Kassenbuch führen: Die wichtigsten Rechte und Pflichten

Definition: Was ist ein Kassenbuch?

Gerade im Einzelhandel hat die Branche sehr viel mit Barzahlungen zu tun. Damit bei den ganzen Zahlungen keine Umsätze unterschlagen werden und es nicht zu einer Steuerhinterziehung kommt, ist der Unternehmer gesetzlich dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. In diesen werden die Einzahlungen und die Auszahlungen, die ein Unternehmen tätigt, schriftlich beim Kassenbücher führen festgehalten.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Nicht jeder Selbstständige ist automatisch dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Wer beispielsweise ein Kleingewerbe betreibt oder Freiberufler ist, muss kein Kassenbuch führen, dafür aber eine Einnahmenüberschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Folgende Unternehmen sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen:

• Firmen mit Handelsregistereintragung müssen Kassenbücher führen
• Unternehmen, die zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind
• Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen  Geschäftsbetrieb erfordern

Natürlich kann aber auch jeder andere Unternehmer ein Kassenbuch führen, auch wenn er nicht dazu verpflichtet ist. Das kann durchaus sinnvoll sein, um den Überblick über die Einnahmen und Ausgaben nicht zu verlieren.

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Kassenbuch führen: Inhalt und Aufbau

Es gibt einige Inhalte, die in jedem Kassenbuch immer vorhanden sein sollten, damit das Finanzamt es als vollständig anerkennen kann. Zu diesen Inhalten gehören folgende:

• Datum des Geschäftes (Einnahme oder Ausgabe)
• Belegnummer, beispielsweise die Rechnungsnummer
• Beschreibung des Geschäfts, was man beispielsweise verkauft hat
• Währung
• Umsatzsteuer
• Höhe der Umsatzsteuer als absoluter Betrag
• neuer Kassenbestand
• Beleg beim Kassenbücher führen

Bei Aufbau deines Kassenbuches kann es sich empfehlen, zwei Tabellen anzulegen, in denen du die Einnahmen und die Ausgaben gegenüberstellst. Im letzten Schritt lässt sich dann ein Saldo beim Kassenbücher führen bilden. Dieser Saldo gibt an, wie viel Geld sich in der Kasse befindet. Wenn dein Unternehmen bilanzierungspflichtig ist, fließt dieser Betrag in deine Bilanzierung und dann in deinen Jahresabschluss mit ein.

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Gesetzliche Vorgaben einhalten

Bei der Erstellung eines Kassenbuchs gibt es zudem einige Anforderungen, an die du dich als Unternehmer halten musst, damit die Buchführung ordnungsgemäß eingehalten werden kann. Die rechtlichen Grundlagen stellen hier die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) dar. Der oberste Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit lautet hier: „Die Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden.“ (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).

Das bedeutet im Grunde, dass man im Falle der Einzelaufzeichnungspflicht alle Buchungen einzeln im Kassenbuch aufführen muss. Zudem muss man die Bareinnahmen und Barausgaben täglich erfassen und die Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle muss für Dritte, beispielsweise für einen Steuerberater oder das Finanzamt, nachvollziehbar sein. Zudem musst du darauf achten, dass Einträge nachträglich nicht veränderbar sein dürfen. Sollten Änderungen vorgenommen werden, müssen diese kenntlich gemacht sein. Ein Kassenbuch darf zudem nur in deutscher Sprache geführt werden. Falls man eine andere Sprache verwendet, kann es sein, dass das Finanzamt eine Übersetzung verlangt. Darüber hinaus müssen zu jedem Geschäftsvorfall eine Rechnung, Quittung oder ein Kassenzettel vorliegen. Die Aufbewahrungspflicht besagt zudem, dass man nicht nur die Kassenbücher, sondern auch die Belege zehn Jahre aufbewahren muss.

Welche Anforderungen muss ein Handbuch für das Finanzamt erfüllen?

Generell gilt beim Kassenbuch führen, dass das Kassenbuch und der Kassenbestand übereinstimmen müssen. Dabei gilt das Zählprotokoll und das bedeutet, dass die Zahlen in beiden Angaben exakt gleich sind. Wer sich generell an die gesetzlichen Vorgaben des Finanzamts halten möchte, sollte sich an den Vorschriften der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB), des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) orientieren. Außerdem ist es sinnvoll, bei Detailfragen das örtliche Finanzamt zu kontaktieren, um Fehler zu vermeiden.

Diese Rolle spielt das Kassenzählprotokoll

Was ist das Kassenzählprotokoll? Dabei handelt es sich um ein offizielles Protokoll, in dem der Kassenbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt systematisch aufgeschlüsselt dargestellt wird. Hier trägst du die Anzahl jedes einzelnen Wertbetrags, vom 1-Cent-Stück bis hin zum 500-Euro-Schein, ein und die daraus resultierende Summe. Wenn du es schaffst, dein Kassenbuch richtig zu führen, stimmen der Betrag in deinem Kassenbuch und die Summe im Kassenzählprotokoll miteinander überein. So ist das Kassenzählprotokoll zum Beispiel aufgebaut:

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Kassenbuch führen: Handschriftlich oder digital?

Im Grunde gibt es zwei Möglichkeiten, wie sich ein Kassenbuch führen lässt: Handschriftlich oder mit einer speziellen Kassenbuch-Software. Warum das mit dem Kassenbücher führen nicht mit Excel geht, wollen wir dir im Folgenden erklären.

Das handschriftliche Kassenbuch

Beim handschriftlich geführten Kassenbuch sind Vordrucke oder Formularbücher die konventionellste Form der Kassenbücher. Hierfür gibt es unterschiedliche Bürobedarf-Hersteller, welche die tabellarischen Kassenbuch-Formulare zum Ausfüllen anbieten. Somit akzeptiert das Finanzamt auch handschriftliche Kassenbücher. Jedoch muss man diese richtig führen. Das heißt, dass fehlerhafte Einträge nicht gelöscht oder geschwärzt werden dürfen. Stattdessen müssen diese markiert und in einem neuen Eintrag verfasst werden. Zudem darf das Kassenbuch nur mit einem dokumentenechten Stift verfasst werden. Das bedeutet, dass dieser nicht radierbar sein darf. Nutze hierfür also keinen Bleistift, sondern einen Kugelschreiber. Als Letztes darfst du keine leeren Zeilen zwischen den Buchungen lassen, da sonst zusätzliche Buchungen im Nachgang eingetragen werden könnten.

Die Excel-Tabelle

Viele Unternehmer entscheiden sich dazu, anstatt eines handschriftlich geführten Kassenbuches, dieses digital mithilfe von Excel zu führen. Dies ist aber rechtlich gesehen nicht zulässig. Schließlich kann so niemand nachvollziehen, ob nicht nachträgliche Veränderungen an dem Kassenbuch vorgenommen wurden. Was du aber machen kannst ist, eine Vorlage mit Excel zu erstellen, die du dann in Form von Kassenbüchern ausdruckst und handschriftlich ausfüllst.

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Die Kassenbuch-Software

Mit einer Kassenbuch-Software kannst du dir deine Kassenbuchführung enorm erleichtern. Hier solltest du dir beim Aussuchen des Anbieters jedoch gut Zeit nehmen. Denn nicht jede Software erfüllt die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch und wird daher nicht unbedingt vom Finanzamt anerkannt. Schaue dir die Anbieter daher ganz genau an, um festzustellen, ob diese Software anerkannt ist.

Unterstützung mit der Registrierkasse

Gerade in Bereichen, in denen viele Barumsätze getätigt werden, wie in der Gastronomie oder im Einzelhandel, bietet sich die Anschaffung einer Registrierkasse an. Diese ersetzt nicht das Führen eines Kassenbuchs, erleichtert es aber durch seine zuverlässigen Aufzeichnungen. Achte bei der Anschaffung darauf, ein modernes Gerät mit sehr großen Speicher zu nehmen. Denn auch bei der Verwendung von Registrierkassen gilt die Einzelaufzeichnungspflicht, nach der alle Journal- und Stammdaten bis zu zehn Jahre jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind.

Ausnahme: Bei kleinen Betrieben, die Waren von geringem Wert an eine nicht bestimmbare Menge an Personen verkaufen, gilt keine Einzelaufzeichnungspflicht. Das betrifft daher z. B. Lebensmittelgeschäfte oder Gaststätten.

Was, wenn ich mein Kassenbuch falsch führe?

Wenn du Angaben im Kassenbuch vergisst, nachträglich Änderungen vornimmst oder anderweitig von den gesetzlichen Vorgaben zum Führen eines Kassenbuchs abweichst, ist das ein Verstoß gegen diese. Das Finanzamt kann daher eine nicht ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung feststellen und unterschiedlich reagieren. Eine Möglichkeit ist, dass das Finanzamt dir deine Unterlagen zurückschickt und dich auffordert, die fehlenden bzw. falschen Angaben zu berichtigen. Andererseits kann es auch vorkommen, dass das Finanzamt eigenständig Teil- oder Gesamteinschätzungen (zu deinem Nachteil) vornimmt und dein Kassenbuch entsprechend anpasst. Abhängig vom Umfang und der Schwere deiner Verstöße sind aber auch Ein Entzug steuerlicher Vergünstigungen (etwa in Form einer Vorsteuer) oder ein Steuerstrafverfahren möglich.

Die 5 häufigsten Fehler in der Kassenbuchführung

Häufig passieren bei der Kassenbuchführung Fehler, die sich vermeiden lassen können. Wir erklären dir deswegen, welche fünf Fehler häufig gemacht werden, damit du diese für dein Kassenbuch umgehen kannst:

1. Buchungen beim Kassenbücher-Führen vergessen

Einer der häufigsten Fehler, der bei der Kassenbuchführung gemacht wird, ist das Vergessen der Buchungen. Dennoch muss man auch Einzahlungen vom Geschäftskonto und Privateinnahmen in dem Kassenbuch festhalten, was Viele häufig vergessen.

2. Belege nicht im Kassenbuch hinterlegen

Ein weiterer Fehler ist, dass Belege häufig nicht direkt im Kassenbuch hinterlegt werden. Gerade wenn du mit klassischen analogen Büchern arbeitest, solltest du Rechnungsbelege direkt in deinem Kassenbuch sammeln. Wenn du ein digitales Programm dafür nutzt, solltest du diese direkt einscannen und abspeichern, um dein Kassenbuch immer aktuell zu führen.

3. Zeitliche Verzögerungen

Ähnlich wie bei den Belegen, solltest du darauf achten, alle Einnahmen und Ausgaben direkt einzutragen. Wenn man dies erst ein paar Tage später erledigt, passiert es schnell, das man beim Kassenbücher welche vergisst.

4. Nicht chronologisch geordnet

Wichtig ist bei dem Kassenbuch zudem, dass alle Einträge in chronologischer Reihenfolge eingetragen werden müssen. Umso wichtiger ist es hier, alle Geschäftsvorfälle direkt einzutragen, damit es nicht zu einer falschen Eintragung kommt.

5. Keine regelmäßige Prüfung

Als Letztes ist es sehr wichtig, dass du regelmäßig deinen errechneten Saldo mit dem tatsächlich vorhandenen Kassenbestand vergleichst. Sollten hier Abweichungen auffallen, müssen diese beim Kassenbücher führen gefunden und behoben werden.

Fazit: Kassenbuch führen ist für jedes Unternehmen wichtig

Ein Kassenbuch muss jedes Unternehmen führen, welches nicht als Kleinunternehmer oder Freiberufler tätig ist. Daher ist es sehr wichtig, sich mit der Erstellung eines Kassenbuchs auseinanderzusetzen. Die wichtigste Regel ist hier, dass alle Einnahmen und Ausgaben eingetragen werden müssen. Selbst die kleinsten Zahlungen darf man hierbei nicht vergessen. Ob du dein Kassenbuch handschriftlich oder digital führen willst, bleibt dabei dir überlassen. Wichtig ist nur, dass es den Anforderungen des Finanzamtes entspricht.

Häufige Fragen (FAQ) zu Kassenbuch führen