Welche Vorteile haben E-Signaturen für mein Unternehmen?

Ein Dokument mit einer elektronischen Signatur – Was ist es überhaupt?

Eine digitale Signatur ist nichts anderes als die Möglichkeit, ein Dokument mithilfe eines elektronischen Geräts mit dem eigenen Namen zu versehen. Sie ist genauso wichtig wie eine handschriftliche Unterschrift und stellt somit ein Argument in Rechtsangelegenheiten dar. In der Praxis hat daher jedes Dokument mit einer elektronischen Signatur den gleichen Wert wie ein gedrucktes Dokument mit einer manuellen Signatur. Zudem trat am 1. Juli 2016 die eIDAS-Verordnung in Kraft, die regelt, dass die elektronische Unterschrift als Beweiskraft vor Gericht dienen muss, ohne, dass sich das Gericht dabei auf die Herkunft der Unterschrift (digitale Form) berufen kann. Somit hat in der Europäischen Union, und auch in Deutschland, die elektronische Signatur Beweiskraft vor Gericht.

So erstellst du eine elektronische Signatur in deinem Unternehmen

Die E-Signatur wird von einem entsprechenden cloudbasierten Dienstanbieter ausgestellt, der durch die Aktivierung des Dienstes die Identität einer Person dem elektronischen Zeichen zuordnet. Um eine solche Signatur zu erhalten, muss der Nutzer einen Vertrag mit dem Dienstanbieter abschließen. Dann wird die elektronische Unterschrift mit Hilfe einer speziellen Anwendung erstellt. In der Praxis sind es nur ein paar Klicks und du bist fertig und kannst das signierte Dokument weiterleiten.

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Elektronische Signatur: Die Vorteile für dein Unternehmen

Das Erstellen und Verwenden einer elektronischen Signatur ist einfach. Auch der Preis für eine solche Dienstleistung ist nicht exorbitant hoch und beträgt im Durchschnitt 10 bis 40 Euro pro Monat. Ein genauer Preis kann nicht pauschal genannt werden, denn es gibt verschiedene cloudbasierte Anbieter, die eine elektronische Unterschrift zu den unterschiedlichsten Preisen anbieten. Dennoch lohnt es sich definitiv, wenn du zwischen 20 bis 50 Euro pro Monat als Abo zahlst und somit die Möglichkeit bekommst, dass du, deine Kunden und deine Geschäftspartner Dokumente schnell und einfach signieren können.

Elektronische Unterschrift spart Zeit und Geld

Eine E-Signatur vereinfacht die Dokumentenverarbeitung. Du musst nicht drucken, scannen, versenden oder auf eine Antwort der anderen Partei warten. Mit nur wenigen Klicks können die Parteien den Vertrag in wenigen Sekunden unterschreiben. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Du musst nicht mehr zur Post gehen oder fahren und ständig die Portogebühren tragen, um die unterzeichneten Dokumente an deine Geschäftspartner schicken zu können.

Schnelligkeit, die sich auf die Produktivität auswirkt

Durch den Einsatz einer elektronischen Signatur werden alle Entscheidungen im Unternehmen schneller umgesetzt. Nehmen wir an, dass das Unternehmen sieben Abteilungen hat und jede von ihnen ein Dokument genehmigen soll. Es vergehen mindestens ein paar Stunden, bis das Dokument an jeden gesendet wird. Dank einer E-Signatur kann dieses Dokument sofort an jeden Beteiligten geschickt und ebenso schnell unterschrieben werden. Folglich verbesserst du die Produktivität in deinem Unternehmen und die internen Arbeitsabläufe finden einfach schneller statt.

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Mehr Platz und Sicherheit

Durch den Einsatz elektronischer Signaturen spart dein Unternehmen die Kosten für die Dokumentenablage. Bücherregale, Schränke und Aktenordner sind ein Relikt, denn alles ist in der Applikation zu finden. Die Anwendung ist mit einem speziellen Algorithmus verschlüsselt, dank dessen die Dokumente nicht in falsche Hände geraten können. Außerdem brauchst du dir nie wieder Sorgen darüber zu machen, dass deine Dokumente abhandenkommen können. Viele cloudbasierte Anbieter für E-Signaturen bieten die Möglichkeit, dass die Dokumente direkt in der Cloud gespeichert werden können. Folglich kannst du dich jederzeit und von jedem Gerät aus einloggen und die Dokumente abrufen, einsehen, weiterleiten oder auf dein Endgerät herunterladen.

Schnellere Kundenbetreuung

Kunden wollen schnell bedient werden. Niemand mag es, wenn er in der Warteschlange sitzen und warten muss. Je schneller also die andere Partei einen Vertrag, eine Rechnung oder ein anderes Dokument erhält, desto zufriedener wird sie sein. Die E-Signatur macht es möglich. Es ist eine innovative Lösung, die bald zum Standard im Kundenservice werden wird. Im digitalen Zeitalter gibt es einfach keinen Platz für lange Warteschleifen. Menschen möchten die beste und reaktionsschnelle Kundenbetreuung erhalten. Wenn du auf eine elektronische Unterschrift setzt, wirst du schnell realisieren, dass du mehr Kunden aufgrund guter Kundenbetreuung gewinnst.

Nachhaltig handeln und ein umweltfreundliches Unternehmen werden

Durch die Nutzung von elektronischer Unterschrift in deinem Unternehmen hast du etwas Grundlegendes verstanden, und zwar, dass Ressourcen nicht unendlich sind. Immer wieder hört man es im Fernsehen, in den Nachrichten und in Zeitungen, dass man ressourcenschonend agieren sollte. Nun könnte auch deine Firma den fortgeschrittenen Unternehmen angehören, wenn du eine elektronische Unterschrift nutzt und nicht mehr auf viel Büromaterial bestehend aus Druckerpapier, Druckerpatronen sowie Anfahrten zur Post setzt.

Fazit

Wenn man ein Unternehmen führt, lohnt es sich, in neue und vorteilhaftere Lösungen für die Organisation zu investieren. Dank der E-Signatur kannst du die Prozesse in deinem Unternehmen optimieren und so Kosten senken und den Umsatz steigern. Eine elektronische Signatur ist eine Möglichkeit, die Produktivität eines Unternehmens zu steigern. Außerdem setzt du ein Zeichen an deine Vertragspartner und Kunden, denn du zeigst Initiative und setzt dich für die Umwelt und Nachhaltigkeit deines Unternehmens ein. Darüber hinaus steigerst du die Produktivität, senkst die Arbeitskosten und verbesserst die internen Arbeitsabläufe.