Die E-Rechnung wird Pflicht: Das musst du ab 2025 beachten

Die digitale Transformation erfasst alle Bereiche des Wirtschaftslebens und bringt zudem auch Änderungen in der Buchhaltung mit sich. Darunter die E-Rechnung, die ab 2025 zur Pflicht für Unternehmer und Selbstständige wird. Dieses Gesetz wurde vor allem von der Ampel-Regierung hervorgerufen, um die Mehrwertsteuerproblematik in Deutschland anzugehen und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Darüber hinaus bietet die E-Rechnung die Möglichkeit zur umfassenden Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das bedeutet wiederum einen Meilenstein auf dem Weg zu mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und Wettbewerbsfähigkeit. Jedoch birgt diese Änderung auch einige Herausforderungen, die wir in diesem Artikel beleuchten.

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Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung unterscheidet sich grundlegend von herkömmlichen Papierrechnungen oder gescannten PDF-Dokumenten. Während Letztere nur bildhafte Darstellungen der Rechnungsinformationen bieten, ist die E-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz.

Darüber hinaus ermöglicht die E-Rechnung eine durchgehend digitale Bearbeitung – von der Erstellung über die Übermittlung bis hin zum automatisierten Empfang und zur medienbruchfreien Weiterverarbeitung.

E-Rechnung: Pflicht und Anforderungen

Damit die Pflicht zur Einführung der E-Rechnung auch im Sinne der EU-Norm erfüllt wird, muss sie zwei entscheidende Voraussetzungen erfüllen:

1. Strukturiertes elektronisches Format: Sowohl die Ausstellung als auch die Übermittlung und der Empfang müssen in einem strukturierten elektronischen Format erfolgen.
2. Automatische Verarbeitung: Das elektronische Format muss zudem eine automatische und elektronische Dokumentenverarbeitung ermöglichen.

In Deutschland erfüllen die gängigen Dateiformate ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und die sogenannte XRechnung diese Anforderungen. Rechnungsaussteller und -empfänger können auch andere strukturierte elektronische Formate vereinbaren, sofern diese den Normvorgaben entsprechen oder mit ihnen kompatibel sind.

Wichtig: PDF-Dateien gelten nicht als E-Rechnungen und stehen rechtlich auf einer Stufe mit Papierrechnungen.

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Die E-Rechnung wird Pflicht – Das musst du ab 2025 beachten

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes hat die Bundesregierung den Startschuss für die Einführung der E-Rechnung gegeben – sie gilt ab 2025 als Pflicht für Unternehmer und Selbstständige. Demzufolge müssen diese für bestimmte Umsätze zwingend E-Rechnungen ausstellen. Gleichzeitig müssen alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe oder Branche – technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Wer ist von der E-Rechnung-Pflicht betroffen?

Die Regelung gilt ausschließlich für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, also für alle B2B-Umsätze. Jedoch bestehen in folgenden Fällen Ausnahmen, in denen die E-Rechnung keine Pflicht darstellt:

• Kleinbetragsrechnungen (≤ 250 Euro brutto)
• Fahrausweise
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind

Darüber hinaus müssen alle Unternehmer – einschließlich Kleinunternehmer, pauschalierende Landwirte und Selbstständige – ab 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.

Übergangsregelungen für die Ausstellungspflicht

Um den Übergang zur E-Rechnung zu erleichtern und keine Pflicht zu vernachlässigen, sieht das E-Rechnung-Gesetz folgende Übergangsfristen vor:

• Bis einschließlich 2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind noch zulässig.
• 2027: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen nur noch von Unternehmern mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro ausgestellt werden.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmer müssen im B2B-Bereich zwingend E-Rechnungen ausstellen.

Du solltest allerdings beachten, dass diese Übergangsregelungen nur für die Ausstellungspflicht gelten. Die Verpflichtung, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, tritt für alle Unternehmen bereits zum 1. Januar 2025 in Kraft.

Konsequenzen bei Verstößen

Solltest du als Unternehmer daher die Ausstellung der E-Rechnung und somit die Pflicht versäumen, musst du ab 2025 mit einigen Konsequenzen rechnen. Zum einen stellt der Verstoß eine Ordnungswidrigkeit dar, der mit Bußgeldern geahndet werden kann. Zum anderen berechtigt eine fehlende oder fehlerhafte E-Rechnung den Leistungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug, da ihm in diesem Fall keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

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Bestandsaufnahme und Softwareprüfung

Du solltest zunächst überprüfen, ob deine aktuelle Software die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt. Eventuell musst du zusätzlich neue Softwarelösungen implementieren, die E-Rechnungen im XML-Format erstellen und verarbeiten können.

E-Mail-Adresse einrichten

Um deine Pflicht zur Einführung der E-Rechnung zu erfüllen, solltest du eine spezielle E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen einrichten und deine Lieferanten darüber informieren.

Prozesse anpassen

Als nächsten Schritt solltest du deine internen Prozesse für die Rechnungsbearbeitung anpassen. Dies umfasst die Schritte vom Empfang über die Prüfung bis hin zur Buchung und Archivierung der E-Rechnungen.

Mitarbeiter schulen

Du solltest außerdem sicherstellen, dass deine Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Systeme und Prozesse geschult werden. Sie müssen somit wissen, wie E-Rechnungen erstellt, empfangen und verarbeitet werden.

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Archivierung sicherstellen

E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang im Originalformat lesbar aufbewahrt werden. Aus diesem Grund muss die Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen (GoBD).

Kommunikation mit Geschäftspartnern

Du solltest deine Geschäftspartner außerdem frühzeitig über die Umstellung auf E-Rechnungen informieren und klären, welche Formate akzeptiert werden und wie der Austausch von Rechnungen künftig erfolgen soll.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Darüber hinaus solltest du geeignete Maßnahmen zum Schutz der sensiblen Rechnungsdaten implementieren und sicherstellen, dass deine IT-Sicherheitsvorkehrungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Rechtliche Vorgaben beachten

Letztendlich solltest du prüfen, dass deine E-Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Insbesondere im Hinblick auf die EU-Norm und die spezifischen Vorgaben.

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Vorteile für Rechnungssteller

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht zur Einführung der E-Rechnung bietet sie zahlreiche Vorteile für Rechnungssteller:

• Vereinfachte Rechnungsstellung: Der Prozess der Rechnungserstellung wird durch Automatisierung und Digitalisierung erheblich erleichtert.
• Verkürzte Durchlaufzeiten: Außerdem erreichen E-Rechnungen den Empfänger schneller als Papierrechnungen, was wiederum zu kürzeren Zahlungsfristen und einer verbesserten Liquidität führen kann.
• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung: Automatisierte Prozesse auf Empfängerseite beschleunigen die Rechnungsbearbeitung, was wiederum die Wahrscheinlichkeit pünktlicher Zahlungen erhöht.
• Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Druck- und Portokosten lassen sich erhebliche Einsparungen im Rechnungsversand erzielen.
• Steigerung der Prozessqualität: Die automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen reduziert Fehlerquellen und erhöht die Datenqualität.
• Flexibles Arbeiten: Die ortsunabhängige Rechnungsstellung ermöglicht mehr Flexibilität.

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Vorteile für Rechnungsempfänger

Auch für Rechnungsempfänger bringt die Pflicht zur Einführung der E-Rechnung zahlreiche Verbesserungen mit sich:

• Optimierte Rechnungsverarbeitung: Das automatisierte Einlesen der Rechnungsdaten beschleunigt und vereinfacht die Rechnungsverarbeitung erheblich.
• Steigerung der Datenqualität: Zudem reduziert die Übertragung strukturierter Datensätze die Fehleranfälligkeit und erhöht somit die Datenqualität im Vergleich zu manuellen Erfassungsprozessen.
• Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte und Medienbrüche lassen sich außerdem erhebliche Kosten in der Rechnungsverarbeitung einsparen.
• Dezentrale Rechnungsbearbeitung: Die digitale Verfügbarkeit von E-Rechnungen ermöglicht darüber hinaus eine dezentrale Bearbeitung durch verschiedene Abteilungen oder Standorte.
• Flexibles Arbeiten: Auch auf Empfängerseite fördert die E-Rechnung ortsunabhängiges und mobiles Arbeiten.

E-Rechnung: Gibt es auch Nachteile der neuen Pflicht?

Neben den zahlreichen Vorteilen bringt die Einführung der E-Rechnung auch einige potenzielle Herausforderungen mit sich. Wir haben sie für dich zusammengestellt:

• Investitionskosten: Die Anschaffung oder Anpassung von Software und Systemen zur Verarbeitung von E-Rechnungen kann mit erheblichen Kosten verbunden sein, insbesondere für kleinere Unternehmen.
• Schulungsaufwand: Die Umstellung auf neue Prozesse und Technologien erfordert einen gewissen Schulungsaufwand für Mitarbeiter.
• Systemintegration: Die Integration der E-Rechnungsprozesse in bestehende IT-Landschaften und Systeme kann komplex sein.
• Datenschutz und Sicherheit: Der Umgang mit sensiblen Rechnungsdaten erfordert angemessene Maßnahmen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit.
• Akzeptanz: Insbesondere bei älteren Mitarbeitern oder technikfernen Branchen kann es Akzeptanzprobleme gegenüber der E-Rechnung geben.

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Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 markiert einen Meilenstein auf dem Weg zu einer vollständig digitalisierten und automatisierten Geschäftswelt. Trotz der Herausforderungen überwiegen jedoch die Chancen und Vorteile deutlich – denn für Rechnungssteller und -empfänger eröffnen sich erhebliche Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und eine Verbesserung der Prozessqualität.

Daher ist es wichtig, die Zeit sinnvoll zu nutzen, um Systeme und Prozesse anzupassen, Mitarbeiter zu schulen und die Kommunikation mit Geschäftspartnern zu intensivieren.