Rechnung nicht bezahlt: 8 Tipps, deine Kunden zur Zahlung zu bewegen

Mein Kunde zahlt die Rechnung nicht – woran liegt das?

Der wohl häufigste Grund, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt: Er hat es schlicht vergessen. Es kann aber auch eine Zahlungsunfähigkeit deines Kunden vorliegen. Beispielsweise ist ein Investor abgesprungen oder ein Großauftrag, dessen Umsatz eingeplant war, kam doch nicht zustande. Ebenfalls möglich ist: Der Kunde zahlt seine Rechnung nicht, um seine Liquidität zu verbessern. So oder so reißt die fehlende Zahlung aber eine Lücke in deine Finanzplanung. Gerade für Dienstleister und kleine bis mittelgroße Unternehmen können eine oder mehrere fehlende Zahlungen schnell existenzbedrohend werden.

8 Tipps, wie du vorgehen kannst, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht zahlt

1. Tipp: Über Geld spricht man doch!

Es existiert die weitverbreitete Annahme, dass Unternehmer das Thema Geld im Kundenkontakt umgehen sollen. Insgesamt ist die Frage nach dem Geld in der Vorstellung vieler mit Knauserigkeit oder Kleinlichkeit verknüpft. Doch wenn du selbst ein Problem damit hast, offen eine angemessene Bezahlung für deine Arbeit zu verlangen, merken das deine Kunden. Und sie beginnen damit, die nicht bezahlten Rechnungen schleifen zu lassen. Sei beim Thema Geld und unbezahlte Rechnungen also höflich, aber selbstbewusst, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde. Denn es ist keine Schande, für gute Arbeit zeitnah einen Lohn einzufordern.

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Welche Rechte habe ich, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht zahlt?

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2. Tipp: Liegt es an dir, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Nichts ist unangenehmer, als einen Kunden für das Nichtbegleichen einer Rechnung zu kontaktieren, wenn der Fehler bei dir liegt. Deshalb ist es sinnvoll, vorher ganz genau zu prüfen, ob du selbst an alles gedacht hast. Hast du die nicht bezahlte Rechnung wirklich abgeschickt? War der Zahlungszeitraum klar definiert und ist die Summe korrekt? Hast du die nicht bezahlte Rechnung an die richtige Person geschickt? Sind deine angegebenen Bankdaten korrekt? Dabei solltest du unbedingt darauf achten, dass du deine Buchhaltung regelmäßig aktualisierst. Denn nur so siehst du alle Zahlungseingänge bzw. die Nichteingänge und kannst frühzeitig reagieren, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt.

3. Tipp: Positive und negative Verstärkung

Darüber hinaus existieren auch ein paar Tricks der positiven und negativen Verstärkung, um schon vorher zu verhindern, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird. Dabei lässt sich zum Beispiel ein Rabatt verwenden, der deine Kunden zur Zahlung motiviert. Dieser sogenannte Skonto ist ein Nachlass von zwei Prozent, der aber nur innerhalb einer bestimmten Frist nach Rechnungserhalt möglich ist. Bei einem Gesamtzahlungsziel von 30 Tagen könntest du also in der Rechnung aufführen, dass es zwei Prozent Rabatt gibt, aber nur innerhalb einer 14-tägigen Frist. Zudem kannst du auch direkt eine negative Verstärkung verwenden und eine Strafgebühr für verspätete Zahlungen ankündigen, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt. Doch diese sollte bei unbezahlten Rechnungen nicht zu hoch sein, schließlich willst du deinen Kunden nicht verärgern.

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4. Tipp: Vereinfachte Rechnungen durch Zahlungsmöglichkeiten

Oftmals steigt das Risiko für nicht bezahlte Rechnungen, wenn nicht genügend Zahlungsmöglichkeiten vorhanden sind. Erarbeite die Bedingungen deshalb gemeinsam mit deinem Kunden und biete ihm verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an. Wenn du hier flexibel bist und auf seine Wünsche eingehst, schafft dies ein positives Klima in eurer Beziehung. Und dieses erhöht wiederum seine Motivation, fristgerecht seine nicht bezahlte Rechnung zu bezahlen. Bei einem Online-Business bieten sich hingegen die gängigen Zahlungsmöglichkeiten an, um zu verhindern, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird. Dazu gehören die klassische Online-Überweisung, PayPal, aber auch neue beliebte Dienste für unbezahlte Rechnungen, wie zum Beispiel Klarna.

5. Tipp: Eine freundliche Nachfrage zur nicht bezahlten Rechnung

Wenn der Zahlungszeitraum verstrichen ist, ohne dass der Kunde seine Rechnung bezahlt hat, gehe nicht gleich vom Schlimmsten aus. Fast immer sind dumme Zufälle oder harmlose Gründe die Ursache für nicht bezahlte Rechnungen. Vielleicht ist die Rechnung in der Post verloren gegangen oder es kam kurzfristig ein Notfall dazwischen, wodurch die Rechnung einfach unterging. Deshalb melde dich am besten bei deinem Kunden und frage bei unbezahlten Rechnungen nach, ob er die Rechnung erhalten hat. Sollte sie nur in der falschen Ablage gelandet sein und deshalb ist die Rechnung nicht bezahlt, kann dein Kunde die Zahlung direkt veranlassen.

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6. Tipp: Die Zahlungserinnerung für unbezahlte Rechnungen

Wenn dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt und du trotz Nachfrage keine Antwort bekommst, sende eine neutrale Zahlungserinnerung. Bleibe weiterhin höflich, aber bestimmt im Ton. Denn der Kunde kann die Rechnung zwar vergessen, aber er muss trotzdem wissen, dass du die nicht bezahlte Rechnung bemerkt hast. Dabei solltest du unbedingt eine klare Frist für die erwartete Zahlung setzen, bei unbezahlten Rechnungen zum Beispiel sieben Tage. Denn das schafft mehr Verbindlichkeit als die allgemeine Bitte, bald die Zahlung für die unbezahlte Rechnung anzuweisen.

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7. Tipp: Eine Mahnung schicken, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird

Wenn auch auf die Zahlungserinnerung kein Geldeingang auf nicht bezahlte Rechnungen erfolgt, ist eine Mahnung der nächste Schritt.  Denn manche Kunden zahlen ihre Rechnungen leider erst dann, wenn sie die erste Mahnung erhalten. Wenn dies verlässlich geschieht, ist es zwar ärgerlich, gibt dir aber zumindest wieder Planungssicherheit. Dabei sollte dein Ton in der Mahnung noch immer sachlich, aber zunehmend deutlicher sein. Generell setzen viele Unternehmen auf insgesamt drei Mahnungen, doch das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jedoch ist es wichtig, dass jede Mahnung ein klares Zahlungsziel beinhaltet. Am Ende der letzten Mahnung taucht dann der Hinweis für die Einleitung rechtlicher Schritte auft, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird.

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8. Tipp: Weitere rechtliche Schritte einleiten

Spätestens die Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens bringt deinen Kunden dazu, seine nicht bezahlten Rechnung zu begleichen. Nur wenige Ausnahmen verweigern auch weiterhin die Zahlung. Wenn du an einen solchen Kunden geraten bist und die Rechnung nicht bezahlt wird, bleiben dir zwei verschiedene Möglichkeiten:

• Zum einen kannst einen Mahnantrag an das Mahngericht schicken, das für deinen Geschäftssitz verantwortlich ist. Ist formal nichts zu beanstanden, schickt das Gericht einen Mahnbescheid an deinen Kunden. Die Kosten für den Mahnbescheid in Höhe von ca. 30 Euro musst du dabei vorstrecken. Wenn dein Kunde dann jedoch Widerspruch einlegt und eine  Gerichtsverhandlung ansteht, kommen noch die Kosten für deinen Anwalt hinzu.
• Alternativ kannst du für Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen auch ein Inkassounternehmen einschalten. Dieses „kauft“ die Rechnung von dir und treibt den Betrag selbst ein. Auf diese Weise erhältst du zwar schneller dein Geld, wenn deine Rechnung nicht bezahlt ist, allerdings bekommst nicht die volle Summe der Rechnung.

Weitere Informationen zu deinen Rechten bei nicht bezahlten Rechnungen findest du hier.

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Kunde zahlt die Rechnung nicht – kann ich mich absichern?

Eine Vorsorgemöglichkeit bietet eine Kreditversicherung. Mit dieser schützt du dich vor Schäden durch Zahlungsausfälle. Bist du ein Dienstleister und gibst deinem Kunden einen gewissen Zeitraum zum Begleichen der Rechnung, gehst du einen sogenannten Lieferantenkredit ein. Denn der Kunde (Abnehmer) hat seine Dienstleistung bereits erhalten, aber noch nicht bezahlt.

Mit einer Kreditversicherung sicherst du dich im Falle der Zahlungsunfähigkeit oder des Zahlungsverzugs deines Kunden ab. Dein Kunde zahlt die Rechnung nicht, auch trotz erfolgter Mahnung. In dem Fall überträgst du das Forderungsinkasso an deinen Kreditversicherer. Schlägt auch das Inkasso fehl, erhältst du eine Entschädigung in Höhe von 70 bis 90 Prozent deiner Nettoforderung. Die möglichen Vorteile durch eine Kreditversicherung, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird:

• Die Versicherung greift (je nach Police) sowohl national als auch international.
• Der Betrag für die Kreditversicherung richtet sich nach den Bedürfnissen deines Unternehmens und kann angepasst werden.
• Kreditversicherer nehmen Bewertungen von Unternehmen vor. Auf diese Weise kannst du potenziell riskante Kunden meiden. Gleichzeitig lassen sich so zuverlässige Kunden erkennen und – etwa mit Rabatten – langfristig binden.
• Die Kreditversicherung ist eine steuerlich absetzbare Unternehmensleistung.

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Fazit: Keine Panik, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird

Nicht bezahlte Rechnungen sind immer ärgerlich. Aber zum Glück kannst du vieles tun, um dieses Problem direkt zu vermeiden. Generell lohnt es sich immer, ein gutes Verhältnis zum Kunden aufzubauen, sodass sich auch Zahlungsprobleme frühzeitig ansprechen lassen und Lösungen bereitstehen. Dabei solltest du bei unbezahlten Rechnungen immer höflich bleiben, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt. Doch es gibt auch Grenzen, denn schließlich geht es um eine Rechnung für deine erbrachte Dienstleistung, um deine Existenz zu sichern.

Häufige Fragen (FAQ), wenn ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt