Fehlerhafte Rechnung korrigieren: Das musst du dabei beachten

Welche Fehler können bei der Rechnungserstellung auftreten?

Jedem Unternehmer passieren Fehler. Auch wenn du eine Vorlage zur Rechnungserstellung verwendest, kann es zu kleinen Patzern kommen. Du hast eine Rechnung erstellt, nochmal ganz genau draufgeschaut und abgeschickt. Gerade ist alles weg und es fällt dir doch noch ein Fehler auf. Oder du musst nachträglich noch etwas, vielleicht basierend auf Wunsch des Kunden, ändern. Zu den häufigsten Fehlern zählen:

• Rechenfehler: Hierbei werden beispielsweise falsche Beträge oder Steuersätze eingetragen.
• Formfehler: Hierbei handelt es sich um fehlerhafte Angaben wie fehlende oder falsche Rechnungsnummern, Rechnungsdaten oder Adressen.
• Sachverhaltsfehler: Hierbei handelt es sich um Fehler bei der Beschreibung der erbrachten Leistungen oder Produkte.

An dem Punkt beginnt meist das große Aufstöhnen, denn du musst eine fehlerhafte Rechnung korrigieren. Der Umfang der Berichtigung kommt häufig auf den gemachten Fehler an. Das Ziel ist es, Fehler bereits beim Erstellen der Rechnung möglichst zu vermeiden. Ausgefeilte Buchhaltungsprogramme können mit standardisierten Prozessen und automatisierten Vorlagen eine gute Unterstützung sein.

Wie kann ich eine fehlerhafte Rechnung korrigieren?

Wenn du eine fehlerhafte Rechnung erhalten oder selbst eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt hast, solltest du unbedingt eine Rechnungskorrektur machen. Diese Rechnungskorrektur, auch Stornorechnung oder Korrekturrechnung genannt, erfolgt in Schriftform. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Korrektur der Originalrechnung: Eine Möglichkeit ist die Korrektur der Originalrechnung. Hierbei sollten Sie den Fehler deutlich kennzeichnen, zum Beispiel durch einen Stempel oder eine Markierung. Anschließend können Sie die korrigierte Rechnung erneut an den Empfänger senden.
• Ausstellung einer Gutschrift oder Stornorechnung: Eine weitere Möglichkeit ist die Ausstellung einer Gutschrift. Hierbei wird die fehlerhafte Rechnung storniert und eine neue korrigierte Rechnung ausgestellt. Die Gutschrift wird dem Kunden zur Verfügung gestellt und dient als Nachweis für die Korrektur. Diese Methode ist besonders dann sinnvoll, wenn die Rechnung bereits beglichen ist und die Zahlung auf dem Bankkonto verbucht wurde.
• Ergänzung der Rechnung: Eine weitere Möglichkeit ist die Ergänzung der Rechnung. Hierbei wird eine neue Rechnung erstellt, in der der Fehler korrigiert wird. Die neue Rechnung wird dann der fehlerhaften Rechnung beigefügt.

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Muss ich die Korrektur dem Finanzamt melden?

Wenn du als Unternehmer oder Selbstständiger eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt hast, ist es ratsam sich mit dem Finanzamt auseinander zu setzten, um steuerliche Folgen zu vermeiden.

Wichtig ist, dass der Fehler genau beschrieben wird und dem Finanzamt verdeutlich wird, welche Maßnahmen dahingehend ergriffen wurden. Liegt der Fehler in einem einem Steuersatz, so muss dargestellt werden, welcher Steuersatz nun korrekt ist und wie die Korrektur erfolgt.

Zwar gibt es keine direkte Meldepflicht für fehlerhafte Rechnungen, allerdings können sich die falschen Angabe auf die Umsatzsteuer auswirken. Ändert sich durch den Fehler die Umsatzsteuer auf der Rechnung, so musst du das Finanzamt darüber informieren und eventuell eine entsprechende Berichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung einreichen.

Fehler auf der Rechnung können auch zu einem Vorsteuerabzug führen. Beispielsweise kann der falsche Steuersatz dazu führen, dass der Vorsteuerabzug zu hoch ist. In diesem Fall kann das Finanzamt eine Korrektur des Vorsteuerabzugs verlangen. Daher ist es ratsam, fehlerhafte Rechnungen schnellstmöglich zu korrigieren und das Finanzamt über den Fehler zu informieren. Eine Korrektur vermeidet mögliche steuerliche Folgen und erleichtert den Geschäftsablauf.

Was passiert, wenn fehlerhafte Rechnungen nicht korrigiert werden?

Nur der Leistungsbringer kann eine fehlerhafte Rechnung korrigieren. Fällt dem Empfänger also ein Fehler auf, sollte er das dem Rechnungssteller umgehend melden. Andernfalls können Bußgelder zwischen 500 und 5.000 Euro anfallen. Außerdem können steuerliche Nachzahlungen auf beide Leistungsbringer und -empfänger zukommen.

Muss ein Leistungsempfänger fehlerhafte Rechnungen bezahlen?

Eine fehlerhafte Rechnung stellt keine rechtlich wirksame Grundlage für eine Zahlungspflicht des Leistungsempfängers dar. Dies bedeutet, dass der Leistungsempfänger nicht verpflichtet ist, den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag zu zahlen, solange niemand die Fehler in der Rechnung korrigiert hat.

Allerdings gibt es eine Ausnahme: Wenn der Fehler in der Rechnung nicht wesentlich ist und der Leistungsempfänger den Fehler erkennt oder hätte erkennen können, kann er trotzdem verpflichtet sein, den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag zu zahlen. Die Rechtsprechung ist hierbei allerdings nicht einheitlich, und es kommt immer auf den Einzelfall an.

Im Falle einer fehlerhaften Rechnung sollte der Leistungsempfänger den Leistungserbringer darauf aufmerksam machen und eine korrigierte Rechnung verlangen. Wenn der Leistungserbringer die Rechnung korrigiert und erneut ausstellt, ist der Leistungsempfänger verpflichtet, den korrigierten Betrag zu zahlen.

Fazit

In jedem Fall ist es ratsam, fehlerhafte Rechnungen schnellstmöglich zu korrigieren und das Problem zwischen den Parteien zu klären, um mögliche Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Um eine Rechnungskorrektur durchzuführen, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Die Wahl der richtigen Methode hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Art des Fehlers und den steuerrechtlichen Vorgaben. Es ist wichtig, fehlerhafte Rechnungen nicht zu ignorieren, da dies zu steuerlichen Problemen führen kann. Eine rechtzeitige Korrektur vermeidet Unannehmlichkeiten und erleichtert den Geschäftsablauf.