E-Rechnungspflicht ab 2025: 5 Dinge, die Selbstständige jetzt tun müssen

#1 Checke, ob du betroffen bist

Die E-Rechnungspflicht tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Aber bist du überhaupt betroffen? Tatsächlich gilt sie nämlich nur bei steuerpflichtigen Leistungen innerhalb Deutschlands zwischen Unternehmen (B2B) sowie bei Geschäftsbeziehungen mit dem öffentlichen Dienst (B2G). 

Das Entscheidende bei der E-Rechnung-Pflicht ist, dass sie alle Unternehmensformen und -größen betrifft. Heißt: Auch Kleinunternehmer, nebenberuflich Selbstständige, Freiberufler oder junge Unternehmen, die noch keinen regelmäßigen Umsatz machen, müssen E-Rechnungen erstellen, übermitteln und vor allem auch verarbeiten können. 

Gibt es wirklich keine Ausnahme? Doch. In folgenden Fällen kannst du weiterhin auf Rechnungen in Papierform bzw. als PDF setzen:

• Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
• Fahrausweise
• Rechnungen für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG

Vielleicht atmest du jetzt durch, weil du nur B2C-Rechnungen schreibst. Aber Achtung: Hast du selbst Lieferanten oder Dienstleister in Deutschland, musst du ab dem 01.01.2025 zumindest für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen gewappnet sein.

Bildquelle: sevDesk

#2 Verstehe, was eine E-Rechnung überhaupt ist

Elektronische Rechnung meint ab 2025 nicht einfach eine Rechnung, die du auf elektronischem Weg – also per E-Mail beispielsweise – schickst. Die E-Rechnung 2025 ist vielmehr ein Datensatz, der nach bestimmten Vorgaben in einem einheitlich strukturierten XML-Format erstellt, versendet und empfangen wird. Wie genau dieser Datensatz auszusehen hat, regelt die EU-Norm EN 16931 bzw. das Bundesfinanzministerium. 

Was ist der Vorteil gegenüber Papierrechnungen oder PDF? Hier sind einige wichtige Punkte:

Bisher kannst du deine Rechnungen relativ frei gestalten. Natürlich gibt es Pflichtangaben, aber wo du diese auf die Rechnung schreibst, ist größtenteils dir überlassen. Hauptsache alle Informationen sind erfasst. Das macht es für Maschinen jedoch schwierig, Daten aller Rechnungen korrekt zuzuordnen und Rechnungen fehlerfrei zu verarbeiten. Bei einer fix vorgegebenen Datenstruktur im XML-Datensatz jedoch können auch unterschiedliche Systeme garantiert alle Informationen aus jeder Rechnung richtig ziehen.

So können elektronische Rechnungen automatisiert versendet und bearbeitet sowie sicherer archiviert werden. Das macht viele Prozesse rund um die Umsatzsteuer sehr viel effizienter, schneller und (betrugs-)sicherer.

Mit Papierrechnungen oder einer Bilddatei wie dem PDF ist das in dem vom Fiskus gewünschten Maße nicht möglich, u. a. weil

• Maschinen reine Bilddateien wie eine eingescannte Papierrechnung, ein PDF oder JPG nicht eindeutig und fehlerfrei auslesen und bearbeiten können,
• die manuelle Dateneingabe und -bearbeitung häufiger zu Fehlern führt und zeitaufwendig ist,
• nicht-elektronische Rechnungen und Belege immer wieder falsch abgelegt werden oder gänzlich verloren gehen können. Das erschwert u.a. eine lückenlose Steuerprüfung.

Dem Bundesfinanzministerium ist bewusst, dass die neue E-Rechnung-Pflicht 2025 für Unternehmen und Selbstständige eine größere Umstellung bedeutet. Daher räumt es Übergangsregelungen ein, die den Start erleichtern. 

#3 Prüfe, ab wann du E-Rechnungen schreiben musst

Die E-Rechnungspflicht tritt zum 1. Januar 2025 in Kraft. Eigentlich. Denn die Übergangsregelung umfasst folgende Stufen und gewährt gerade Gründern und Kleinunternehmern zum Beispiel einen Aufschub bis Ende 2027: 

• Bis Ende 2026: Rechnungen dürfen weiterhin in Papierform, als PDF oder JPG versendet werden, sofern der Kunde zustimmt. Heißt aber auch konkret: Wenn dein Kunde eine E-Rechnung fordert, musst du ab Januar 2025 auch eine erstellen.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen nutzen. Wessen Umsatz darunter liegt, der kann weiterhin PDF- und Papierrechnungen verschicken – vorausgesetzt der Rechnungsempfänger ist einverstanden.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungen sind jetzt für alle verpflichtend – ganz gleich, wie hoch oder niedrig der Umsatz ist. Spätestens jetzt musst du endgültig auf E-Rechnungen umgestellt haben.
   

Das wird oft vergessen:

Es gibt zwar Übergangsregelungen für ausgehende Rechnungen, aber nicht für eingehende. Diese musst du bereits 2025 gemäß E-Rechnungspflicht empfangen, bearbeiten und revisionssicher archivieren können. Aber keine Panik: Eine gut aufgestellte Rechnungssoftware unterstützt dich vollumfänglich als Rechnungsempfänger von E-Rechnungen.

Es gibt zwar Übergangsregelungen für ausgehende Rechnungen, aber nicht für eingehende. Diese musst du bereits 2025 gemäß E-Rechnungspflicht empfangen, bearbeiten und revisionssicher archivieren können. Aber keine Panik: Eine gut aufgestellte Rechnungssoftware unterstützt dich vollumfänglich als Rechnungsempfänger von E-Rechnungen.  

Noch etwas verwirrend das Ganze? Dann schau dir dieses E-Rechnung-Beispiel an:

Julia startet Ende 2025 als freiberufliche Innenarchitektin und nimmt die Kleinunternehmerregelung mit einer Umsatzgrenze von 22.000 Euro in Anspruch. Ihren Kunden, die sie in den ersten beiden Betriebsjahren 2025 und 2026 gewinnt, schickt sie nach Absprache PDF-Rechnungen per E-Mail.

Das Business nimmt Fahrt auf. Doch auch im Jahr 2027 bleibt Julias Jahresumsatz noch knapp unter der Kleinunternehmer-Grenze von 22.000 und damit deutlich unter 800.000 Euro. Damit darf sie weiterhin PDF-Rechnungen erstellen. Allerdings hat sie selbst bereits die eine oder andere E-Rechnung von Dienstleistern empfangen. Um diese bearbeiten und korrekt archivieren zu können, sucht sie sich eine spezielle E-Rechnungssoftware für Selbstständige (wie zum Beispiel sevdesk).

Zum 1. Januar 2028 endet die Übergangsphase der E-Rechnungspflicht gänzlich. Kein Problem für Julia. Sie erstellt mit ihrer E-Rechnungssoftware nun auch selbst E-Rechnungen. Der Aufwand ist für sie denkbar gering. E-Rechnungen sind keinerlei Herausforderung für sie.

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#4 Entscheide, welches E-Rechnungsformat du nutzen willst

Geht es um E-Rechnungen, fallen fast automatisch diese zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beides sind E-Rechnung-Standards, die der verpflichtenden EU-Norm EN 16931 entsprechen.

XRechnung

XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Sie besteht ausschließlich aus dem oben erwähnten einheitlichen XML-Datensatz, in dem jede Rechnungsinformation ihren fest vorgeschriebenen Platz hat und sieht auf den ersten Blick eher nach Buchstabensalat aus.

XRechnung ist für das menschliche Auge also kaum zu lesen, für Maschinen dafür umso besser. 

Wann passt XRechnung zu dir?

XRechnung eignet sich besonders, wenn der öffentliche Dienst dein Auftraggeber ist und du keine lesbare Komponente wie bei herkömmlichen Rechnungen brauchst. Du kannst sie aber auch im B2B-Kontext nutzen. 

Den rechtskonformen Datensatz lässt du am besten einfach von deiner E-Rechnungssoftware wie sevdesk erstellen.

ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ und ist eine beliebte Alternative zu XRechnung. Auch dieses Format enthält einen XML-Datensatz nach EU-Norm, kombiniert diesen aber mit einer visuellen Komponente, einem PDF. Dadurch sieht ZUGFeRD tatsächlich auch aus wie eine normale PDF-Rechnung, was sie sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar macht. 

Wann empfiehlt sich ZUGFeRD für dich?

Verschickst du bereits PDF-Rechnungen? Dann wird dir die Umstellung auf ZUGFeRD recht leichtfallen. ZUGFeRD sammelt Pluspunkte, weil du es besonders flexibel für unterschiedliche Kunden und deren Bedürfnisse einsetzen kannst. Viele B2B-Kunden empfinden die ZUGFeRD-Rechnung als komfortabel und dank der PDF-Komponente kannst du sie sogar B2C-Kunden senden. Auf Wunsch sogar ausgedruckt auf Papier. Die neuere Version 2.1 akzeptieren auch einige öffentliche Behörden.

#5 Steige auf eine E-Rechnung Software um

ZUGFeRD oder XRechnung – mit welchem E-Rechnung-Format du arbeitest, ist ganz dir überlassen. Denn mit beidem erfüllst du die gesetzlichen Vorgaben. Um pünktlich zum 1. Januar 2025 mit dem Format deiner Wahl bereit zu sein, kannst du dich jetzt schon prima vorbereiten. 

Wie das? Diese zwei Optionen hast du:

1. Du nutzt bereits eine Software zur Rechnungserstellung? Dann prüfe, ob sie dir ab 2025 die Umstellung auf E-Rechnungen abnimmt. Als sevdesk-Kunde beispielsweise musst du jetzt gar nichts weiter tun. sevdesk bereitet alles für dich vor, sodass du zum 1. Januar 2025 startklar bist – mit ZUGFeRD sowie mit XRechnung. Ganz, wie du willst.
2. Erstellst du deine Rechnungen aktuell noch mit Word, Excel oder vielleicht Canva? Dann schau dich am besten jetzt schon nach einer geeigneten Software um, die dich ab 2025 bei deinen E-Rechnungen unterstützt. Denn drücken kannst du dich davor am Ende eh nicht. 

sevdesk bietet dir und allen Selbstständigen und Gründern eine einfache Lösung, die sämtliche Anforderungen nach Rechnungsverordnung erfüllt. Deine Vorteile:

• Automatisiert E-Rechnungen nach EU-Norm versenden und bearbeiten
• Freie Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD
• GoDB-konforme Archivierung und revisionssichere Speicherung aller Belege 
• Kein Kopfzerbrechen und dafür viel mehr Zeit für dein Business

Du siehst, E-Rechnungen sind mit sevdesk keinerlei Herausforderungen für dich. In wenigen Klicks sind sie erstellt, übermittelt und sicher gespeichert. Das schenkt dir nicht nur ein gutes Gefühl, alles richtig zu machen und deine Rechnungen professionell zu managen.

Aber warum eigentlich E-Rechnungen?

Vielleicht fragst du dich schon die ganze Zeit: „Warum eigentlich das Ganze? Wer hat warum beschlossen, dass Rechnungen in Papierform sowie PDF, JPG oder Word-Dokument ab 2025 Schnee von gestern sind?“

Die Pflicht zur E-Rechnung wurde mit dem deutschen Wachstumschancengesetz festgesetzt. Das Bundesfinanzministerium (BMF) folgt damit dem Beispiel einiger anderer EU-Mitgliedstaaten sowie Drittländer. Das Ziel ist, alle Prozesse rund um Rechnungen und Umsatzsteuer einfacher sowie transparenter und schneller zu machen. Außerdem will der Fiskus so den Umsatzsteuerbetrug eindämmen.

Im Rahmen der EU-Initiative ViDA ist zudem ein EU-weites elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer geplant. Auch das wird auf E-Rechnungen basieren und soll in den nächsten Jahren. Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt, damit Deutschland dafür startklar ist.

Fazit: Dein Weg zur E-Rechnung

Ob Kleinunternehmer, Kleingewerbe, nebenberuflich oder voll selbstständig – die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen mit B2B-Umsätzen in Deutschland. Sie bedeutet, dass zum 1. Januar 2025 nur noch elektronische Rechnungen erstellt, versendet und archiviert werden dürfen. Zwei Standards, die der verpflichtenden EU-Norm entsprechen, sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide kannst du mit der E-Rechnungssoftware sevdesk erstellen.

sevdesk ist die rechtssichere und intuitive Lösung speziell für Selbstständige wie Kleinunternehmen oder auch Gründer. Die Software nimmt dir die gesamte Technik und Umsetzung rund um elektronische Rechnungen ab und führt dich intuitiv von Schritt zu Schritt. So ist deine E-Rechnung fertig und an deine Kunden verschickt. Teste sevdesk 14 Tage kostenlos sowie unverbindlich und überzeuge dich selbst davon, wie einfach E-Rechnungen sein dürfen. Mit dem Code 100GRUENDER erhältst du zudem 50% auf alle 12-Monats- oder 24-Monatstarife.