Rechnungen stornieren: So geht’s richtig

Worauf muss man bei einer Rechnung achten?

Hast du dein Produkt ausgeliefert oder deine Dienstleistung erbracht, schreibst du eine Rechnung. Für die Rechnungsstellung hast du maximal sechs Monate Zeit. Das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Der Gesetzgeber hat auch eine genaue Vorstellung davon, wie das Dokument aussehen soll. Das hat er in § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt.

Checkliste: Diese Angaben dürfen nicht fehlen

Du kannst eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung vermeiden, indem du an alle Pflichtangaben in deiner Ausgangsrechnung denkst. Die folgende Checkliste hilft dir dabei:

• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• (fortlaufende) Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Menge und Art des ausgelieferten Produkts bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum, in dem die Dienstleistung erbracht wurde
• Netto-Betrag für die Ware oder Dienstleistung (nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt)
• Umsatzsteuerbeträge
• eventuell vereinbarte Boni, Rabatte, Skonto
• eventuell Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmerregelung)

Darüber hinaus empfehlen wir dir die Bankdaten und das Zahlungsziel in die Rechnung mit aufzunehmen. Das hilft dem Empfänger bei der Überweisung.

Sonderregelung für kleine Beträge

Wenn du eine „Kleinstbetragsrechnung“ erstellst, gelten Sonderregelungen. Damit ist eine Rechnung mit einem Gesamtbruttobetrag inklusive Umsatzsteuer von maximal 250 Euro gemeint. In diesem Fall reichen folgende Angaben aus:

• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Artikel bzw. Umfang und Art der Dienstleistung
• Angabe der Höhe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags in einer Summe
• anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine gegebenenfalls vorliegende Steuerbefreiung

Zusatzangaben bei Bauleistungen und Elektrogeräten

In bestimmten Fällen kommen weitere Angaben hinzu. Bist du beispielsweise im Baugewerbe tätig, musst du den Empfänger in der Rechnung auf seine zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen. Auch bei Herstellern von Elektrogeräten sind die Anforderungen höher: Sie sind verpflichtet ihre Registriernummer auf der Rechnung anzugeben.

Was sind typische Fehler bei der Rechnungsstellung?

Bei so vielen verschiedenen Angaben kann man schnell den Überblick verlieren – und Fehler machen. Typische Mängel bei der Rechnungstellung sind falsche oder fehlende Pflichtangaben, zum Beispiel:

• Der Rechnungsbetrag stimmt nicht.
• Du hast die Rechnungsnummer doppelt vergeben.
• Die Anschrift des Empfängers ist falsch.
• Du hast die ausgewiesene Umsatzsteuer falsch berechnet.
• Du bist Kleinunternehmer und hast den Hinweis auf die Steuerbefreiung vergessen.
• Deine Steuernummer fehlt.
• Du hast den Zeitpunkt der Lieferung nicht angegeben.

In allen oben genannten Situationen musst du deine Rechnung korrigieren oder stornieren. Überprüfe auch, ob sich vielleicht ein Fehler in deine Rechnungsvorlage eingeschlichen hat und weitere Rechnungen davon betroffen sind. Ist das der Fall, solltest du deine Rechnungsvorlage umgehend bearbeiten.

Falsche Angaben auf der Rechnung: Korrigieren oder stornieren?

Überprüfe, ob dein Kunde den Rechnungsbetrag bereits bezahlt hat. Falls nicht, reicht eine einfache Rechnungskorrektur aus. Ist die Rechnung allerdings schon verbucht, führt kein Weg an einer Stornorechnung vorbei. Übrigens: Bei kleineren Tipp- oder Rechtschreibfehlern ist normalerweise keine Rechnungskorrektur notwendig. Es sei denn, dir passiert in der Ausgangsrechnung ein schwerwiegender Fehler bei den Pflichtangaben – zum Beispiel bei der Rechnungssumme.

Wie storniert man richtig?

Rechnungen sind Teil der vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Buchführung. Umso wichtiger ist es, dass sich Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer in Sachen Rechnungskorrektur oder Storno an die gesetzlichen Vorgaben halten. Bevor wir dir verraten, wie es richtig geht, erfährst du welche Fettnäpfchen beim Stornieren von Rechnungen lauern.

So darfst du deine Rechnungen nicht stornieren

Nicht nur bei der Rechnungsstellung, auch beim Stornieren kannst du einiges falsch machen. Du darfst beispielsweise nicht

• die Stornierung deinem Kunden überlassen. Als Rechnungssteller bist du für die Rechnungskorrektur verantwortlich.
• die fehlerhafte Rechnung durchstreichen.
• „Storno“ auf das Dokument schreiben.
• Rechenfehler mit dem Stift ausbessern.
• die Rechnungsnummer abändern ohne den Zusatz „Storno“ hinzuzufügen.

Unbezahlte Rechnung stornieren

Bei einer unbezahlten Rechnung hält sich der Aufwand in Grenzen. In diesem Fall hast du zwei Möglichkeiten: Entweder du erstellst eine neue Rechnung mit einem Verweis auf die alte Rechnungsnummer. Oder du schickst dem Kunden oder der Kundin eine Korrekturrechnung zu. Er oder sie ist verpflichtet diese zusammen mit dem Originaldokument abzulegen.  

Eine Korrekturrechnung muss die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
• Verweis auf die Ursprungsrechnung inklusive Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
• Fehlerkorrektur

Wenn du möchtest, kannst du deinen Fehler auch handschriftlich beseitigen – sofern du die Ursprungsrechnung unterschreibst und anschließend eine Kopie für deine Unterlagen machst. Auf Nummer Sicher gehst du mit einem professionellen Rechnungsprogramm. Damit stornierst du deine Rechnungen sauber und gesetzeskonform. Die Software erkennt beispielsweise, wenn du eine Pflichtangabe vergisst oder die Rechnungssumme falsch ist.  

Auch Domenico Galizia suchte nach der Gründung seines Unternehmens Epic Minutes Production nach einer Rechnungssoftware – und fand sevdesk. Er kann das Programm uneingeschränkt weiterempfehlen: „Erst seit ich sevdesk nutze, weiß ich wie man Rechnungen storniert. Wir nutzen die Software inzwischen für all unsere Prozesse – in erster Linie aber für das Erstellen von Angeboten und Rechnungen.“ Beides erledigt das Programm im Handumdrehen mit nur wenigen Klicks. Außerdem sind Domenico und sein Team mit sevdesk sehr flexibel: „Unsere Verwaltung machen wir, wann und wo wir wollen: Mal im Hotel mit dem MacBook oder iPad, mal im Büro und auch mal im Wohnmobil in einer Drehpause am iPhone.“ Eine mobile App macht’s möglich.

Bezahlte Rechnung stornieren

Hat dein Kunde schon die Rechnungssumme bezahlt? Dann setzt du ein zweites Dokument auf, eine sogenannte Stornorechnung. Darin weist du den Rechnungsbetrag als Negativsumme aus. Das heißt: Du setzt ein Minuszeichen davor. Dadurch wird die erste fehlerhafte Ursprungsrechnung ungültig. Deine Stornorechnung muss übrigens dieselben Pflichtangaben enthalten wie die Originalrechnung. Darüber hinaus sind folgende Punkte wichtig:

• Rechnungsnummer und Datum der fehlerhaften Originalrechnung
• neue Rechnungsnummer für die Stornorechnung
• Rechnungssumme der fehlerhaften Originalrechnung mit einem Minuszeichen davor
• korrekte Bezeichnung (z.B. Stornorechnung)

Zur Erklärung: Wenn du eine Rechnung stornierst, spricht man zwar umgangssprachlich von einer Gutschrift. Das ist aber aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht falsch (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UstG). Seit 2013 darfst du daher den Begriff nicht mehr im Zusammenhang mit der Stornorechnung verwenden. Alternative Bezeichnungen wie „Rechnungskorrektur“ oder „Korrekturrechnung“ sind aber erlaubt.

Nach dem Storno hast du zwei Dokumente: Die Originalrechnung und die Stornorechnung. Zum Schluss schreibst du eine dritte korrigierte Rechnung mit einer eigenen Rechnungsnummer. Achte unbedingt darauf, dass in diesem Dokument alle Angaben korrekt sind.

Stornorechnung: Beispiel

Angenommen du hast eine Rechnung in Höhe von 1.320,75 Euro erstellt. Drei Wochen später fällt dir auf: Du hast die Zahlen vertauscht. Der Kunde hätte nur 1.230, 75 Euro bezahlen müssen. Zu spät – der Empfänger hat das Geld schon überwiesen. Die Rechnung ist verbucht. Du musst also eine Stornorechnung schreiben.

So würden die drei Rechnungen in diesem Beispiel aussehen:

1. Originalrechnung

• Rechnungsnummer: 325
• Rechnungsbetrag: 1.320,75 €
• Rechnungsdatum: 28.10.2022

• Stornorechnung der Rechnung Nr. 325 vom 28.10.2022

• Rechnungsnummer: 335
• Rechnungsbetrag: – 1.320,75 €
• Rechnungsdatum: 17.11.2022

• Korrigierte Rechnung

• Rechnungsnummer: 336
• Rechnungsbetrag: 1.230,75 €
• Rechnungsdatum: 17.11.2022

Wichtig: Mach dir, bevor du die drei Rechnungen verschickst, Kopien. Der Gesetzgeber verlangt, dass du alle Dokumente ablegst und fristgerecht aufbewahrst.

Was passiert, wenn man fehlerhafte Rechnungen nicht storniert?

Du bist verpflichtet bereits bezahlte, falsche Rechnungen zu stornieren. Sonst droht Ärger mit dem Finanzamt. Möglichweise erkennt die Behörde den Betrag nicht als Betriebsausgaben an. Auch kann dein Kunde gegebenenfalls bei fehlenden Pflichtangaben keinen Vorsteuerabzug geltend machen (§ 14c UStG).

Fazit

Hat sich der Fehlerteufel in deine Rechnungen eingeschlichen, kannst du sie entweder korrigieren oder stornieren – je nachdem, ob der Betrag bereits bezahlt wurde oder nicht. Wichtig ist in jedem Fall ein Verweis auf die fehlerhafte Originalrechnung. Professionelle Rechnungsprogramme, zum Beispiel von sevdesk, helfen dir bei deiner Stornorechnung und können Fehler bei der Abrechnung verhindern. Darüber hinaus bietet dir sevdesk unzählige weitere nützliche Funktionen, die dir bei der Buchhaltung Arbeit abnehmen.

Mit dem Code 100GRUENDER erhältst du zudem 50% auf alle 12-Monats- oder 24-Monatstarife!