Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Diese Regeln gelten 2023

So können Selbstständige und Unternehmer von Reisekostenabrechnungen betroffen sein

Bei einer beruflich notwendigen Reise entstehen Kosten – beispielsweise für die Fahrt, die Übernachtung und die Verpflegung. Diese Kosten können auf verschiedene Art und Weise abgerechnet werden. Als Selbstständiger und Unternehmer kannst du auf drei Arten mit einer Reisekostenabrechnung in Berührung kommen:

1. In der Rolle als Unternehmer kann es sein, dass du Reisekosten deiner Mitarbeiter erstatten musst
2. Als Selbstständiger und Unternehmer kannst du Reisekosten steuerlich absetzten
3. Alternativ können die Reisekosten inklusive Umsatzsteuer auch dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Dies sollte aber unbedingt vorher abgesprochen werden. Bei langen Anreisen sollten außerdem etwas großzügigere Kilometerpauschalen in Rechnung gestellt werden, um die tatsächlichen Kosten wirklich zu decken.

In jedem Fall sollte aber eine korrekte Reisekostenabrechnung vorliegen. Damit du keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst, solltest du die folgenden Punkte bei deiner Reisekostenabrechnung 2023 für Selbstständige beachten.

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1. Erstattung von Reisekosten für Mitarbeiter

Grundsätzlich sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, Reisekosten zu übernehmen. In der Regel tun sie es aber nach vorheriger Absprache. Reisenden steht jedoch ein „Aufwendungsersatz“ zu, wenn sie zu der Reise beauftragt wurden. Zur Erstattung der Kosten müssen Mitarbeiter eine korrekte Reisekostenabrechnung vorlegen.

2. Reisekosten absetzen als Selbstständiger

Wenn du als Selbstständiger beruflich reist, um z. B. einen Kunden, einen anderen Firmenstandort oder eine Messe zu besuchen, fallen Kosten an – für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung. Diese Kosten können unter dem Begriff „Reisekosten“ zusammengefasst und als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Das gilt auch für die Reisekosten deiner Mitarbeiter, falls du welche hast.

Wichtig ist jedoch: In manchen Fällen kannst du nur bestimmte Pauschalen für deine Dienstreise als Betriebsausgabe absetzen und nicht die tatsächlichen Kosten deiner Reise. Dabei wird aktuell zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden. Die Pauschalbeträge ändern sich jeweils zum Anfang eines Jahres.

Das Finanzamt unterscheidet bei den Reisekosten vier verschiedene Kostenarten, die jeweils unterschiedlich geltend zu machen sind:

• Fahrtkosten
• Verpflegungskosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Auch Angestellte können diese Kosten steuerlich absetzen. Der Unterschied liegt in der Art und Weise:
Während Selbstständige und Unternehmer diese Kosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung geltend machen, können Angestellte sich die Reisekosten erstatten lassen oder diese als Werbungskosten absetzen. Was in welcher Höhe für Angestellte erstattungsfähig ist, regelt das Einkommensteuergesetz (EStG, §9, Werbungskosten).

Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Diese Bedingungen zählen

Damit du deine Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen kannst, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

1. Der Grund der Reise ist ein beruflicher Anlass und nicht primär privat
2. Du hast dich von deiner Arbeitsstätte entfernt

Hat die Reise auch einen privaten Anteil, handelt es sich um die so genannten „gemischten Reisekosten“, die nur teilweise abgesetzt werden können. Wichtig ist, dass du während deiner Dienstreise alle Belege, auch Bewirtungsbelege, sammelst, die du beim Finanzamt als Reisekosten absetzen möchtest.

Reisekosten richtig absetzen: die einzelnen Kostenarten

Fahrtkosten richtig abrechnen als Selbstständiger

Eigentlich geht es in diesem Artikel nur um die Reisekostenabrechnung für Selbstständige. Fahrtkosten machen dabei etwas aus, wenn Selbstständige Dienstreisen getätigt haben. Es gibt aber auch noch weitere Fälle, in denen Selbstständige Fahrtkosten absetzen können, etwa, wenn sie eigene Mitarbeiter haben oder auch, wenn sie die Fahrt zu ihrer eigenen Arbeitsstätte absetzen wollen. Daher zoomen wir der Vollständigkeit halber kurz raus und schauen uns an, welche Fahrtkosten Selbstständige insgesamt absetzen können.

Welche Fahrtkosten können Selbstständige absetzen?

• Die Fahrt zur Arbeitsstätte: Das kann dein eigenes Büro, aber auch ein Coworking Space sein. 
• Fahrten zu Kundinnen und Kunden, also Dienstreisen
• Dienstfahrten deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Krankheitsbedingte Fahrten (außergewöhnliche Belastung“)

Die nächste interessante Frage ist, wie die Abrechnung der Fahrtkosten korrekt funktioniert. Auch hier müssen wieder die unterschiedlichen Arten der Fahrtkosten auseinander gehalten werden. Denn es macht einen Unterschied, ob es sich um Fahrtkosten für den Weg zur Arbeit handelt oder ob es um Fahrtkosten für eine Dienstreise geht. Letzteres gehört dann wieder in die Reisekostenabrechnung.

Wie können Selbstständige Fahrtkosten absetzen?

Das kommt auf die Art der Fahrtkosten an!

• Fahrtkosten, die für den Weg zu deiner Arbeitsstätte entstehen, werden über die Entfernungspauschale abgerechnet. Die Entfernungspauschale wird auch als Pendlerpauschale bezeichnet und bezieht sich ausschließlich auf die Entfernung zwischen deiner Wohnung und deiner Arbeitsstätte.
• Fahrtkosten, die durch Dienstreisen entstehen, werden über die Kilometerpauschale abgerechnet. Die Pauschale wird dabei auf Grundlage der tatsächlich gefahrenen Kilometer berechnet.

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Fahrtkosten einer Dienstreise abrechnen über die Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen beträgt:

• 0,30 € pro Kilometer bei der Nutzung privater Kraftfahrzeuge und
• 0,20 € pro Kilometer bei der Nutzung andere motorbetriebene Fahrzeuge, wie Motorrädern, Roller oder E-Bikes (ab 25 km/h)

Solltest du für deine Dienstreise den öffentlichen Nah- und Fernverkehrs in Anspruch nehmen, wird dies nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet. Hier können die Belege eingereicht werden und es werden die tatsächlichen Kosten erstattet. Bei der Fahrt mit einem Dienstwagen können keine Fahrtkosten geltend gemacht werden. Da Arbeitnehmer hier bereits den Vorteil genießen, nicht für die laufenden Fahrzeugkosten selbst aufkommen zu müssen, gewährt das Finanzamt keine weiteren Vergünstigungen.

Der Kilometersatz errechnet sich aus den jährlich anfallenden Kosten für den PKW. Das heißt, hier fließen Reparaturen, Versicherungen, KFZ-Steuer, Reifen und Benzinkosten und die Abschreibung mit ein. All diese Kosten werden zu einer Gesamtsumme zusammengerechnet und durch die gefahrenen Kilometer dividiert. Für deine Reise wird der Kilometeranteil entsprechend ermittelt und angegeben.

Pendlerpauschale – Der Unterschied zur Kilometerpauschale

Die oben beschriebene Kilometerpauschale gilt allerdings nur für Dienstreisen. Der Weg zur Arbeit kann über die Entfernungspauschale, auch Pendlerpauschale genannt, steuerlich geltend gemacht werden. Es handelt sich dabei um keine Dienstreise. In der Pendlerpauschale ist ausschließlich der einfache Weg zur Arbeitsstätte, also nur der Hin- oder Rückweg, anzugeben. Mit der Pendlerpauschale besteht einmal pro Tag die Möglichkeit, die Entfernung zwischen diesen beiden Orten in Form einer Pauschale von der Steuer abzusetzen. Die liegt im Jahr 2022 für Strecken bis 20 Kilometer bei 30 Cent und ab dem 21. Kilometer bei 38 Cent*

*) Aufgrund des Steuerentlastungsgesetzes 2022 zur Eindämmung der Inflationsauswirkungen von zunächst geplanten 0,35 Euro auf 0,38 Euro erhöht.

Erhöhung der Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer für 2021 bis 2026

Wichtig zu wissen, ist das im Rahmen des 2020 verabschiedeten Klimapakets eine CO2-Bepreisung beschlossen wurde, wodurch sich die Preise für Benzin und Diesel erhöhten. Zu Entlastung von Pendlern wurde daher für die Jahre 2021 bis 2026 die Pendlerpauschale ab dem 21. Entfernungskilometer erhöht. Und zwar um 5 Cent für die Jahre 2021 bis 2023 und für die Jahre 2024 bis 2026 um 8 Cent. Allerdings wurde dann zur Eindämmung der Inflationsauswirkungen entschieden, die für 2024 geplante Erhöhung auf 2022 vorzuziehen. Nun gilt daher ab dem 21. Kilometer noch für 2021 eine Pendlerpauschale von 0,35 Euro und für die Jahre 2022 bis einschließlich 2026 eine Pendlerpauschale von 0,38 Euro. 

Die Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten kannst du entweder nach Belegen oder einer Pauschale als volle Betriebsausgabe berechnen. In Deutschland liegt die Pauschale pro Übernachtung bei 20 Euro. Außerhalb von Deutschland gelten andere Pauschalen, welche du dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen kannst. Möchtest du nach Belegen abrechnen, muss du diese entsprechend dem Finanzamt vorlegen.

Im europäischen Raum gibt es zudem einige Länder, für die es geänderte Sätze gibt. Hier solltest du vorher nachschauen, was du bei Reisen nach Belgien, Dänemark, Finnland, Portugal und Norwegen beachten musst.

Hinweis: Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschale berechnen. Als Unternehmer darfst du dabei nur deine tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen.

Der Verpflegungsaufwand

Der Verpflegungsaufwand kann seit dem 1. Januar 2020 mit einer Inlandspauschale von 28 Euro pro Tag angegeben werden. Dies gilt bei einer Abwesenheit ab 12 Stunden. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 12 Stunden, kannst du 14 Euro als Pauschale geltend machen, was vor allem den Anreise- und Rückreisetag betrifft. Auch bei den Verpflegungspauschalen gelten im Ausland dementsprechend andere Pauschalen.

Beachte: Ist das Frühstück im Hotelzimmer-Preis enthalten und wird nicht gesondert ausgewiesen, bist du verpflichtet, pro Tag 20 Prozent vom Verpflegungskostenmehraufwand abzuziehen. Beim Mittag- und Abendessen ist eine Kürzung von 40 Prozent verpflichtend.

Die Reisenebenkosten

Auf die Reisekostenabrechnung für Selbstständige gehören unter anderem auch Parkgebühren, Trinkgelder, Kosten für Telekommunikation und Gepäckbeförderung oder -aufbewahrung und vieles mehr. Diese gehören zu den Reisenebenkosten. Auch hier gilt: für jede Ausgabe, die du geltend machst, muss ein Beleg vorliegen. Diese musst du getrennt ausweisen, da hier der übliche Umsatzsteuersatz von 19 Prozent gilt.

Private Leistungen dürfen natürlich nicht selbstständig von den Reisekosten abgesetzt werden. Darunter fallen beispielsweise private Telefonate. Sollte ein begründeter Verdacht bestehen, kann das Finanzamt die gesamten Kosten als privat ansehen und entsprechend die Anerkennung verweigern.

Diese Angaben gehören in deine Reisekostenabrechnung für Selbstständige

Deine Reisekostenabrechnung muss aussagekräftig sein. Das heißt, sie muss folgende Angaben beinhalten:

• Name der Person, welche die Dienstreise gemacht hat
• Reisedauer
• Reisedaten
• Reiseziel
• Anlass
• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsaufwand
• Reisenebenkosten und
• die steuerliche Zuordnung

Um den Anlass und das Reiseziel der Dienstreise zu dokumentieren und zu belegen, empfiehlt es sich, darüber hinaus eine Messebroschüre oder einen Seminarkatalog der Reiseabrechnung beizulegen.

Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Das ändert sich in 2023

Aktuell gelten für Inlandsreisen für das Jahr 2023 dieselben Pauschalen zur Abrechnung von Reisekosten wie bereits in den Jahren 2022 und 2021. Es soll jedoch neue Pauschalen für Auslandreisen geben ab dem 01.01.2023. Die Pauschalen für alle Länder hat das Bundesfinanzministerium in dem Schreiben zur „Steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2023″ zusammengestellt.

3. Reisekostenabrechnung für den Kunden

Bei einer vom Kunden oder Auftraggeber veranlassten Reise solltest du die Reisekosten mit ihm abrechnen. Sinnvoll ist es, dies im Vorfeld mit dem Kunden abzustimmen, damit du oder dein Kunde im Nachhinein keine böse Überraschung erleben.

In manchen Fällen ist es aber auch sinnvoll, auf die Weiterberechnung der Reisekosten zu verzichten, weil du nur wenige Minuten unterwegs warst oder den Auftrag unbedingt haben möchtest.

Das gehört in die Reisekostenabrechnung für den Kunden

In die Rechnung, die du dem Kunden über die Reisekosten stellst, kommen die tatsächlich angefallenen Reisekosten: Zugticket, Hotelrechnung oder Straßenbahntickets. Bist du mit deinem eigenen PKW zum Kunden gefahren, stellst du ihm beispielsweise eine Kilometerpauschale in Rechnung. Diese ermittelst du selbst, indem du errechnest, ob deine Fahrtkosten mit 0,60 Euro oder eventuell 0,80 Euro pro gefahrenen Kilometer gedeckt sind. Zwar wird in vielen Bereichen noch mit 0,30 Euro pro Kilometer gerechnet, doch dieser Wert deckt die Kosten bei Weitem nicht mehr ab. Auf die Kilometerpauschale rechnest du ebenfalls die Umsatzsteuer drauf. Dabei ist der Steuersatz anzusetzen, zu dem du auch deine Arbeit berechnest.

Bei der Rechnungsstellung listest du alle Kosten auf, wobei es sein kann, dass du unterschiedliche Umsatzsteuersätze berechnen musst. Ob der Auftraggeber dein Frühstück bezahlt, solltest du im Vorfeld verhandeln. Die Originalbelege deiner Reisekosten kannst du einscannen und mit der Rechnung zusammen an deinen Kunden senden.

Merke: Reisekosten und die darauf entfallende Umsatzsteuer sind in deinem Unternehmen ein durchlaufender Posten, wenn du diese dem Kunden berechnest.

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Eigenbeleg schreiben – Das gehört dazu

Alles, was du bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige absetzen möchtest, musst du mit einer Quittung oder einer Rechnung entsprechend belegen. Deswegen solltest du möglichst immer eine Quittung anfordern und diese gut aufheben. Oftmals ist es aber nicht möglich eine Rechnung ausgestellt zu bekommen. In so einem Fall musst du einen Eigenbeleg schreiben. Hierbei ist zu beachten, dass der Einzelbeleg einen betrieblichen Aufwand betrifft und in seiner Höhe glaubhaft für das Finanzamt ist.

Beispiele für einen Eigenbeleg wären beispielsweise, wenn du Parkkosten bezahlen musst oder Trinkgeld gibst. Für diese bekommt man keine Quittung, man kann sie aber trotzdem steuerlich absetzen.

Bei einem Eigenbeleg musst du immer folgendes angeben:

• Zahlungsempfänger
• Art der Aufwendung
• Datum
• Kostendetails, wie Einzelpreis und Ust-Satz
• Begründung, warum der Eigenbeleg nötig ist
• Eigene Unterschrift

Um die Glaubwürdigkeit des ausgestellten Preises zu bestärken, kann es ebenso helfen, eine Preisliste beizufügen.

Häufige Fragen (FAQ) zu Reisekostenabrechnung für Selbstständige 2023