7 Schritte zur digitalen Buchhaltung für Unternehmen

1. Papierbelege scannen

Der Versand von elektronischen Rechnungen durch Lieferanten und Geschäftspartner ist bisher leider noch nicht Standard. Noch nicht alle Unternehmen und Geschäftspartner versenden Rechnungen in digitaler Form (z. B. PDFs). Gerade bei der Barzahlung von Leistungen wie Taxifahrten, Restaurantbesuchen oder Einzelhändlern lassen sich Papierbelege nicht vermeiden.
Für eine vollständig digitalisierte Buchhaltung ist es natürlich erforderlich diese Belege einzuscannen.

Doch gerade bei jungen Unternehmen, vor allem bei vielen Startups, fallen monatlich nur eine Handvoll von Papierbelegen an. Hier lohnen sich dann vom Steuerberater bereitgestellte Tools zur Belegenübermittlung. Deren Vorteil liegt hier in einer hohen Flexibilität und der Möglichkeit Belege jederzeit und überall digitalisieren zu können. Beispielsweise können über das Kundencenter von steuerberaten.de Belege komfortabel auch über das Smartphone zum Steuerberater übertragen werden. Bei größeren Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Papierbelegen im Monat lohnt sich auf jeden Fall die Anschaffung eines Dokumentenscanners. Empfehlenswert ist hier der Funitsu ScanSnap IX 500. Aber auch andere Modelle können genutzt werden.

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2. Vernichtung der Papierbelege / Zusammenführung der digitalen Belege (PDFs etc.) und gescannten Papierbelege

Ein wichtiger Aspekt und großer Vorteil der digitalen Buchführung ist es, vollständig auf Aktenordner zu verzichten. Die von Lieferanten und anderen Geschäftspartnern erhaltenen Papierbelege können also vernichtet werden. Grundsätzlich ist es – bis auf wenige Ausnahmen – für Unternehmen möglich die Papierbelege zu vernichten und wegzuwerfen. Wichtig dabei ist, dass die hierfür erforderlichen Voraussetzungen des sog. „ersetzenden Scannens“ erfüllt werden. Bei diesem Vorgehen muss sichergestellt sein, dass ein lückenloser und zuverlässiger Prozess beginnend beim Belegeingang, der Digitalisierung und Vernichtung der Papierbelege, der Übermittlung an den Steuerberater und der Verbuchung bis hin zur Archivierung der digitalisierten Belege, sichergestellt ist.

3. Wahl der passenden Software

Die gesammelten digitalen und eingespannten Belege sind an den Steuerberater zu übermitteln, damit dieser die Buchführung erstellen kann. Hier ist festzustellen, dass es eine Vielzahl an Softwarelösungen auf dem Markt gibt, die es jedem Unternehmen ermöglichen, ihre Belege zu erfassen, zu archivieren und daraus eine Buchhaltung zu erstellen. Als wichtiges Merkmal sollte die ausgewählte Software aber unbedingt eine Schnittstelle zum Steuerberater bieten. In diesem Fall ist es erforderlich, dass über diese Schnittstelle nicht nur die Daten über eine standardisierte DATEV-Schnittstelle übertragen werden, sondern auch, dass über diese Schnittstelle die gescannten und digitalisierten Belegbilder übermittelt werden.

Das von Steuerberatern oft verwendete Tool DATEV Unternehmen Online bietet für Unternehmen die Möglichkeit, digitalisierte Belege für den Steuerberater bereitzustellen und auch eine Vorerfassung und sogar Vorkontierung der Belege vorzunehmen. So wird es dem Steuerberater ermöglicht, die Belege nahtlos weiterzuverarbeiten, zu verbuchen und zu archivieren. Von Vorteil ist, dass dieses Tool einen umfassenden Funktionsumfang bietet. Es muss aber auch angemerkt werden, dass es in der Bedienung etwas unkomfortabel ist, sich nicht besonders intuitiv präsentiert und unter anderem nur bedingt beim Einsatz von Apple Hardware, z.B. beim Apple Mac Book, funktioniert.

Aufgrund dieser Einschränkungen zeigt sich in vielen Fällen, dass die Nutzung der Plattform von steuerberaten.de sich für die Übermittlung von Belegen deutlich besser eignet und auch komfortabler ist. Neben dem Austausch der Belege und Daten besteht über die die genannte Plattform auch die Möglichkeit, sich einen ständigen Überblick über die aktuelle Buchführung und die Unternehmenskennzahlen zu verschaffen. Darüber hinaus erfolgt die gesamte Kommunikation mit dem Steuerberater und einem persönlichen Buchhalter komfortabel über die Plattform.

4. Nutzung weitergehender Services bei digitaler Buchhaltung möglich

Eine digitale Buchführung eröffnet jedem Unternehmen viele Möglichkeiten. Die Buchhaltung lässt sich deutlich besser automatisieren und schneller fertigstellen. Es ist möglich, dass Zwischenstände der Buchhaltung mehrmals im Monat geliefert werden können. Außerdem können auf Grundlage einer digitalen Buchhaltung viel besser weitere Services des Steuerberaters genutzt werden. Als Beispiel kann hier die Abwicklung des Zahlungsverkehrs genannt werden.

Auf Grundlage der Buchhaltung erhält man regelmäßig Zahlungsvorschläge vom Steuerberater über anstehende Zahlungen. Dies eröffnet die Möglichkeit, Skonti bestmöglich ausnutzen und die Liquidität des Unternehmens zu optimieren, um beispielsweise Kontokorrentzinsen zu senken. Ebenso ist es denkbar, ein zeitnahes Mahnwesen durch den Steuerberater vorbereiten und dieses auch abwickeln zu lassen.

5. Sicherheit vor dem Finanzamt bei digitaler Buchhaltung gewährleisten

Im deutschen Steuersystem ist festgelegt, dass Unternehmen ihre zu zahlenden Steuern selbst beim Finanzamt anmelden bzw. ihre Steuererklärungen abgeben, auf deren Grundlage die Steuerbelastung vom Finanzamt errechnet wird. Die Finanzämter in Deutschland trauen den Unternehmen und deren Steuerberater somit viel zu und vertrauen im Grundsatz darauf, dass die gemeldeten und erklärten Umsätze, Kosten und Gewinne korrekt sind.

Im Rahmen der Erstellung der Buchhaltung, welche ja bekanntlich die Grundlage für eine Steuererklärung liefert, wird den Unternehmen die Freiheit gelassen, in welcher Form, also unter dem Einsatz welcher Systeme, Software und Verfahren, die Buchhaltung erstellt wird. Es müssen allerdings die allgemeinen Grundsätze der ordnungsgemäßen und digitalen Buchführung beachtet werden.

Die wichtigsten Faktoren

Diese Freiheit hat grundsätzlich etwas positives, denn Unternehmen können die eigene Buchhaltung nach ihren ganz eigenen Bedürfnissen und auch zur Verfügung stehenden Ressourcen organisieren und einrichten. Problematisch ist jedoch, dass die Frage, ob die Grundsätze der ordnungsgemäßen und digitalen Buchführung eingehalten wurden. Dies wiederum liegt im Ermessen des Finanzamtes.
Durch regelmäßige Betriebsprüfungen werden die Unternehmen durch die Finanzämter geprüft, wobei auch die digitale Buchführung, die nicht auf die klassische Form in Aktenordnern abgelegt ist, Teil der Überprüfung ist.

Wird aber nun bei einer solchen Betriebsprüfung festgestellt, dass die digitale Buchführung nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen digitalen Buchhaltung entspricht, drohen hohe Steuernachzahlungen. Dies kann unter Umständen dann der Fall sein, dass nicht ausreichend sichergestellt wird, dass Belege lückenlos erfasst und archiviert werden. Das Finanzamt hat das Recht in diesen Fällen eine Schätzung vorzunehmen, die natürlich immer mit erheblichen Steuernachzahlungen verbunden ist. Die Möglichkeiten sich hiergegen zu wehren sind für Unternehmen und deren Steuerberater oft begrenzt.

Hinweise zum Online-Bereich

Vor allem Online-Shops und Versandhändler sind hier besonders gefährdet, da einerseits eine Vielzahl an unterschiedlichen Kunden beliefert wird und bei Versandlieferungen, insbesondere in das Ausland, hohe formale Anforderungen an die Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen gestellt werden. Als Beispiel dienen hier die Tracking-and-Tracing-Protokolle, welche als Nachweis dienen, dass sich die Ware auch tatsächlich im Ausland befindet.

Dieser Nachweis ist eine wesentliche Grundlage dafür, dass die Umsätze mit ausländischen Kunden in Deutschland umsatzsteuerfrei abgerechnet werden dürfen. Es ist deshalb dringend erforderlich, dass sich Unternehmen im Voraus gegen die Risiken absichern, welche eine Betriebsprüfung mit sich bringen kann. Ein wesentlicher Kern der Prüfung durch das Finanzamt ist vor allem die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung. Das gilt insbesondere bei digitalen Buchhaltungen.

6. Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen erstellen

Die Verfahrensdokumentation ist das wichtigste und zugleich auch das Element mit der der größten Herausforderung auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung. Eine korrekte Verfahrensdokumentation schützt Unternehmen vor willkürlichen Schätzungen und Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen. Um solchen Maßnahmen zu entgehen, werden aber von der Buchhaltung und der internen Finanzverwaltung, hohe Anforderungen an eine zulässige Verfahrensdokumentation gestellt. Mit der ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation soll die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit, sowie Sicherung der digitalen Belege sichergestellt werden.

Dafür ist es aber erforderlich, dass in der Dokumentation der gesamte Buchhaltungsprozess beginnend bei dem Erhalt der Belege, sowohl in gedruckter oder in digitaler Form, dem Digitalisieren (Scannen) etc. nachvollziehbar dargestellt wird. Von großer Bedeutung ist auch, dass sich jedes im Rahmen dieses Prozesses verwendete Datenverarbeitungsprogramm dokumentieren und auflisten lässt. Die GoBD fordern deshalb für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

7. Den richtigen Partner wählen

Um all die in diesem Beitrag genannten Anforderungen und Vorgaben auch erfüllen zu können, ist es für Unternehmen sehr wichtig, sich für die Umsetzung zur digitalen Buchhaltung auch den richtigen Partner ins Boot zu holen. Dieser kann von Anfang an Unterstützung bei Einrichtung der Hardware (z. B. Dokumentenscanner) und Software liefern und auch bei den ersten Anwendungen wichtige Tipps und Anregungen geben. Als wichtigster Punkt ist aber die Erstellung der Verfahrensdokumentation zu nennen. Hier spielt der Steuerberater und ganz besonders die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und dem Unternehmen eine sehr wichtige Rolle. Die Art, Form und Zuständigkeiten bei der Digitalisierung der Belege ist für jedes Unternehmen individuell festzulegen und zu dokumentieren.

Ein Unternehmen kann gemeinsam mit steuerberaten.de den dafür notwendigen Prozess abstimmen und bekommt dazu noch die erforderliche Unterstützung bei der Einrichtung und bei der Umsetzung. Außerdem wird die Erstellung einer rechtssicheren Verfahrensdokumentation übernommen. Für alle Fragen zum Thema „Digitale Buchhaltung im Unternehmen“ bitte mit steuerberaten.de in Verbindung setzen und Kontakt aufnehmen. Und wenn du direkt ein paar Tricks zum Steuern sparen suchst, dann schau mal in unserem Artikel Umsatzsteuer Voranmeldung: So kannst du kräftig Steuern sparen vorbei.