Vertretungsvollmachten im Unternehmen: Welche gibt es?

Grundsätzlich kann jeder nur für sich selbst wirksame Verträge schließen. Das ist aber aus den unterschiedlichsten Gründen praktisch nicht immer möglich und gerade Unternehmen agieren notwendigerweise häufig über Bevollmächtigte. Von der auf bestimmte Rechtshandlungen beschränkten Einzelvollmacht bis hin zur Generalvollmacht, die auf die Wahrnehmung sämtlicher Geschäfte gerichtet ist, sind hier die verschiedensten Ausgestaltungen denkbar. Das Vertretungsrecht bestimmt daher die Grenzen dessen, wozu ein Bevollmächtigter einen anderen wirksam verpflichten kann. Neben diesen allgemeinen zivilrechtlichen Regelungen normiert zudem das Handelsgesetzbuch (HGB) unterschiedliche Vertretungsberechtigungen, die in ihrer Ausprägung den besonderen Erfordernissen des Wirtschaftsverkehrs angepasst sind.

Allgemeine Grundsätze zu Vollmachten

Die allgemeinen Grundsätze zum Stellvertretungsrecht sind in den §§ 164 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Im Ausgangspunkt gilt, dass der Vertretene den Umfang der Vertretungsmacht frei bestimmen kann, d.h. er allein kann festlegen, ob und bei welchen Geschäften er vertreten werden möchte und kann der Vertretungsmacht auch Grenzen setzen, etwa in Gestalt eines maximalen Geschäftsvolumens. In der Praxis kann das aber auch anders sein. Zu beachten ist insbesondere, dass eine Vollmacht nur in dem Umfang erteilt werden darf, wie der Vollmachtgeber selbst zur Vertretung der Gesellschaft befugt ist. So darf beispielsweise ein Geschäftsführer, der zur Vertretung nur gemeinsam mit einem anderen Geschäftsführer befugt ist, alleine keine Vollmacht erteilen. Dies dürfen in dem Beispielsfall nur zwei Geschäftsführer der Gesellschaft gemeinsam.

Überschreitet der Bevollmächtige die Grenzen seiner Vertretungsmacht, wird der Vollmachtgeber durch das Geschäft nicht gebunden, kann den Vertrag aber durch eine nachträgliche Genehmigung wirksam machen. Unterbleibt die Genehmigung, haftet der Vertreter ohne Vertretungsmacht hingegen persönlich.

Weiterhin muss der Vertreter auch grundsätzlich zu erkennen geben, dass er den Vertrag nicht für sich selbst, sondern für einen anderen schließen möchte. Dies kann sowohl durch den Zusatz „i.V.“ als auch durch „i.A.“ bei der Unterschrift gekennzeichnet werden. Unterlässt der Vertreter dies, so gilt der Vertrag im Zweifel als mit ihm zustande gekommen. Außerdem ist zu beachten, dass Bevollmächtigte und sonstige Vertreter eines Unternehmens grundsätzlich nicht zu sogenannten „In-Sich-Geschäften“ berechtigt sind. Dies sind Geschäfte, bei denen der Bevollmächtigte nicht nur einseitig für die Gesellschaft, sondern auch auf der Seite des anderen Vertragsteils (auf eigene Rechnung oder gleichzeitig auch als Vertreter eines Dritten handelt) agiert. Hierfür benötigt der Bevollmächtigte ausdrücklich eine generelle Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB oder eine Befreiung für den Einzelfall.

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Prokura

Die Prokura ist die umfangreichste handelsrechtliche Vertretungsbefugnis. Zu ihrer Erteilung ist grundsätzlich nur der Inhaber eines Handelsgeschäfts oder sein gesetzlicher Vertreter berechtigt. Bei Einzelkaufleuten also nur der Prinzipal selbst. Bei Personengesellschaften (oHG, KG) die vertretungsberechtigten Gesellschafter, bei Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) die vertretungsberechtigten Organe, also Geschäftsführer und Vorstände. Ein Prokurist kann also nicht selbst Prokura erteilen. Sowohl die Erteilung als auch das Erlöschen der Prokura sind außerdem in das Handelsregister einzutragen. Die Prokura wird zwar nicht erst mit ihrer Eintragung wirksam, dennoch ist auf die Richtigkeit des Handelsregistereintrags genauestens zu achten, denn der Geschäftsverkehr kann sich auf dessen Inhalt verlassen.

Was darf bzw. darf man nicht mit Prokura?

Die Prokura ermächtigt gemäß § 49 HGB zu allen Arten von Rechtsgeschäften, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt, sowie zur Vornahme aller Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Rechtshandlungen. Entsprechend dem Gesetzeswortlaut („eines Handelsgewerbes“) sind nicht nur Geschäfte des konkreten Handelsgewerbes, sondern auch branchenfremde Geschäfte umfasst.

Ausgenommen vom Handlungsumfang sind:

• Geschäftsauflösung
• Veräußerung von Grundstücken
• Aufnahme neuer Gesellschafter
• Unterzeichnung der Firmenbilanz

Weitere Einschränkungen der Prokura sind allerdings gegenüber Dritten im sogenannten Außenverhältnis unzulässig, da sich diese auf die entsprechende Eintragung im Handelsregister verlassen können sollen. Im Innenverhältnis sind Einschränkungen des Vertretungsumfangs hingegen nicht nur zulässig, sondern auch weit verbreitet. Typisches Beispiel sind die Titularprokuristen, die keinerlei eigene Entscheidungsbefugnisse haben, sondern im Grunde nur „Titel-Träger“ sind. Dann ist allerdings Vorsicht geboten, denn: Verpflichtet dieser Prokurist die Gesellschaft zu mehr als er im Innenverhältnis darf, haftet er der Gesellschaft gegenüber im Zweifel persönlich.

Handlungsvollmacht

Eine weitere Art der Vollmacht ist die in den §§ 54 ff. HGB geregelte Handlungsvollmacht, die vom Umfang unterhalb der Prokura angesiedelt ist. Sie kann, je nach Ausgestaltung, den ganzen Betrieb eines Handelsgewerbes (Generalhandlungsvollmacht) betreffen oder auf bestimmte Geschäfte (Spezialhandlungsvollmacht) beschränkt sein. Sie umfasst außerdem alle Geschäfte und Rechtshandlungen, die der Betrieb des konkreten Handelsgewerbes oder, – bei Beschränkung auf bestimmte Geschäfte: die Vornahme derartiger Geschäfte – gewöhnlich mit sich bringt. Anders als die Prokura ist sie also auf branchenübliche Geschäfte beschränkt.

Ein Unterfall der Handlungsvollmacht ist die sogenannte Abschlussvollmacht. Sie kommt vorwiegend bei Handelsvertretern im Außendienst vor. Diese sind dann im Rahmen ihrer Tätigkeit dazu berechtigt, Verträge abzuschließen. Zur Änderung bereits abgeschlossener Verträge, insbesondere zur Gewährung von Zahlungsfristen, ermächtigt eine Abschlussvollmacht hingegen grundsätzlich nicht.
Wichtig: Da die Handlungsvollmacht nicht ins Handelsregister eingetragen werden kann, ist aus Beweisgründen eine schriftliche Erteilung empfehlenswert.

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Untervollmachten

Mit einer Untervollmacht kann für den Fall vorgesorgt werden, dass der Bevollmächtigte zur Vertretung verhindert ist. In einem solchen Fall kann die Vertretungsbefugnis dann mit einer Untervollmacht auf eine dritte Person übertragen, also quasi „weitergeben“ werden. Der Vollmachtgeber wird dann nicht von dem Bevollmächtigten, sondern dem Unterbevollmächtigten vertreten. Dies betrifft in der Regel Fälle der Abwesenheit des Bevollmächtigten wegen Urlaub, Krankheit oder auch Geschäftsreisen. Solche Untervollmachten sind allerdings in der Regel nur wirksam, wenn der ursprüngliche Vollmachtgeber seinen Vertreter ausdrücklich dazu ermächtigt hat. In der Praxis wird das Problem der Vertretung von Abwesenden daher häufig durch für ein Unternehmen geltende Unterschriftsregelungen, die zugleich die Vertretung darstellen, gelöst.

Vorsicht bei Vollmachten aus Rechtsschein

Neben diesen gesetzlich geregelten Vollmachtsarten können Vertretungskonstellationen allerdings auch kraft Rechtsschein fingiert werden. Darunter fallen Situationen, in denen aufgrund besonderer Umstände der Anschein entsteht, der Handelnde habe eine entsprechende Vertretungsmacht inne. Zu unterscheiden ist insofern zwischen der Duldungs- und Anscheinsvollmacht.

Duldungsvollmacht

Bei der Duldungsvollmacht handelt es sich um eine Form der Rechtsscheinvollmacht, bei der jemand für einen anderen auftritt, ohne hierzu ausdrücklich ermächtigt worden zu sein. Die Besonderheit besteht darin, dass der Vertretene das eigentlich nicht rechtsgültige Handeln des anderen kennt, aber dennoch nicht eingreift. Das können Situationen sein, die in der täglichen Betriebspraxis häufiger vorkommen, etwa wenn ein Sekretär ohne ausdrückliche Ermächtigung aber mit Wissen seines Vorgesetzten Bestellungen tätigt. Schon im Interesse des Vertragspartners muss der Vertretene die Folgen dieser Handlungen akzeptieren und sich so behandeln lassen, als hätte er wirksam eine Vollmacht erteilt. Das wirkt im Zweifel auch im Innenverhältnis, so dass ein Regress (hier gegen den handelnden Sekretär) ausgeschlossen ist.

Anscheinsvollmacht

Die Anscheinsvollmacht geht noch einen Schritt weiter, kommt im Unternehmensalltag aber dennoch immer wieder vor. Hier hat der Vertretene dem Handelnden meist unbewusst eine Stellung eingeräumt, aus welcher Dritte auf das Bestehen einer Bevollmächtigung schließen durften. Die Rechtsprechung hat eine Anscheinsvollmacht etwa bei einer vollmachtlosen Verwendung von Firmenstempeln auf Geschäftspapieren angenommen, wenn der Mitarbeiter Zugang zum Firmenstempel hatte. Denn in einem solchen Fall wird dem Vorgesetzten ein Organisationsverschulden zur Last gelegt. Wird dagegen im Innenverhältnis etwas anderes festgelegt, haftet der Gesellschaft auf Schadensersatz, sofern er dennoch Bestellungen tätigt.