Die besten Tricks für E-Mails, die Kunden überzeugen

Unterscheiden zwischen privater und geschäftlicher E-Mail

Ganz grundsätzlich gilt, dass du vor dem Schreiben und Versenden einer E-Mail überlegen musst, wer deine Zielgruppe ist. Denn einem Freund kannst du Nachrichten schicken, in denen du wenig auf Formalitäten achten musst. Hier kann die Anrede ebenso locker ausfallen wie der Sprachstil des Inhalts. Dein Freund weiß deine Schreibweise einzuschätzen und wird entsprechend reagieren.

Schreibst du aber eine Geschäfts-E-Mail, gilt es bestimmte Dinge zu beachten. Diese tragen dazu bei, dass der Empfänger deine Nachricht nicht sofort löscht, sondern sie öffnet, liest und auch beantwortet. Dies kann durch eine Antwort-E-Mail geschehen beziehungsweise durch eine andere Form der Kontaktaufnahme, z. B. per Telefonat. Hattest du ihm eine Werbemail geschickt, wird er dein Produkt im Idealfall kaufen, was ein deutlicher Hinweis darauf wäre, dass deine E-Mail interessant, freundlich und verständlich war.

Die richtige Absenderadresse für eine E-Mail

Ein immer größer werdender Teil der Weltbevölkerung nutzt die Möglichkeiten des Internets und besitzt eine eigene E-Mail-Adresse. Diese Tatsache nutzen natürlich Unternehmen und versuchen, die Menschen über E-Mail anzusprechen und für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu begeistern. Aus diesem Grund ist unser Mailaccount täglich voll mit Nachrichten von Absendern, die wir gar nicht kennen. Diese wahre Flut an E-Mails sorgt dafür, dass der Inhaber eines E-Mail-Accounts die eingehenden Nachrichten nach lesenswert oder uninteressant sortiert, beispielsweise anhand der Absenderadresse. Die Erfahrungen zeigen, dass Mailadressen mit einer Namensnennung sehr viel öfter gelesen werden, als irgendwelche Adressen ohne Personalisierung (z. B. info@, kundendienst@ oder news@). Solche Adressen werden entweder schon vom Mailsystem aussortiert und in den Spamordner geschoben oder der Inhaber selbst zieht sie ungelesen in den Papierkorb. Grundsätzlich gilt, dass der Empfänger eine E-Mail mit hoher Wahrscheinlichkeit liest, wenn er eine personalisierte Absenderadresse sieht.

Der Betreff als Türöffner

Wenn du möchtest, dass der Empfänger deine E-Mail liest, kommst du an einem möglichst interessanten Betreff nicht vorbei. Was du in die Betreffzeile schreibst, entscheidet mit darüber, ob der Empfänger die Mail öffnet oder sie ungelesen in den Papierkorb zieht. Ein interessanter Betreff sollte die folgenden Kriterien erfüllen, wenn er erfolgreich zum Lesen der Mail animieren soll:

• kurz (30 bis 50 Zeichen),
• spannend formuliert,
• passend zum Inhalt der E-Mail.

Die Kürze des Betreffs ist deshalb wichtig, weil manche Systeme so eingestellt sind, dass sie bei zu langen Texten einen Teil ausblenden. Dadurch wäre für den Empfänger eventuell wichtige Informationen, die ihn zum Lesen der Nachricht motivieren würden, nicht sichtbar.

Schon mit dem Betreff setzt du den Empfänger in aller Kürze darüber in Kenntnis, was ihn in der E-Mail erwartet. Nutze möglichst keine Superlative oder extreme Werbesprache, das schreckt den Empfänger der Mail ab. Klare, wahrheitsgemäße und eindeutige Formulierungen helfen dir dabei, deinen Kunden auf persönlich Art anzusprechen und neugierig auf den Mailinhalt zu machen.

Anrede als Zeichen der Höflichkeit

In privaten Mails mag es als cool gelten, die Nachricht mit einem lässigen „Hallo“, „Hi“ oder „Grüß Dich“ zu beginnen. Zur Kontaktaufnahme mit Freunden ist dies vollkommen O. K.. Wenn du aber ein Business betreibst, schrecken solche Begrüßungen ab. Eine Anrede dieser Art vermittelt entweder Unhöflichkeit oder aber Unsicherheit darüber, wie die korrekte Anrede sein muss. Wenn du einen Geschäftspartner per E-Mail kontaktierst, überlege vorher, in welchem Verhältnis ihr zueinander steht. Ist dir der Empfänger vollkommen unbekannt, ist es ratsam, eine Anrede wie etwas „Sehr geehrte Frau …/Sehr geehrter Herr …“ zu wählen. Hattet ihr bereits Kontakt, dann kann ein „Guten Tag, Frau …/Guten Tag, Herr …“ eine angemessene Begrüßung sein. Wie du die E-Mail beginnst und den Empfänger ansprichst, hängt also vor allem von der Intensität eurer Geschäftsbeziehung sowie eurer persönlichen Beziehung ab. Vielleicht könnte als Regel gelten: Die Begrüßung kann umso lockerer ausfallen, je besser du den Empfänger kennst.

Gliederung ist nützlich

Auch wenn lange Texte in E-Mails nicht sehr beliebt sind, kann es dennoch notwendig sein, einen längeren Inhalt als Nachricht zu versenden. Ist dies der Fall, kann eine Gliederung für eine übersichtliche Struktur sorgen, was von vielen Lesern durchaus positiv honoriert wird. Sie erleichtert dem Empfänger das Finden von für ihn besonders interessanter Textabschnitte und hilft ihm bei der Orientierung innerhalb des Inhalts.

Guter Inhalt erhöht die Chance auf Antwort

Neben der Absenderadresse und der Betreffzeile spielt auch der Inhalt einer E-Mail eine wesentliche Rolle, ob dir jemand antwortet oder nicht. Beachte hier die drei Grundregeln für Texte:

• Text kurzhalten (keine „Romane schreiben“),
• Text eindeutig verfassen (verständliche Formulierungen benutzen),
• Text interessant (bildhaft) gestalten.

Ein Empfänger möchte keine langweiligen und langen Texte lesen.Er möchte so schnell wie möglich verstehen, was du schreibst und er möchte auch unterhalten werden. Deshalb schreibe aktiv, also verwende aktive Verben und setze passive Konstruktionen sowie Substantive nur selten ein. Gerade für den Kundenkontakt gilt, dass der Empfänger spüren muss, dass er dir wichtig ist und du ihn ernst nimmst. Ein gut verständlicher Text in einer E-Mail verhindert auch, dass du von den Lesern ständig neue Nachrichten mit Nachfragen bekommst, weil sie deinen Inhalt nicht verstanden haben. Daraus entwickeln sich dann sogenannte Mailungeheuer mit Betreffzeilen wie „Re: WG: AW: Nachfrage auf Anfrage wegen Anruf“. Ein solches Hin und Her kannst du durch einen bereits gut formulierten, klaren Inhalt verhindern.

Höflichkeit ist Trumpf in geschäftlichen E-Mails

Höflichkeit in deinen Geschäfts-E-Mails ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass du von potenziellen Kunden Antwort bekommst. Wenn du allzu flapsige oder unhöfliche Formulierungen verwendest oder den Leser zu sehr drängst, hast du ihn als Kunden schneller verloren als du deine Mail verfasst hast. Grundbedingung für den Erfolg ist, dass du auch sprachlich einen freundlichen Stil pflegst. Wenn du beispielsweise einem Geschäftspartner per Mail Unterlagen zum Ausfüllen gesandt hast, ist es höflicher, ihn mithilfe einer Frage um die Rücksendung zu bitten, etwa mit den Worten „Könnten Sie uns die Unterlagen bis zum … zurücksenden?“, als ihn ultimativ aufzufordern, die Unterlagen zurückzuschicken, etwa im Sinne von „Senden Sie uns die Unterlagen bis zum … zurück!“. Eine Aufforderung wird meist als unfreundlicher Befehl wahrgenommen, eine Frage hingegen bietet dem Leser mehr Spielraum für Interpretation.

Schlusssatz als motivierende Abrundung

Als Betreiber eines Business hast du vermutlich auch schon viele E-Mails mit dem klassischen Schlussgruß „Mit freundlichem Gruß“ bekommen. Er gilt als abgedroschene Floskel und sollte möglichst nicht mehr verwendet werden. Untersuchungen zum Schlusssatz in E-Mails zeigen, dass es sehr viel bessere Formulierungen gibt, die den Leser sehr viel stärker motivieren, deine E-Mail zu beantworten. Zu den wirksamsten Schlussformeln zählen unter anderen:

• Danke im Voraus (hier lag die Antwortrate bei knapp 66 %)
• Danke (auf diesen Gruß antworteten 63 %)
• Ich danke dir (diese Formulierung animierte knapp 58 % zu einer Antwort)

Auch die sehr persönliche Formulierung „Ich danke dir so sehr!“ veranlasst viele Leser zu einer Reaktion. Für dich als Geschäftsmann bedeuten solche Ergebnisse, dass du gut beraten bist, dich auch in geschäftlichen E-Mails höflich zu bedanken und freundlich zu verabschieden. Das macht deine E-Mail-Nachricht sehr viel persönlicher als wenn du ein freudloses „Mit freundlichem Gruß“ am Schluss den Textes anfügst.

Fazit

Eine gut verfasste E-Mail an Kunden hat eine große Gewichtung für eure Geschäftsbeziehung. Doch du kannst dabei auch manches falsch machen, noch bevor du eine Nachricht überhaupt verschickt hast. Wenn du unsere Tipps berücksichtigst, dann besteht die große Chance, dass mehr Leute deine Mails lesen und diese beantworten beziehungsweise mit einem Kauf deines Produktes darauf reagieren. Deshalb schreibe kurz, präzise und bleibe immer authentisch und freundlich. So motivierst du die Empfänger deiner E-Mails zu einer Reaktion. Du interessierst dich für Newsletter? Dann solltest du dir den Artikel Newsletter – Die wichtigsten Anbieter im Vergleich anschauen.