Erfolgreiche Mitarbeiter-Events organisieren: 8 Top-Tipps

Bildquelle: Helpling

1. Frühzeitig und gut geplant starten

Ein erfolgreiches Event beginnt mit der richtigen Vorbereitung. „Fange rechtzeitig an und bereite so viel wie möglich vor“, rät Franziska Wöller. „Das ermöglicht es dir, das Event selbst zu genießen, und diese positive Stimmung überträgt sich auch auf die Gäste.“ Ein durchdachtes Konzept und ein Plan B sind ebenfalls unerlässlich. „Ob schlechtes Wetter oder andere unvorhergesehene Ereignisse – es ist wichtig, immer eine Alternative in der Hinterhand zu haben.“

2. Das perfekte Konzept finden

Ein gelungenes Event lebt von einem besonderen Highlight. „Ob die Location selbst, ein spezielles Sportevent oder ein cooles Motto – ein Highlight macht das Event unvergesslich.“ Dabei ist die Balance zwischen Seriosität und Spaß entscheidend. „Es soll professionell, aber auch unterhaltsam sein“, so Franziska.

3. Die richtigen Dienstleister finden

Passende Dienstleister zu finden, erfordert Zeit und Recherche. Franziska Wöller hat über die Jahre ein starkes Netzwerk aufgebaut: „Ich bin sehr unternehmungslustig und probiere gerne Neues aus – beruflich wie privat. Mein Netzwerk hat sich im Laufe der Zeit erweitert.“ Sie empfiehlt, Ideen auf Plattformen wie Instagram und LinkedIn zu sammeln und immer mit offenen Augen durch die Stadt zu gehen. „Berlin bietet viele Möglichkeiten, und oft bekomme ich auch Tipps und Tricks aus meinem Bekanntenkreis. Ich speichere mir alles auf Google Maps ab, so habe ich es immer griffbereit.“

4. Kostengünstige Events planen

Auch mit kleinem Budget lassen sich tolle Events organisieren. Franziska rät, Locations direkt anzuschreiben und rechtzeitig oder außerhalb der Hauptsaison zu buchen – die Weihnachtsfeier z.B. im Januar oder Februar statt Dezember. „Viele Dinge kann man auch selbst machen, wie Dekorationen oder Spiele. Das spart Kosten und verleiht dem Event eine persönliche Note.“

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5. Regelmäßigkeit ist der Schlüssel

Wie oft sollte man Mitarbeiter-Events veranstalten? Für Franziska ist Regelmäßigkeit entscheidend. „Wir bei Helpling bieten zwei Events im Monat an, dazu kommen eine Winterfeier, eine Sommerparty und eine Health Challenge.“ Solche regelmäßigen Veranstaltungen sorgen dafür, dass sie eine feste Größe im Kalender der Mitarbeiter werden und die abteilungsübergreifende Kommunikation fördern.

6. No-Gos bei der Eventplanung

Einige Dinge sollten unbedingt vermieden werden. „Gute Kommunikation im Vorfeld ist unerlässlich“, betont Franziska. „Die Leute sollten wissen, was sie erwartet.“ Außerdem muss man darauf achten, dass das Event kulturell angemessen und inklusiv ist. „Es ist wichtig, dass alle eingeladenen Personen gut erreichen können, sei es durch einen Shuttle-Service oder barrierefreie Zugänge.“

7. Persönliche Highlights und Erfolgsrezepte

Auf die Frage nach ihrem persönlichen Highlight bei Helpling antwortet Franziska: „Die erste Health Challenge war mein Highlight. Es war das erste Event, das ich komplett alleine geplant und durchgeführt habe. Es war meine Idee und ein Herzensprojekt. Seitdem findet es jedes Jahr statt, ist zu einem festen Bestandteil unserer Unternehmenskultur geworden und die Mitarbeiter freuen sich immer darauf.“

8. Die Bedeutung von Team-Events

Abschließend betont Franziska, wie wichtig Team-Events sind: „Sie sind eine großartige Teambuilding-Maßnahme und zählen zu den Company Benefits. Sie ermöglichen den Austausch in lockerer Atmosphäre und bieten die Möglichkeit, auch außerhalb des Büros schöne gemeinsame Erlebnisse zu schaffen.“ Ihr Rat an andere Office Manager*innen: „Wenn du selbst keinen Spaß an den Events hast, wird sich das auch auf andere übertragen.“

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