In Krisenzeiten: Payroll-Outsourcing als Chance

Fachkräftemangel durch Outsourcing ausgleichen

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Wird die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung durch die Personalabteilung des Unternehmens gestemmt, funktioniert das nur mit qualifizierten und gut geschulten Mitarbeitern. Ständig gelten neue Regelungen, sei es zu den Sozialabgaben, zu Teilzeit oder Kurzarbeit oder im Bereich betrieblicher Altersvorsorge.

Das Know-how der Mitarbeiter ist daher ständig zu erweitern und an die aktuellen Regelungen anzugleichen. Schließlich wandelt sich gerade das Rechtsgebiet des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrechts in Deutschland ständig und es werden immer neue Gesetze verabschiedet. Dazu kommt die Digitalisierung, die selbst in den Steuerverwaltungen und Behörden Einzug hält.

Daher kommt es gerade in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung auf fachlich gut geschulte Mitarbeiter an. Wer aber als Personalmanager auf dem Arbeitsmarkt nach eben diesen Mitarbeitern mit den entsprechenden Qualifikationen sucht, stellt schnell fest, dass diese nur schwer zu finden sind. Daher kann Outsourcing eine echte Alternative zum Recruiting sein. Ein entsprechender Dienstleister hat in der Regel genau die qualifizierten Fachkräfte, die er für diese spezifischen Aufgaben benötigt.

Diese Vorteile werden durch Outsourcing erreicht

Sie nutzen fachlich hochqualifiziertes Personal

Sollen deine eigenen Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung bleiben und sämtliche Änderungen in Steuer- und Beitragswesen, sowie bei Regulierungen und dem Bescheinigungswesen sicher kennen, müssen sie ständig weiter qualifiziert werden. Kannst du diese Aufgaben outsourcen, ist die Weiterbildung der Mitarbeiter Aufgabe des Dienstleisters. Dieser konzentriert sich auf seine Kernaufgaben und kann mittels standardisierter Abläufe und Prüfungen ein sehr hohes Niveau an Qualität garantieren.

Talente im Unternehmen halten

Verlässt ein Mitarbeiter nach langen Jahren das Unternehmen, gehen auch seine ganz spezifischen Kenntnisse. Das gilt für alle Bereiche, auch für die Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Vergibst du diese Aufgaben an einen externen Dienstleister, hast du in diesem Bereich Ihr Risiko der Wissensabwanderung vermindert. Damit brauchst du in diesem Bereich kein speziell ausgebildetes Personal mehr.

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Outsourcing: Wann es sinnvoll ist, Aufgaben abzugeben

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Die Zeit für strategische Aufgaben nutzen

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist, wie überhaupt die Sachbearbeitung von Entgelten, ein Prozess, der viel Zeit und damit Ressourcen bindet. Je mehr dieser Tätigkeiten Sie an einen speziell dafür geeigneten Dienstleister outsourcen, desto mehr freie Arbeitszeit deiner Mitarbeiter bleibt dir. Diese kannst du eher für strategische Aufgaben einsetzen. Besonders in den klein- und mittelständischen Unternehmen ist die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung einer der Bereiche, die ein enormes Potential für Einsparungen haben.

Reduzierung an Kosten

Müssen monatliche Abrechnungen für das Gehalt der Mitarbeiter durchgeführt werden, ist das mit entsprechenden direkten Kosten verbunden. Ein externer Dienstleister kann hier die Kosten des Unternehmens senken. Oft ist das Outsorcing mit skalierbaren Kosten verbunden, das heißt, die Kosten orientieren sich an der Zahl der tatsächlichen Abrechnungen. Diese richten sich nach der tatsächlichen Entwicklung und sind darin flexibler als eine feste Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.

Die Risiken der Haftung werden minimiert

Werden Zahlungen zu spät geleistet oder Meldungen verspätet oder sogar falsch abgegeben, sind oft hohe Strafen oder Säumniszuschläge fällig. Das ist für jedes Unternehmen ein echtes, aber nicht unbedingt nötiges Risiko. Payroll-Outsourcing verlagert das Risiko für die Einhaltung der Termine zum Anbieter des Outsourcing. Dieser übernimmt schließlich die Verantwortung für die steuerliche Bewertung und auch für die termingerechte Meldung sämtlicher Vorgänge. Schon die Minimierung der Haftungsrisiken kann ausreichender Grund sein, das Payroll-Outsourcing als Chance zu sehen.

Den eigenen Aufwand minimieren

Je kleiner ein Unternehmen ist, desto schwieriger ist oft die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für wenige Mitarbeiter lohnt sich kaum ein teures Spezialprogramm. Auf der anderen Seite dauert es seine Zeit, diese Abrechnungen manuell zu erstellen. Werden diese Arbeiten von einem externen Dienstleister übernommen, können sich die Mitarbeiter im Unternehmen auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Außerdem wird unabhängig von Urlaubs- und Krankheitszeiten die Arbeit zuverlässig und sicher erledigt.

Immer die neueste Software zum Arbeiten

Soll die Software immer auch die aktuellen Kalkulationen und Gesetzeslagen berücksichtigen, muss sie ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden. Das ist für kleinere und mittlere Unternehmen ein echter Kostenfaktor. Ist jedoch die Software veraltet, können entscheidende Fehler bei den Abrechnungen entstehen. Bei einer Entscheidung für Payroll-Outsourcing fällt diese Sorge weg, hier ist der Dienstleister dazu verpflichtet, für die jeweiligen Abrechnungen auch aktuelle Software zu nutzen.

Fazit: Payroll-Outsourcing setzt Ressourcen frei

Jedes Unternehmen muss sich den Veränderungen der digitalen Welt stellen, die Kosten senken und die zunehmend rarer werdenden personellen Ressourcen gezielt einsetzen. Werden Aufgaben wie die Payroll an einen externen Dienstleister vergeben, werden damit die eigenen Mitarbeiter klar entlastet. Zudem sind gerade zertifizierte Dienstleister im Bereich der IT-Sicherheit oft deutlich besser aufgestellt. Ein weiterer Vorteil für den Auftraggeber ist, dass der Dienstleister über eigenes qualifiziertes Personal und damit Wissen verfügt. Die Kosten sind daher überschaubar und transparent.