Jahresabschluss erstellen: Diese Checkliste brauchst du unbedingt!

Der Jahresabschluss ist für Unternehmen weit mehr als eine buchhalterische Pflicht. Er zeigt, wie erfolgreich das Jahr verlaufen ist und stellt gleichzeitig die Grundlage für wichtige Entscheidungen im neuen Jahr dar. Doch was darf in einem Jahresabschluss nicht fehlen und wann muss man diesen erstellen?

Was ist ein Jahresabschluss?

Ein Jahresabschluss ist eine detaillierte Darstellung der Finanzen deines Unternehmens zum Jahresende. Er zeigt, wie erfolgreich das Geschäftsjahr war, und beinhaltet eine Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie gegebenenfalls weitere Berichte. Der Abschluss ist für Banken, Investoren und das Finanzamt von Bedeutung und dient auch als Grundlage für steuerliche und finanzielle Entscheidungen. Verpasst man es, einen Jahresabschluss zu erstellen, kann das zu Strafen oder zu finanziellen Nachteilen führen.

Unterschied EÜR und Jahresabschluss

Je nach Rechtsform unterscheiden sich die Anforderungen an den Jahresabschluss. Während kleine Unternehmen und Freiberufler oft eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen, müssen größere Unternehmen und Kapitalgesellschaften einen vollständigen Jahresabschluss erstellen.

Kriterien	EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung)	Jahresabschluss
Verantwortliche	Kleinunternehmer, Freiberufler	Bilanz, GuV, teils Anhang & Lagebericht
Inhalte	Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung	Finanzauskunft für Steuer und Investoren
Aufwand	geringer Aufwand	umfangreicher Aufwand
Elektronische Übermittlung	optional	Pflicht

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen, der eine Bilanz und eine GuV umfasst. Dazu gehören:

• Personengesellschaften (zB. OHG, KG, GbR)
• Kapitalgesellschaften (zB. GmbH, AG, UG)
• Kapitalgesellschaft & Co. (zB. GmbH & Co. KG)

Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen hingegen oft anstelle des Jahresabschlusses nur eine EÜR erstellen, wenn ihre Umsätze und Gewinne gewisse Grenzen nicht überschreiten.

Was sind die Fristen für den Jahresabschluss?

Unternehmen müssen den Jahresabschluss in der Regel bis zum 31. Juli des Folgejahres einreichen. Diese Frist gilt zudem für die meisten Kaufleute, die ihren Jahresabschluss selbst erstellen. Unternehmen, die ihren Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen, profitieren oft von einer Fristverlängerung bis Ende Februar des darauffolgenden Jahres. Kapitalgesellschaften sollten dabei ihre Größenklasse gemäß § 267 HGB beachten, da große Gesellschaften strengere Anforderungen und kürzere Fristen einhalten müssen. Wer die Frist nicht einhalten kann, sollte unbedingt eine Verlängerung beim Finanzamt beantragen.

Jahresabschluss erstellen: Schritt für Schritt

Ein Jahresabschluss ist mehr als nur die Bilanz – er besteht aus mehreren wichtigen Teilen, die zusammen ein vollständiges Bild der finanziellen Lage eines Unternehmens liefern. Er ermöglicht es dir, sowohl intern als auch extern Transparenz zu schaffen und ist außerdem eine wichtige Grundlage für Banken, Investoren und das Finanzamt. Um den Jahresabschluss effizient zu erstellen, gehen wir hier Schritt für Schritt durch die einzelnen Bestandteile und zeigen dir, worauf du in jedem Bereich besonders achten musst.

Schritt 1: Haupt- und Unterinhalt abschließen

Zunächst werden alle Unterkonten abgeschlossen und die Salden auf die Hauptkonten übertragen. Dies ist eine wichtige Grundlage, da alle finanziellen Transaktionen des Jahres korrekt erfasst und die Konten für die Bilanz und die GuV vorbereitet werden müssen.

• Beachte, ob alle Geschäftsvorfälle des Jahres korrekt verbucht wurden, und kontrolliere, ob es noch offene Buchungen gibt.
• Tipp: Gehe sorgfältig alle Bankauszüge, Kassendokumente und Belege durch, um sicherzustellen, dass keine Zahlung übersehen wurde.

Schritt 2: Bilanz erstellen – Vermögenswerte und Schulden erfassen

Die Bilanz gibt einen Überblick über die Vermögenswerte (Aktiva) und Schulden (Passiva) des Unternehmens. Sie teilt sich auf in das Anlagevermögen (z. B. Grundstücke, Maschinen) und das Umlaufvermögen (z. B. Warenbestände, Bankguthaben). Die Passivseite umfasst das Eigenkapital und alle Einkäufe.

• Beachte: Stelle sicher, dass alle Bewertungen bewertet und vollständig erfasst sind. Prüfe das Umlaufvermögen durch eine Inventur, um den aktuellen Bestand festzustellen.
• Tipp: Verwende eine detaillierte Anlagenbuchhaltung, um das Anlagevermögen zu dokumentieren und alle Abschreibungen des Geschäftsjahres nachzuziehen.

Schritt 3: Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen

Die GuV stellt dar, welche Einnahmen und Ausgaben in einem Jahr entstanden sind und wie diese sich auf den Unternehmensgewinn oder -verlust auswirken. Hier werden alle Erträge (z. B. Umsatz) und Aufwendungen (z. B. Materialkosten, Produktivität) gegenübergestellt.

• Beachte: Ordne jede Einnahme und Ausgabe der richtigen Kategorie an, um ein realistisches Bild der Unternehmensleistung zu erhalten.
• Tipp: Setze außerdem eine gute Buchhaltungssoftware ein, um die Erfassung und Zuordnung von Erträgen und Erträgen zu erleichtern und Fehler zu vermeiden.

Schritt 4: Anhang erstellen – zusätzliche Informationen und Erläuterungen

Der Anhang ist für Kapitalgesellschaften begründet und dient dazu, zusätzliche Informationen bereitzustellen, die die Bilanz und die GuV erläutern. Hier werden die Bewertungsmethoden und die Zusammensetzung bestimmter Bilanzposten detailliert erläutert, wie z. B. Rückstellungen und Forderungen. Daher solltest du auch diesen Schritt nicht vernachlässigen, wenn du einen Jahresabschluss erstellen möchtest.

• Beachte: Erkläre alle wichtigen Bilanzpositionen und die angewandten Bewertungsmethoden, um Transparenz für externe Prüfer zu schaffen.
• Tipp: Nutze den Anhang, um alle relevanten Erläuterungen strukturiert darzustellen und mögliche Fragen von Banken oder Investoren bereits im Vorfeld zu beantworten.

Schritt 5: Lagebericht erstellen – wirtschaftliche Lage und Ausblick

Für große Kapitalgesellschaften ist ein Lagebericht vorgeschrieben, der die wirtschaftliche Lage und Zukunftsaussichten beschreibt. Der Bericht sollte daher wichtige Entwicklungen des Geschäftsjahres zusammenfassen, Chancen und Risiken aufzeigen und einen Ausblick auf das kommende Jahr geben.

• Beachte: Beschreibe auch wesentliche Ereignisse nach dem Bilanzstichtag und erhebliche Risiken, die das Unternehmen betreffen könnten.
• Tipp: Erstelle den Lagebericht ehrlich und präzise, ​​da er für potenzielle Investoren eine wichtige Informationsquelle darstellt.

Schritt 6: Inventur und Bewertung des Umlaufvermögens

Das Umlaufvermögen, wie Waren und Rohstoffe, muss durch eine Inventur genau erfasst und bewertet werden. Dabei werden alle Bestände gezählt, gemessen oder gewogen. Die Inventur liefert die Basis für die Bewertung des Umlaufvermögens in der Bilanz.

• Beachte: Achte darauf, dass alle Bestände vollständig und korrekt erfasst sind.
• Tipp: Nutze digitale Erfassungssysteme, um Bestände in Echtzeit zu verwalten und eine exakte Erfindung zu ermöglichen.

Schritt 7: Rückstellungen bilden – zukünftige finanzielle Verpflichtungen

Rückstellungen sind preisgünstige, deren genaue Höhe und Fälligkeit ungewiss sind, wie z. B. Prozesskosten oder Garantieleistungen. Sie sind ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses, da sie den Gewinn mindern und auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen werden.

• Beachte: Berechne Rückstellungen realistisch, um ein genaues Bild der finanziellen Verpflichtungen des Unternehmens zu zeichnen.
• Tipp: Sprich bei unsicheren Rückstellungen mit deinem Steuerberater, um die beste Vorgehensweise zu finden und Fehler zu vermeiden.

Schritt 8: Rechnungsabgrenzungsposten bilden – Zuordnung von Zahlungen

Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) stellen sicher, dass Einnahmen und Ausgaben dem korrekten Geschäftsjahr zugeordnet werden. Dies ist wichtig für Zahlungen, die das nächste Jahr betreffen, z. B. Versicherungen oder Vorauszahlungen von Kunden.

• Beachte: Unterscheide aktive RAP (vorausgezahlte Erträge) von passiven RAP (vorausgezahlte Erträge).
• Tipp : Nutze eine Buchhaltungssoftware, die diese Abgrenzungen automatisch erfasst und zuordnet, um Fehler zu vermeiden.

Schritt 9: Abschlussübersicht erstellen und prüfen

Die Abschlussübersicht gibt einen vollständigen Überblick über alle Konten und deren Endstände. Hier wird der endgültige Gewinn oder Verlust festgestellt und dokumentiert.

• Beachte: Kontrolliere alle Werte auf Vollständigkeit und Richtigkeit, um Fehler zu vermeiden, die sich auf die Steuerlast oder finanzielle Entscheidungen auswirken könnten.
• Tipp: Führe die Überprüfung bestenfalls zusammen mit einem Steuerberater durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt erfasst wurde.

Schritt 10: Jahresabschlussprüfung und Feststellung

Nachdem alle Bestandteile des Jahresabschlusses erstellt wurden, erfolgt die formale Prüfung und Feststellung. Dies ist insbesondere für Kapitalgesellschaften wichtig, die den Jahresabschluss in der Gesellschafterversammlung bestätigen müssen.

Tipp: Plane ausreichend Zeit für die Prüfung und nimm Korrekturen vor, falls Mängel festgestellt werden.

Beachte: Bereite alle notwendigen Dokumente und Belege für die Prüfung vor, um Verzögerungen zu vermeiden.

Wie kann man das Ergebnis steuerlich optimieren?

Ein hoher Gewinn ist grundsätzlich erfreulich, bedeutet jedoch auch eine höhere Steuerlast. Durch einige gesetzliche Steueroptimierungsmaßnahmen kannst du die Steuerlast senken und das Jahresergebnis zu deinem Gunsten gestalten. Dies erfordert eine gezielte Planung, die bereits vor Jahresende beginnen sollte.

Wenn du einen Jahresabschluss erstellen und dabei deine Steuern optimieren möchtest, dann ist das Vorziehen geplanter Investitionen eine beliebte Methode. Falls du für das kommende Jahr Investitionen planst, z. B. in neuen Maschinen, Computern oder Büromöbeln, kann es sinnvoll sein, diese noch im laufenden Geschäftsjahr durchzuführen. Dadurch werden die Ausgaben im aktuellen Jahr verbucht und mindern den Gewinn. Ebenso kannst du offene Rechnungen, die am Jahresende anstehen, ins nächste Jahr verschieben, um den Gewinn für das laufende Jahr zu reduzieren. Es ist jedoch wichtig, dass dies im Rahmen bleibt und transparent nachvollziehbar ist, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Abschreibungen zu nutzen. Abschreibungen auf das Anlagevermögen, wie Maschinen oder Mobiliar, werden steuerlich absetzbar gemacht und reduzieren somit das zu versteuernde Einkommen. Besonders bei beschädigten oder veralteten Gegenständen lohnt es sich, die Möglichkeit von Sonderabschreibungen zu prüfen.

Zusätzlich kann die Bildung von Rückstellungen das Jahresergebnis positiv beeinflussen. Rückstellungen erfassen potenzielle Bestseller, die im laufenden Geschäftsjahr anfallen könnten, aber noch nicht sicher oder genau bestimmt sind. Dazu gehören beispielsweise Prozesskosten oder Garantieleistungen. Diese Rückstellungen mindern den Gewinn und können somit steuerliche Vorteile bringen.

Jahresabschlussgespräch mit dem Steuerberater

Bevor du deinen Jahresabschluss erstellst, ist auch ein Gespräch mit dem Steuerberater ein wertvoller Schritt, um alle steuerlichen und bilanziellen Aspekte sorgfältig zu prüfen und mögliche Optimierungen zu besprechen. Im Jahresabschlussgespräch geht es nicht nur um die Prüfung der bereits vorliegenden Zahlen, sondern auch um strategische Überlegungen zur Steuer- und Bilanzpolitik.

In diesem Gespräch kann der Steuerberater wertvolle Einblicke geben, wie das Jahresergebnis durch gezielte Maßnahmen positiv beeinflusst werden kann. So können zum Beispiel abschreibungsfähige Gegenstände identifiziert oder Rückstellungen gebildet werden, um die Steuerlast zu senken. Ein weiterer wichtiger Punkt im Gespräch ist die Bewertung von Forderungen und Angeboten. Forderungen, die möglicherweise nicht mehr eintreibbar sind, können abgeschrieben werden und dadurch den Gewinn senken. Auch die Frage, ob bestimmte Preise noch im laufenden Geschäftsjahr beglichen werden sollten, um die Steuerlast zu optimieren, wird in diesem Gespräch geklärt.

Zusätzlich werden oft Rücklagen und Rückstellungen thematisiert. Hier lässt sich im Jahresabschlussgespräch entscheiden, welche Art von Rückstellungen sinnvoll und möglich sind, um das Jahresergebnis zu beeinflussen. Das Jahresabschlussgespräch bietet darüber hinaus die Gelegenheit, offene Fragen zur Steuerplanung und zur langfristigen Finanzstrategie Ihres Unternehmens zu klären.

Welche Software-Tools kann man verwenden?

Gute Buchhaltungssoftware ist für den Jahresabschluss unverzichtbar. Tools wie sevdesk , Lexware und DATEV bieten Unterstützung bei der Buchführung, dem Erstellen von Bilanzen und der digitalen Belegführung. Die Software übernimmt viele Arbeitsschritte und sorgt dafür, dass alle relevanten Daten automatisch an das Finanzamt übermittelt werden können. Die Integration mit Online-Banking, Kassensystemen und das automatische Erfassen von Belegen spart Zeit und Aufwand. Einige Programme bieten außerdem praktische Schnittstellen, die eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ermöglichen. Der Einsatz solcher Tools kann besonders für kleinere Unternehmen von Vorteil sein, die keine eigene Buchhaltungsabteilung haben.

Fazit: Mit dieser Checkliste kannst du deinen Jahresabschluss erstellen

Die Erstellung eines Jahresabschlusses ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Unternehmensführung, der nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllt, sondern auch als strategisches Werkzeug dient. Mit einer gut vorbereiteten Checkliste und geeigneten Software-Tools kannst du den Prozess effizient gestalten und steuerliche Vorteile nutzen. Ein sorgfältig erstellter Jahresabschluss schafft Transparenz und Vertrauen bei Stakeholdern und bietet wertvolle Einblicke für die strategische Planung. Trotz der Komplexität und des Aufwands lohnt es sich, den Jahresabschluss als Chance zu sehen, um die finanzielle Performance deines Unternehmens zu bewerten und fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Häufige Fragen (FAQ) zu Jahresabschluss erstellen