schwerpunkt ist auch hier der Zugriff auf die eigene Hardware im Büro oder der Support bei Kunden und Kollegen. Der selbst entwickelte Codec DeskRT soll dafür sorgen, dass auch bei schwacher Internetverbindung eine zuverlässige Übertragung ermöglicht wird. Das soll laut Anbieter selbst bei präzisen und datenhungrigen Arbeiten wie CAD helfen. Alle Sitzungen werden protokolliert und können somit nachvollzogen werden.

AnyDesk ist mit einer Vielzahl an Betriebssystemen und Geräten kompatibel und ermöglicht so auch die Fernwartung via Smartphone, Tablet und sogar Raspberry Pi. Für die private Nutzung ist AnyDesk kostenfrei. Die Versionen für geschäftliche Zwecke liegen zwischen 10 und 50 Euro pro Monat.

Fazit: Mit Collaboration Software erfolgreich zusammenarbeiten

Excel-Sheets und E-Mails alleine reichen nicht aus, um erfolgreich zusammenzuarbeiten. Sie sind als Collaboration Software sehr eingeschränkt, veraltet und ineffizient. Mit den richtigen Tools ersparst du dir unnötige Mails, reduzierst Meeting-Zeiten, räumst mit Unklarheiten auf und verbesserst so die Kommunikation im Team. So sparst du viel Zeit und Geld, sorgst für erstklassige Ergebnisse, zufriedene Kunden und – glückliche Mitarbeiter!