Dein Weg zum perfekten Vortrag

Die Vorbereitung Schritt für Schritt

Schritt 1: Am Anfang deiner Überlegungen steht: „Wer sind meine Zuhörer?“ und „Was will ich in­haltlich rüberbringen?“. Diese zwei Punkte schreibst du dir auf ein Blatt Papier oder auch in ein Pro­gramm wie Word, OneNote oder was du sonst bevorzugst. Dann lass dein Wissen zu dem Thema fließen, notiere alles was dir einfällt.

Schritt 2: Kategorisierung: Markiere in deiner Liste die wichtigsten Punkte, indem du sie z.B. farbig hervorhebst. Die anderen Punkte ordne nun den Überbegriffen zu. Ein Mindmap-Programm, wie Mindly oder MindNote für iPhone und iPad oder als Freeware FreeMind, FreePlane oder Mind­meister für Windows, in welches du nun die geordneten Punkte einträgst, hilft dir dabei, noch mehr Ordnung in deinem Wissenswust zu schaffen.

Wenn du geübt im Umgang mit Mindmap-Programmen bist kannst du Schritt 1 und 2 auch zu­sam­men­fassen.

Schritt 3: Das Erstellen der Präsentation kannst du entweder klassisch in Microsoft PowerPoint (auch online), in MacOs Keynote, in Open Office Impress oder auch in modernen Programmen wie Prezi er­stellen. Arbeite dich in deine bevorzugte Software ein, damit du nicht beim Erstellen deiner Präsenta­tion ablenkt bist.

Deine Präsentation

Bevor du deine Präsentation erstellst, brauchst du die Information, wieviel Zeit dir für deinen Vortrag zur Verfügung steht. Hier ist es für dich wichtig zu wissen, ob du nur präsentieren wirst, oder ob sich deiner Präsentation eine Diskussionsrunde anschließt. Kurz gesagt, ziehst du etwa zwei bis drei Minuten für die Begrüßung und Vorstellung zu Beginn von deiner Zeit ab und wenn vor­gesehen die Zeit einer Diskussionsrunde. Die übrig geblieben Zeit teilst du durch zwei, denn es gilt die Regel, dass pro Folie etwa zwei Minuten Zeit einkalkuliert werden sollten. Ein Beispiel: Du hast eine Stunde Zeit und möchtest mit deinen Geschäftskunden im Anschluss über deine Businesslösung dis­ku­tieren, dafür sollen etwa 20 – 30 Minuten zur Verfügung stehen, so beträgt die restliche Zeit 27 – 37 Minuten, was einer Folienzahl von 13 – 18 Seiten entspricht. Hinzu kommen noch die Startfolie und die letzte Seite mit Dankesformel, also 15 – 20 Seiten.

Zu den Formalien bei der Erstellung von Präsentationen lässt sich sagen, dass das Foliendesign de­zent sein sollte, in der Farbe und im Design, d.h. das Figur-Grund-Prinzip sollte beachtet werden. Du solltest auch auf unterschiedliche Vortragsräume vorbereitet sein, d.h. je nach Lichtverhältnissen im Raum eigenen sich helle Foliendesigns mit dunkler Schrift besser für helle Räume oder dunkle Folien­designs mit heller Schrift für dunkle Räume. Denn, was bringt eine Präsentation, wenn der Zuhörer nicht mitlesen kann? Das Corporate Design deines Unternehmens begrenzt hier unter Umständen deine Gestaltungsmöglichkeiten, erhöht aber deinen Wiedererkennungswert.

Die Texte der Folien gestaltest du in Leserichtung, also von links nach rechts und von oben nach unten. Es kann aber auch stilistisch sinnvoll sein von links unten nach rechts oben zu arbeiten, da du damit eine Steigerung bzw. Zunahmen darstellen kannst, dies vermittelt einen positiven, wachsen­den Eindruck. Insgesamt solltest du dich pro Folienseite auf etwa sechs Zeilen mit kurzen prägnanten Sätzen oder Einzelworten beschränken. Als Schriftgröße wählst du mindestens 20pt, am besten aber 30 bis 40pt oder bei Überschriften 40 bis 48pt. Wähle am besten eine Standardschriftart wie Times New Roman (Serifenschrift) oder Arial (Serifenlose Schrift).

Die Folien deiner Präsentation sollten nummeriert sein, damit Nachfragen gezielt gestellt werden können und dein Name und das Datum sollten an einer passenden Stelle der Präsentation vermerkt sein, z.B. auf der Start- oder Schlussfolie.

Solltest du Inhalte haben, die dir wichtig sind, die aber die Folie überfrachten würden, so schreibe diese Informationen oder Gedankenstützen und Informationen in die Notizzeile deiner Präsentation, z.B. PowerPoint hat einen Präsentationsmodus, bei dem du am Laptop oder Tablet deine Notizen siehst, während die Zuhörer nur den Präsentationsteil sehen.

Du, der Vortragende

Erst einmal gilt: „Du bist wer du bist“ und das prägt deinen Vortragsstil. Bist du ein flippiger Enter­tai­ner, dann hast du es leichter, aber auch bei dir kann es notwendig sein, an deinem Auftreten und Vortragstil zu arbeiten. Bist du eher ein ruhiger, zurückhaltender Mensch, so ist es vielleicht am An­fang für dich etwas schwerer eine Vortragssituation souverän zu meistern. Für jeden gilt: „Übung macht den Meister“.

Die häufigsten Probleme bei ungeübten Vortragenden sind Nervosität und Unsicherheit, die sich in:

• Rumzappeln
• unruhigem Hin- und Herlaufen
• zu schnellem Reden
• zu holprigem Reden
• in Atemlosigkeit
• Verlegenheitsgesten (Griff an die Nase, an die Ohren, in die Haare, etc.)
• übermäßiger Benutzung von Füllwörtern (ääh, hmm, jaa, etc.)
• verschränkten Armen
• Händen in den Hosentaschen

äußern.

Abhilfe kannst du durch üben schaffen, d.h. nachdem du deine Präsentation fertig gestellt hast, fängst du an, deinen Vortrag für dich in Gedanken und dann auch laut vor dich her sprechend zu halten. Dabei stoppst du die Zeit: Bist du zu früh fertig, hast du zu schnell gesprochen. Brauchst du zu lange, dann musst du deine Ausführungen straffen. Beim lauten vor sich her sprechen merkst du auch sehr schnell, ob du bei den Folienübergängen Stolperstellen hast, hier musst du dann gezielt an deinen Überleitungen arbeiten oder u.U. auch noch einmal die Folien inhaltlich kontrollieren und ändern. Je besser du deine Präsentation kennst und je sicherer du fachlich bist, desto besser sind deine Voraussetzungen für deinen perfekten Vortrag.

Ein kleiner Tipp zum Schluss, lass dich beim Vortragen aufnehmen und schau dir das Video deines Vortrages an, so kannst du am meisten über dich selbst lernen und gezielt an deinen Schwächen arbeiten.

Der Vortragstag

 Die Zeit vor dem Vortrag: Der Tag des Vortrages ist da, deine Nervosität steigt. Du hast dir am Vortag alles schon bereit gelegt, dazu gehört: deine Hardware (Laptop, Tablet, USB-Stick, Powerbank, Ersatz­akku, Pointer mit Mausfunktion), der Ausdruck deiner Präsentation und deine Kleidung, die du zum Vortrag tragen willst. Wähle bequeme Kleidung, aber auch welche die etwas förmlicher ist, diese kann dir helfen die geeignete Professionalität auszustrahlen. Für Frauen eignet sich das Tragen von Schuhen mit Absatz, da damit mehr Körperspannung erreicht werden kann. Körperspannung ist sowieso ein Punkt, den du nicht mehr vergessen solltest. Eine aufrechte, gespannte Körperhaltung mit Schultern nach hinten hilft dir besser zu atmen, verleiht dir Sicherheit und signalisiert deinem Gegenüber Selbstsicherheit. Sei rechtzeitig, d.h. mindestens 30 Minuten vorher am Vortragsort, mach dich mit den Räumlichkeiten und den technischen Gegebenheiten vertraut. Geh vielleicht noch einmal zur Toilette, bzw. trinke noch einmal einen Schluck Wasser, damit dein Hals nicht trocken wird.

Der Vortrag beginnt: Du startest mit einer Begrüßung und stellst dich eventuell noch einmal kurz vor. Dann geht es los. Dein Pointer beschäftigt deine Hände, hilft dir in den Folien zu blättern und in Ab­bildungen die Dinge visuell zu unterstreichen, die du gerade ansprichst. Während der ganzen Zeit wendest du dich deinen Zuhörern zu und kehrst ihnen niemals dauerhaft den Rücken zu. Die Präsen­tation ist für die Zuhörer, nicht für dich. Lass deinen Blick über alle Gesichter schweifen, so dass jede anwesende Person sich angesprochen fühlt. Wenn du das Gefühl hast zu langsam zu sprechen, kannst du vielleicht noch ein wenig langsamer sprechen oder du hast bereits die richtige Sprechge­schwindigkeit gefunden.

Tipps zum Überleben in kritischen Situationen:

• Wenn du merkst, dass du kurzatmig wirst, dann mach eine kurze Pause und atme tief durch, sonst geht dir irgendwann die Luft aus und du kannst nicht mehr sprechen.
• Wenn du merkst, dass du zu nervös wirst, sich vermehrt Fehler und Füllwörter einschleichen, dann schau deinen Anker an, das ist eine Person, die du dir ausgesucht hast, die dich wohlwollend anschaut. Diese Person kann dir ein Stück Sicherheit geben.
• Sollte die Technik versagen, so nimm deine Ausdrucke, leg sie vor dich auf den Tisch oder halte sie in der Hand und setz deinen Vortrag fort.

Noch ein Tipp zum Schluss: Kläre im Vorfeld, wie du es mit Rückfragen halten möchtest, ob du Fragen während oder erst nach dem Vortrag beantworten möchtest.